Vue d'ensemble
Le procès-verbal transforme une décision collective en preuve écrite. Il doit permettre de comprendre qui a décidé quoi, sur quels documents et dans quelles conditions.
Ce qu'il faut savoir
- Un procès-verbal doit être établi à la fin de chaque assemblée des associés.
- Il mentionne la date et le lieu, les participants, les documents soumis, les résolutions et le résultat des votes.
- Il est signé par le ou les gérants et, lorsqu'il y en a un, par le président de séance.
- Le procès-verbal est inscrit dans le registre des procès-verbaux de la société.
- Le procès-verbal d'approbation des comptes est joint au dépôt des comptes annuels au guichet des formalités des entreprises.
Conditions essentielles
- L'assemblée doit avoir été régulièrement convoquée.
- Les participants et le nombre de parts représentées doivent être identifiables.
- Les résolutions votées doivent être reproduites fidèlement.
- Le procès-verbal doit être signé par les personnes compétentes.
- Les annexes utiles — pouvoirs, feuille de présence, votes par correspondance — doivent être conservées.
Les étapes
- Préparer un modèle de procès-verbal avant la réunion.
- Noter les participants, les pouvoirs et le quorum.
- Reproduire les résolutions et consigner le résultat de chaque vote.
- Faire signer le procès-verbal par les personnes compétentes.
- Classer le procès-verbal dans le registre et l'annexer au dossier des comptes.
Cette synthèse présente les règles générales. Le détail des mentions et des modes de consultation est traité dans les sections suivantes.
Cette synthèse ne remplace pas la fiche
Pour les mentions et la rédaction, voir « Les mentions obligatoires » et « Rédiger le PV d'une assemblée présentielle ». Pour la conservation, voir « Signature et conservation ».
À quoi sert le procès-verbal ?
Le procès-verbal est à la fois un document de gouvernance, une preuve et un support d'information pour les tiers.
Il constate les décisions adoptées et permet de vérifier que les règles de convocation, de quorum et de majorité ont été respectées. Il sert de base aux formalités et aux inscriptions comptables.
Le procès-verbal n'est pas un simple compte rendu de réunion. C'est un acte social qui reproduit les résolutions et leur résultat. Il engage la société et peut être produit en justice ou lors d'un contrôle.
Règle
Les décisions doivent être transcrites avec suffisamment de précision pour être exécutées : montant d'une distribution, nomination d'un dirigeant, modification d'un mandat, approbation des comptes. Une formulation vague peut créer une incertitude.
- Preuve des décisions : il établit ce qui a été voté et quand.
- Sécurité juridique : il permet de vérifier la régularité de l'assemblée.
- Formalités : il accompagne le dépôt des comptes et les déclarations modificatives.
- Information des tiers : il peut être consulté par les autorités et les personnes habilitées.
- Traçabilité : il conserve l'historique de la vie sociale de l'entreprise.
Un procès-verbal signé ne rend pas une décision automatiquement valable. Si la convocation, le quorum ou la majorité sont irréguliers, la décision peut être contestée.
Les mentions obligatoires
Le procès-verbal doit contenir un ensemble d'informations qui permettent d'identifier la réunion, les participants et les décisions.
- Date et lieu de la réunion.
- Nom, prénom et rôle du gérant ou du président de séance.
- Noms et prénoms des associés présents ou représentés.
- Nombre de parts sociales détenues par chaque associé présent ou représenté.
- Documents et rapports soumis à l'assemblée.
- Résumé des débats.
- Texte des résolutions mises aux voix.
- Résultat des votes pour chaque résolution.
- Signature du ou des gérants et, le cas échéant, du président de séance.
| Bloc du PV | Contenu attendu |
|---|---|
| Identification | Société, date, heure, lieu, nature de l'assemblée |
| Participants | Associés présents, représentés, pouvoirs et parts détenues |
| Documents | Comptes, rapports, résolutions et annexes soumis au vote |
| Décisions | Texte des résolutions et résultat de chaque vote |
| Signatures | Gérant, président de séance et, le cas échéant, associés |
Les statuts ou la loi peuvent exiger des mentions supplémentaires. Pour une assemblée extraordinaire, précisez la nature des modifications statutaires et les textes adoptés.
Rédiger le PV d'une assemblée présentielle
Le procès-verbal d'une assemblée présentielle suit un plan chronologique : ouverture, vérification du quorum, présentation des documents, vote et clôture.
