Comment approuver les comptes annuels ?

L’approbation des comptes est un rendez-vous annuel obligatoire. Elle permet aux associés de contrôler la gestion, d’approuver le bilan, le compte de résultat et l’annexe, et de décider de l’affectation du résultat. Elle précède le dépôt des comptes au greffe.

• L’assemblée générale ordinaire annuelle approuve les comptes annuels et statue sur l’affectation du résultat.
• Dans une SARL et une SA, l’approbation intervient en principe dans les 6 mois de la clôture de l’exercice.
• Dans une SAS, le délai est fixé par les associés ; en pratique, il est souvent de 6 mois.
• Les associés sont convoqués en principe au moins 15 jours avant l’assemblée, sauf délai plus long prévu par les statuts.
• Les comptes approuvés sont ensuite déposés au greffe dans le délai applicable.

• Les comptes annuels doivent être établis avant l’assemblée.
• Les documents doivent être adressés ou mis à disposition des associés dans le délai prévu.
• Les règles de convocation, de quorum et de majorité doivent être respectées.

• Arrêter les comptes annuels de l’exercice.
• Convoquer les associés et leur transmettre les documents.
• Tenir l’assemblée et approuver les comptes.
• Statuer sur l’affectation du résultat et donner quitus, le cas échéant.
• Rédiger le procès-verbal et déposer les comptes au greffe.

L’assemblée générale ordinaire annuelle est consacrée à l’approbation des comptes. Elle ne doit pas être confondue avec l’assemblée générale extraordinaire, qui modifie les statuts.

• Le délai peut être prolongé par le président du tribunal de commerce, à la demande du gérant, dans les conditions prévues pour les SARL.
• Une assemblée tenue après le délai de 6 mois reste valable, mais le retard peut être sanctionné.
• L’approbation des comptes ne dispense pas du dépôt au greffe.

SARL et EURL

L’assemblée générale ordinaire annuelle doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice. Le gérant soumet les comptes et, lorsque cela est nécessaire, le rapport de gestion aux associés.

SA

L’approbation des comptes intervient dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. L’assemblée générale ordinaire statue également sur l’affectation du résultat.

SAS et SASU

L’approbation des comptes doit intervenir dans le délai fixé par les associés. En pratique, le délai de 6 mois est le plus souvent retenu, notamment parce que le paiement du dividende doit intervenir dans les 9 mois de la clôture.

SCI et sociétés civiles

Les associés se réunissent chaque année pour approuver les comptes, en principe dans les 6 mois de la clôture. Les statuts peuvent prévoir des règles spécifiques.

La convocation doit permettre aux associés de prendre connaissance des documents et de préparer leurs questions. Elle indique l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion.

• L’ordre du jour doit mentionner l’approbation des comptes et l’affectation du résultat.
• Les associés peuvent se faire représenter par un mandataire dans les conditions prévues par les statuts.
• La convocation doit être conservée avec le dossier de l’assemblée.

1. Envoyer la convocation : La convocation est adressée en principe par lettre recommandée au moins 15 jours avant l’assemblée, sauf délai plus long prévu par les statuts. Une convocation électronique est possible si les associés ont donné leur accord.
2. Transmettre les documents : Au moins 15 jours avant l’assemblée, les associés reçoivent le texte des résolutions, le rapport de gestion, les comptes annuels et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes et les comptes consolidés.
3. Mettre l’inventaire à disposition : L’inventaire est tenu à la disposition des associés au siège social. Ils peuvent le consulter sur place, mais ne peuvent pas en faire de copie.
4. Vérifier les modalités de vote : Les statuts et la loi déterminent les règles de quorum et de majorité. Pour les décisions ordinaires, la majorité est en principe celle des voix des associés présents ou représentés, sauf règle plus exigeante.

Le dossier de l’assemblée comprend les comptes, les rapports et les résolutions soumises au vote. Il doit être complet avant l’envoi de la convocation.

• Convocation et ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire.
• Comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe.
• Rapport de gestion du gérant, du président ou du conseil d’administration.
• Rapport du commissaire aux comptes, s’il en existe un.
• Comptes consolidés et rapport sur la gestion du groupe, le cas échéant.
• Texte des résolutions proposées, notamment l’affectation du résultat.
• Rapport sur les conventions réglementées, le cas échéant.
• Feuille de présence et pouvoirs des associés représentés.
• Procès-verbal de l’assemblée, signé par les participants.
• Inventaire tenu à la disposition des associés au siège social.

Assemblée ordinaire annuelle

Les documents doivent être envoyés au moins 15 jours avant la réunion. L’inventaire reste consultable au siège.

Assemblée ordinaire ou extraordinaire

Pour une assemblée qui traite aussi de modifications statutaires, ajoutez le projet de statuts et les rapports spécifiques exigés par la loi ou les statuts.

