Certificat d'immatriculation : avec quels documents prouver son identité ?

Vue d'ensemble

La demande de certificat d'immatriculation suppose de prouver son identité. Le document à produire dépend de la situation du demandeur, personne physique ou morale.

Cette synthèse présente les grands cas. Le détail des documents par type de demandeur est traité dans les sections suivantes.

Principe : prouver son identité

Pour demander un certificat d'immatriculation (appelé auparavant *carte grise*), il faut prouver votre identité.

Le document à produire dépend de votre situation. La nature des pièces exigées varie selon que le demandeur est un particulier ou une personne morale, et selon la forme juridique de celle-ci.

Les documents présentés doivent être à votre nom et en cours de validité.

Les exigences communes aux documents

Quelle que soit votre situation, les documents produits pour prouver votre identité doivent respecter deux exigences communes.

Les documents doivent être à votre nom et en cours de validité. Ces deux exigences s'appliquent aussi bien aux particuliers qu'aux différents types de personnes morales.

• À votre nom : le document doit identifier le demandeur.
• En cours de validité : le document ne doit pas être expiré.
• Pour les personnes morales, le document d'immatriculation doit en outre avoir moins de 2 ans lorsqu'il s'agit d'une attestation, d'un extrait Kbis ou d'un journal d'annonces légales.

Ces exigences expliquent pourquoi un document d'identité expiré ou établi au nom d'une autre personne ne peut pas être accepté.

Le cas du particulier

En tant que particulier, vous devez présenter un des documents suivants.

• Carte nationale d'identité française ou étrangère.
• Passeport français ou étranger.
• Permis de conduire français ou étranger.
• Carte de combattant délivrée par les autorités françaises.
• Carte d'identité ou de circulation délivrée par les autorités militaires françaises.
• Carte de séjour temporaire ou pluriannuelle, carte de résident, certificat de résidence de ressortissant algérien, carte de séjour d'un ressortissant d'un État membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (EEE).

Il suffit de présenter un des documents de cette liste, dès lors qu'il est à votre nom et en cours de validité.

Ces documents doivent être à votre nom et en cours de validité.

Personne morale de type industriel, commercial ou civil

En tant que personne morale de type industriel, commercial ou civil, vous devez présenter un des documents suivants.

• Attestation d'immatriculation au RNE de moins de 2 ans.
• Extrait Kbis de moins de 2 ans.
• Journal d'annonces légales datant de moins de 2 ans indiquant le nom du responsable, l'objet social, l'adresse et le numéro d'enregistrement au RNE.

Il suffit de présenter un des documents de cette liste, à condition qu'il ait moins de 2 ans.

Le RNE désigne le registre national des entreprises ; le Kbis est un extrait d'immatriculation. Ces documents attestent l'existence et l'identification de la personne morale.

Le cas de la société en constitution

Si la société est en constitution, vous devez présenter un des documents suivants.

• Attestation d'immatriculation au RNE.
• Extrait Kbis.
• Certificat attestant l'immatriculation au RNE et mentionnant que la société est en attente de son numéro d'identification Insee.

Pour une société en constitution, un seul de ces documents est requis, mais il doit permettre d'établir la situation de la société au regard de son immatriculation.

Le certificat mentionne explicitement que la société est en attente de son numéro d'identification Insee.

Le cas de l'entreprise individuelle

En tant qu'entreprise individuelle, vous devez présenter les 2 documents suivants.

• Attestation d'immatriculation au RNE ou extrait Kbis du RCS ou carte d'identification d'entreprise délivrée par la chambre des métiers.
• Justificatif de l'adresse où est exercée l'activité commerciale.

Contrairement au particulier ou à la personne morale, l'entreprise individuelle doit présenter deux documents : un document d'identification et un justificatif d'adresse d'activité.

Le RCS désigne le registre du commerce et des sociétés.

Association, syndicat, société civile professionnelle

Pour une association, un syndicat ou une société civile professionnelle, vous devez présenter les 2 documents suivants.

• Statuts, ou tout autre justificatif d'existence légale où apparaît le nom du responsable et l'adresse de l'organisme.
• Preuve que l'organisme est déclaré auprès d'une préfecture (ou sous-préfecture), ou reconnu par une administration, une juridiction ou un organisme professionnel.

Les deux documents sont exigés cumulativement : un justificatif d'existence légale et une preuve de déclaration ou de reconnaissance.