- 1
Ouvrir la séance
Indiquez la date, l'heure et le lieu. Identifiez le président de séance et le secrétaire éventuel. Rappelez la nature de l'assemblée : ordinaire, extraordinaire ou mixte.
- 2
Constater les participants
Listez les associés présents et représentés, avec le nombre de parts détenues. Annexez la feuille de présence et les pouvoirs. Vérifiez que le quorum est atteint.
- 3
Présenter les documents
Mentionnez les comptes annuels, le rapport de gestion, les résolutions proposées et le rapport du commissaire aux comptes s'il existe. Indiquez que les documents ont été communiqués dans le délai prévu.
- 4
Voter les résolutions
Reproduisez le texte de chaque résolution. Indiquez le résultat du vote : adoptée, rejetée, nombre de voix pour, contre et abstentions. Une résolution par paragraphe facilite la lecture.
- 5
Clore la séance
Mentionnez l'heure de clôture et les signatures. Faites signer le procès-verbal par le gérant et le président de séance. Annexez les documents utiles.
Le résumé des débats doit rester factuel. Il n'est pas nécessaire de retranscrire mot à mot les échanges, mais les questions importantes et les réponses apportées doivent apparaître.
Le PV d'une consultation écrite
Lorsque les associés votent par écrit, le procès-verbal doit constater la procédure suivie et le résultat de la consultation.
La consultation écrite doit être prévue par les statuts ou autorisée dans les conditions applicables. Les documents sont envoyés aux associés, qui répondent dans un délai déterminé. Un procès-verbal est ensuite établi.
- Date des décisions.
- Noms et prénoms des associés dont la réponse a été reçue dans le délai.
- Nombre de voix détenues par chaque associé ayant répondu.
- Documents et rapports soumis aux associés.
- Date d'envoi des documents et délai de réponse imparti.
- Texte des résolutions soumises au vote.
- Résultat de la consultation pour chaque décision.
- Annexe de chaque réponse reçue.
- Signature du ou des gérants.
Règle
Une décision prise par consultation écrite n'est valable que si les règles de quorum et de majorité prévues sont respectées. Le procès-verbal doit permettre de vérifier que les réponses ont été reçues dans le délai.
Conservez les réponses originales ou leur copie intégrale. Elles constituent la preuve du vote et doivent être annexées au procès-verbal.
Documents à préparer
Le dossier du procès-verbal comprend le document signé et ses annexes. Il doit être complet pour servir de preuve.
- Modèle de procès-verbal adapté à la forme sociale.
- Feuille de présence signée par les associés présents.
- Pouvoirs des associés représentés.
- Formulaires de vote par correspondance, si applicable.
- Comptes annuels et rapport de gestion soumis au vote.
- Texte des résolutions proposées.
- Rapport du commissaire aux comptes, lorsqu'il existe.
- Justificatif de convocation et de communication des documents.
- Registre des procès-verbaux ou registre des décisions.
- Copie du procès-verbal pour le dépôt des comptes annuels.
Assemblée ordinaire annuelle
Joignez les comptes annuels, le rapport de gestion, les résolutions et le rapport du commissaire aux comptes. Le procès-verbal mentionne l'approbation des comptes et l'affectation du résultat.
Assemblée extraordinaire
Joignez le texte des modifications statutaires adoptées et, le cas échéant, les statuts mis à jour. Le procès-verbal doit permettre d'identifier précisément les articles modifiés.
Associé unique
Pour une EURL ou une SASU, il n'y a pas de procès-verbal d'assemblée. La décision de l'associé unique est inscrite dans le registre des décisions avec la date et la signature.
Signature et conservation
La signature authentifie le procès-verbal. La conservation permet de le produire en cas de besoin.
Le procès-verbal est signé par le ou les gérants et, lorsqu'il y en a un, par le président de séance. Pour une décision de l'associé unique, le registre est signé par l'associé.
Le registre des procès-verbaux est un document obligatoire de la société. Il recueille les procès-verbaux des assemblées et des consultations. Le registre des décisions de l'associé unique est distinct dans les sociétés unipersonnelles.
Règle
Les procès-verbaux et les feuilles de présence doivent être conservés. La durée de conservation dépend de la nature du document et des obligations comptables et sociales : vérifiez les règles applicables et conservez au minimum la durée nécessaire à la preuve des décisions.
- Signer chaque procès-verbal dès la clôture de la séance.
- Numéroter les pages du registre et éviter les feuilles volantes.