L’assemblée examine les documents, entend les rapports, vote les résolutions et consigne ses décisions dans un procès-verbal. Le respect de l’ordre du jour conditionne la validité des décisions.

• L’approbation des comptes et le quitus sont deux résolutions distinctes ; vérifiez leur portée avec un conseil.
• Le quitus ne couvre pas nécessairement tous les actes de gestion ; vérifiez les clauses des statuts et les règles applicables.
• Un refus d’approbation peut conduire à une nouvelle convocation pour examiner des comptes corrigés ou des explications complémentaires.

1. Ouvrir la séance : Le président de séance est désigné selon les statuts. Il constate la présence des associés et la régularité de la convocation, puis ouvre la discussion sur les points de l’ordre du jour.
2. Présenter les comptes : Le dirigeant présente le rapport de gestion et les comptes annuels. Le commissaire aux comptes, s’il en existe un, présente son rapport. Les associés peuvent poser des questions.
3. Voter les résolutions : L’assemblée approuve ou refuse les comptes, statue sur l’affectation du résultat et, le cas échéant, donne quitus aux dirigeants. Chaque résolution est votée séparément.
4. Rédiger le procès-verbal : Le procès-verbal mentionne la date et le lieu, les modalités de convocation, l’ordre du jour, les participants, les documents présentés, les résolutions et le résultat des votes. Il est signé par les participants.

Une fois les comptes approuvés, la société dépose les documents au greffe et conserve le dossier de l’assemblée. Le dépôt rend les comptes accessibles et permet de satisfaire l’obligation légale.

• Le défaut de dépôt des comptes peut entraîner une amende et une injonction du président du tribunal de commerce.
• Les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de certains documents lors du dépôt.
• Le dépôt ne remplace pas l’approbation par l’assemblée.

1. Déposer les comptes au greffe : Les comptes annuels sont déposés dans le mois suivant l’approbation, ou dans les 2 mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique. Le dépôt s’effectue sur le guichet des formalités des entreprises ou au greffe.
2. Conserver le procès-verbal : Le procès-verbal et les documents de l’assemblée sont conservés dans le registre des délibérations. Ils doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle ou de litige.
3. Mettre à jour les registres : Les décisions relatives à l’affectation du résultat et, le cas échéant, aux distributions sont inscrites dans les registres comptables et sociaux.

Les délais sont principalement ceux de la convocation, de l’assemblée et du dépôt. Les coûts dépendent des honoraires d’expert-comptable, de commissaire aux comptes et des frais de greffe.

• Les frais de greffe et les honoraires éventuels ne sont pas supprimés par la procédure.
• Le retard dans la convocation peut entraîner la nullité de l’assemblée dans certaines conditions.
• Le dépôt tardif des comptes peut être sanctionné.

SASU et EURL

L’associé unique approuve les comptes par une décision écrite. Il n’y a ni convocation ni vote. La décision est consignée dans le registre prévu à cet effet.

Associés représentés

Un associé peut se faire représenter par un mandataire. Le pouvoir doit être écrit et conservé avec la feuille de présence.

Refus d’approbation

Si l’assemblée refuse d’approuver les comptes, une nouvelle assemblée peut être convoquée. Le dirigeant doit alors présenter des comptes corrigés ou des explications complémentaires.

Commissaire aux comptes

Lorsque la société est dotée d’un commissaire aux comptes, son rapport doit être communiqué aux associés et présenté à l’assemblée. Son absence peut affecter la régularité de la décision.

Comptes consolidés

Lorsque la société appartient à un groupe, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe sont communiqués dans les mêmes conditions que les comptes annuels.

La société s’appuie sur son expert-comptable pour établir les comptes et sur le greffe pour le dépôt. Le commissaire aux comptes intervient lorsqu’il est désigné.

• Expert-comptable : établissement des comptes annuels et du rapport de gestion.
• Commissaire aux comptes : rapport sur les comptes, s’il est désigné.
• Guichet des formalités des entreprises : dépôt des comptes annuels.
• Greffe du tribunal : dépôt papier et inscription au registre.
• Avocat : rédaction des résolutions et sécurisation de l’assemblée.

Quand approuver les comptes ?

En principe dans les 6 mois de la clôture pour une SARL ou une SA. Pour une SAS, le délai est fixé par les associés et souvent fixé à 6 mois.

Que se passe-t-il si les comptes ne sont pas approuvés ?

Une nouvelle assemblée peut être convoquée pour examiner des comptes corrigés ou des explications complémentaires. Le défaut d’approbation peut avoir des conséquences sur la gestion et les formalités.

L’approbation dispense-t-elle du dépôt au greffe ?

Non. Les comptes approuvés doivent être déposés au greffe dans le mois, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique.

Peut-on approuver les comptes par consultation écrite ?

Les statuts peuvent prévoir une consultation écrite pour certaines décisions. Vérifiez les clauses applicables et les règles propres à la forme sociale.