Accès aux documents administratifs

Vue d'ensemble

Ce qu'il faut savoir sur l'accès aux documents administratifs : définition, demande, délais, saisine de la Cada et recours devant le juge.

Cette synthèse reprend les grandes lignes de la procédure. Les détails — documents communicables, modalités de saisine de la Cada, procédure contentieuse — sont traités dans les sections suivantes.

Qu'est-ce qu'un document administratif ?

Un document administratif est produit ou reçu par un service de l'État (par exemple, une préfecture), une collectivité territoriale (par exemple, une mairie), un établissement public (par exemple, France Travail) ou un organisme privé chargé d'une mission de service public.

La notion de document administratif est large : elle couvre tout document détenu par une administration ou un organisme de service public, quelle que soit sa forme. Il peut s'agir d'un dossier, d'un rapport, d'une étude, d'un compte rendu, d'un procès-verbal, d'une statistique, d'une directive, d'une instruction ou d'une circulaire.

La Cada met à disposition un téléservice permettant de vérifier si le document que vous souhaitez obtenir est communicable. Ce service est accessible en ligne sur le site cada.fr.

Quels documents sont communicables ?

La communication d'un document administratif est la règle, mais elle connaît des exceptions et des restrictions : documents inachevés, documents préparatoires, documents sensibles et archives protégées.

La communication d'un document inachevé (par exemple, un brouillon) n'est pas possible. La communication de certains documents n'est pas interdite, mais soumise à conditions. Il s'agit notamment des documents suivants.

La communication partielle est une solution fréquente : lorsque des mentions sensibles (données personnelles, secret défense, secret médical...) peuvent être isolées du reste du document, l'administration communique le document avec ces mentions masquées. Vous pouvez demander expressément une communication partielle.

Faire la demande d'un document administratif

Vous devez vous adresser à l'administration ou à l'organisme qui détient le document. Dans certaines administrations, une personne est désignée comme responsable de l'accès aux documents administratifs (Prada).

Si le document souhaité est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques. Le service d'archives vous indique, si nécessaire, le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué, et s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

• Destinataire : l'administration ou l'organisme qui détient le document (ou le service d'archives s'il est archivé).
• Forme : orale ou écrite — l'écrit (courrier ou mail) permet de garder une preuve datée.
• Contenu : description précise du document recherché (dates, objet, administration).
• Mode de communication souhaité : consultation sur place, reproduction, envoi par mail.
• Aucune justification : vous n'avez pas à motiver votre demande.

Modes de communication et coûts

Lorsque l'administration accepte votre demande, vous choisissez le mode de communication du document dans la limite des possibilités techniques de l'administration. La communication ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document.

Selon le document, l'administration peut vous proposer : la consultation sur place, la reproduction, ou l'envoi par mail. Si vous avez demandé de nombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place. L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.

L'administration peut mettre le document en ligne à la place de vous l'envoyer, si le document est communicable à toute personne et anonymisé si nécessaire. C'est un mode de communication de plus en plus courant pour les documents non sensibles.

Délais de réponse et refus tacite

Le délai de réponse de l'administration dépend de la nature du document demandé : 1 mois dans le cas général, 8 jours pour un dossier médical de moins de 5 ans, 2 mois pour un dossier médical de 5 ans ou plus.

Dans le cas général, l'administration doit vous communiquer le document dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande. En l'absence de réponse dans ce délai, cela signifie que votre demande est refusée (on parle de refus tacite).

Le délai d'un mois court à compter de la réception de votre demande par l'administration, pas à compter de son envoi. C'est pourquoi un envoi en recommandé avec accusé de réception est recommandé pour dater la demande.

Saisir la Cada : conditions et délais

En cas de refus explicite ou tacite de l'administration, vous pouvez saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada). Vous disposez de 2 mois pour le faire, à compter de la notification de la décision écrite ou du refus tacite.

La saisine de la Cada est gratuite. Elle est obligatoire avant de faire un recours contentieux devant le juge administratif. Toutefois, ce principe connaît des exceptions, par exemple en cas de saisine du juge des référés (procédure d'urgence).

Avant de saisir la Cada, vous pouvez utiliser le téléservice « Vérifier le caractère communicable d'un document administratif » sur le site cada.fr pour vous assurer que votre demande est fondée.

Saisir la Cada : modalités de la demande

Il est possible de saisir la Cada de plusieurs façons : par courrier, par mail, ou en ligne via le formulaire de saisine.

Votre demande doit comporter les éléments suivants : l'objet précis, avec la liste détaillée des documents demandés ; vos nom, prénoms, adresse postale et éventuellement adresse mail ; selon le cas, la copie de la demande initiale du document restée sans suite pendant plus d'un mois, ou la copie du refus de l'administration.

Les coordonnées de la Cada sont les suivantes : Commission d'accès aux documents administratifs, TSA 50730, 75334 Paris Cedex 07 ; téléphone : +33 (0)1 42 75 79 99 ; email : cada@cada.fr. Le formulaire de saisine en ligne est disponible sur le site cada.fr.

Série de 5 demandes ou plus

Lorsque votre saisine concerne une série de 5 demandes ou plus adressées à différentes administrations, une procédure groupée spécifique s'applique.

Votre demande groupée doit comporter, en plus des éléments habituels (objet précis, identité), le nom, l'adresse postale (ou adresse mail) et la date à laquelle vous avez demandé la communication du ou des documents pour chaque administration que vous avez saisie, ainsi qu'un document attestant que vous avez reçu au moins un refus de l'une des administrations saisies.

La procédure groupée est particulièrement utile lorsque vous recherchez un document dont l'administration détentrice est incertaine, ou lorsque plusieurs administrations sont susceptibles de le détenir (par exemple, pour un dossier transmis entre services).

Avis de la Cada et suites données par l'administration

La Cada vous notifie son avis dans un délai d'un mois à partir de l'enregistrement de votre demande. Elle notifie le même avis à l'administration qui a refusé votre demande.

L'administration dispose d'un délai d'un mois à compter de la réception de l'avis de la Cada pour informer celle-ci de la suite qu'elle entend donner à votre demande. Elle peut décider de se conformer à l'avis de la Cada (et vous communiquer le document), ou de maintenir son refus.

L'avis de la Cada fait néanmoins autorité sur le plan de la légalité : si l'administration maintient son refus malgré un avis favorable, elle doit pouvoir justifier juridiquement sa décision. Le juge administratif examine alors le dossier avec l'avis de la Cada.

Recours contentieux devant le juge administratif

Si l'administration maintient son refus malgré l'avis de la Cada, vous pouvez saisir le tribunal administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus.

Le recours contentieux est possible lorsque l'administration maintient son refus initial malgré un avis favorable de la Cada, ou lorsqu'elle confirme un avis défavorable de la Cada. Le délai de recours est de 2 mois à compter de la décision implicite de refus, c'est-à-dire à compter de l'expiration du délai de 2 mois de silence de l'administration à compter de l'enregistrement de la demande par la Cada.

Le recours devant le juge administratif est la voie de droit de plein contentieux : le juge peut annuler le refus de l'administration et ordonner la communication du document. En pratique, une grande partie des litiges se résout à l'issue de l'avis de la Cada, sans nécessiter de saisine du juge.