- Annexer les pouvoirs, feuilles de présence et votes écrits.
- Conserver les originaux dans un lieu sûr.
- Archiver une copie numérique pour faciliter les recherches.
Un procès-verbal non signé ou dont les annexes manquent peut être difficile à opposer. Faites signer les documents au moment de la réunion, pas plusieurs semaines après.
Dépôt et publicité
Certaines décisions doivent être déposées ou publiées. Le procès-verbal est alors joint au dossier de formalité.
Le procès-verbal d'approbation des comptes est joint aux comptes annuels déposés au guichet des formalités des entreprises. Les décisions modificatives peuvent nécessiter une publicité et une inscription au registre du commerce et des sociétés.
- Comptes annuels : dépôt avec le procès-verbal d'approbation et l'affectation du résultat.
- Modification statutaire : dépôt de l'acte modificatif et, le cas échéant, des statuts mis à jour.
- Changement de dirigeant : déclaration et publicité selon la procédure applicable.
- Annonce légale : publication lorsque la décision le nécessite.
- Registre : conservation du procès-verbal dans le registre de la société.
Règle
Le dépôt des comptes intervient dans le mois suivant l'approbation, ou dans les deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique. Les délais de publicité des autres décisions dépendent de leur nature.
Un procès-verbal signé ne dispense pas des formalités de dépôt et de publicité. Vérifiez la liste des pièces demandées sur le guichet des formalités des entreprises.
Cas particuliers
La forme sociale et le mode de décision modifient le contenu et la signature du procès-verbal.
EURL et SASU
L'associé unique consigne ses décisions dans un registre. Il n'y a ni feuille de présence, ni quorum, ni procès-verbal d'assemblée. Chaque décision est datée et signée.
SAS
Les statuts déterminent si les décisions sont prises en assemblée, par consultation écrite ou par acte. Le procès-verbal doit respecter les formes prévues par les statuts et mentionner les votes.
Décision à l'unanimité
Lorsqu'une décision est prise dans un acte signé par tous les associés, l'acte doit être signé par chacun. Il est conservé avec les autres décisions de la société.
Assemblée avec commissaire aux comptes
Le procès-verbal mentionne le rapport du commissaire aux comptes et, le cas échéant, les observations présentées. Le rapport est annexé ou tenu à disposition des associés.
Où s'adresser ?
Plusieurs professionnels peuvent vous aider à rédiger ou à vérifier un procès-verbal.
- Expert-comptable : cohérence entre les comptes, les résolutions et les écritures.
- Avocat en droit des sociétés : rédaction des procès-verbaux complexes et des décisions modificatives.
- Commissaire aux comptes : rapport et vérification des comptes.
- Guichet des formalités des entreprises : dépôt des comptes et des actes.
- Greffe du tribunal de commerce : publicité et conservation des actes.
- Chambre de commerce et d'industrie (CCI) ou chambre de métiers et de l'artisanat (CMA) : accompagnement des entrepreneurs.
Les modèles de procès-verbaux et les services en ligne sont référencés sur le portail officiel Entreprendre Service Public.
Questions fréquentes
Le procès-verbal doit-il être signé par tous les associés ?
Dans une assemblée, le procès-verbal est signé par le ou les gérants et, lorsqu'il y en a un, par le président de séance. Les associés signent la feuille de présence, pas nécessairement le procès-verbal. Pour une décision à l'unanimité dans un acte, chaque associé signe l'acte.
Peut-on rédiger le procès-verbal après la réunion ?
Oui, mais il doit être établi rapidement et signé par les personnes compétentes. Les faits, les votes et les documents doivent être consignés fidèlement. Une rédaction tardive peut affaiblir la preuve.
Le procès-verbal doit-il contenir les débats ?
Un résumé des débats est attendu. Il n'est pas nécessaire de retranscrire mot à mot, mais les questions importantes et les réponses doivent apparaître.
Que faire si une résolution est rejetée ?
Indiquez le résultat du vote et la décision de l'assemblée. Le procès-verbal doit refléter fidèlement le rejet. Une nouvelle résolution peut être soumise lors d'une assemblée ultérieure.
Textes applicables
- Code de commerce : article R223-18Texte réglementaire
Sources officielles
Voir aussi
- Organiser une assemblée générale annuelle
- Convoquer les associés à une assemblée générale
- Approuver les comptes annuels
- Affectation du résultat
Sources officielles consultées le 5 novembre 2026. Information à vérifier auprès de l'organisme compétent.