La preuve peut résulter d'une déclaration auprès d'une préfecture ou d'une reconnaissance par une administration, une juridiction ou un organisme professionnel.

Le cas du comité social et économique

Pour un comité social et économique (ex-comité d'entreprise) ou un comité d'établissement, vous devez présenter les 2 documents suivants.

• Copie du procès-verbal des élections.
• Délibération du comité désignant le responsable habilité à signer la demande d'immatriculation.

Les deux documents sont exigés cumulativement : ils établissent l'existence du comité et l'habilitation de la personne qui signe la demande.

Le procès-verbal des élections atteste de la constitution du comité.

Le cas de la copropriété immobilière

Pour une copropriété immobilière, vous devez présenter les 2 documents suivants.

• Attestation délivrée par un notaire certifiant l'existence de la copropriété.
• Procès-verbal de la délibération de l'assemblée générale ou du syndicat des copropriétaires autorisant le syndic à acheter le véhicule.

Les deux documents sont exigés cumulativement : l'existence de la copropriété doit être certifiée et l'autorisation d'achat du véhicule doit résulter d'une délibération.

Ces documents doivent être à votre nom et en cours de validité.

Quelques sigles utiles

Plusieurs sigles apparaissent dans les listes de documents à produire pour prouver son identité.

• RNE : registre national des entreprises.
• Kbis : extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés, attestant de l'existence juridique d'une entreprise.
• RCS : registre du commerce et des sociétés.
• Insee : organisme qui attribue le numéro d'identification des entreprises (numéro Siren/Siret).
• CSE : comité social et économique (ex-comité d'entreprise).

Ces notions permettent de comprendre la nature des documents demandés selon le type de demandeur.

Pour un particulier, ce sont des documents d'identité ou de séjour qui sont demandés, et non des documents d'entreprise.

Récapitulatif des documents par situation

Le tableau suivant récapitule, pour chaque situation, le nombre de documents et la nature des pièces attendues.

Ce récapitulatif reprend les listes de la fiche officielle. Dans tous les cas, les documents doivent être à votre nom et en cours de validité.

Le contact téléphonique

Un contact téléphonique est disponible pour les démarches liées à l'immatriculation.

• Depuis la métropole : 34 00 (coût d'un appel local).
• Depuis l'outre-mer : 09 70 83 07 07.
• Depuis l'étranger : +33 9 70 83 07 07.

Ces numéros permettent de joindre le service compétent selon le lieu d'appel.

Le numéro depuis la métropole est un numéro au coût d'un appel local.

Points de vigilance

Plusieurs points permettent de retenir l'essentiel sur les documents à produire.

• Le document à produire dépend de votre situation.
• Un particulier présente un document d'identité ou de séjour figurant dans la liste.
• Une personne morale présente un document d'immatriculation de moins de 2 ans.
• Une entreprise individuelle, une association et une copropriété présentent les 2 documents prévus.
• Les documents doivent être à votre nom et en cours de validité.
• Le comité social et économique présente le procès-verbal des élections et la délibération désignant le responsable habilité.

Ces vigilances rappellent que la liste des pièces et le nombre de documents varient selon la nature du demandeur.

Que retenir concrètement ?

Avant de déposer une demande de certificat d'immatriculation, il convient de rassembler les documents correspondant à sa situation.

• Identifier la catégorie dans laquelle vous vous situez (particulier, personne morale, entreprise individuelle, association, CSE, copropriété).
• Repérer les documents correspondant à cette catégorie.
• Vérifier que les documents sont à votre nom et en cours de validité.
• Pour une personne morale, s'assurer que le document d'immatriculation a moins de 2 ans.
• Pour une entreprise individuelle, une association ou une copropriété, rassembler les deux documents exigés.
• Joindre les pièces à la demande de certificat d'immatriculation.
• Appeler le service compétent en cas de doute sur les pièces à fournir.

• Particulier : un document d'identité ou de séjour de la liste.
• Personne morale industrielle, commerciale ou civile : un document d'immatriculation de moins de 2 ans.
• Entreprise individuelle : un document d'identification et un justificatif d'adresse d'activité.
• Association, syndicat, société civile professionnelle : les statuts et la preuve de déclaration ou de reconnaissance.
• CSE ou comité d'établissement : le PV des élections et la délibération désignant le responsable habilité.
• Copropriété immobilière : l'attestation notariée et le PV de délibération autorisant le syndic.

La liste des documents et leur nombre dépendent de la situation. Les pièces doivent être à votre nom et en cours de validité.