Déclaration initiale d'une association

La personnalité morale confère à l'association une existence juridique propre, distincte de celle de ses membres : elle peut ainsi posséder un patrimoine, ouvrir des comptes bancaires, embaucher du personnel, signer des contrats et ester en justice en son nom propre. La capacité juridique est la faculté d'exercer les droits et d'assumer les obligations que la loi reconnaît aux personnes morales. Sans déclaration, une association reste une simple association de fait : ses membres restent personnellement responsables des engagements pris en son nom, et elle ne peut pas justifier de son existence face à l'administration, aux partenaires ou en justice. Dans le régime de la loi du 1er juillet 1901, l'obligation de publicité se décompose en deux temps indissociables : la déclaration auprès du greffe des associations, puis la publication au Journal officiel des associations et fondations d'entreprises (JOAFE). C'est cette publication qui confère à l'association sa capacité juridique. En Alsace-Moselle, le droit local impose un régime spécifique fondé sur l'inscription au registre des associations devant le tribunal, assortie d'une publication dans un journal d'annonces légales.

Le texte n'impose pas que le déclarant soit l'un des signataires des statuts : il suffit qu'il figure parmi les personnes investies des fonctions d'administration de l'association — le président, le trésorier, le secrétaire, ou tout autre membre de la direction selon la dénomination retenue par les statuts. Lorsque la démarche est confiée à un tiers (un avocat, un expert-comptable, un salarié, un bénévole extérieur), un mandat portant signature d'un dirigeant doit être joint au dossier. La même règle s'applique en Alsace-Moselle, où l'inscription au registre des associations doit être faite par un membre de la direction de l'association.

Quatre mentions sont obligatoires. Premièrement, le nom de l'association, tel qu'il figure dans les statuts, dans la limite de 250 caractères, accompagné du sigle s'il en existe un. Deuxièmement, l'objet de l'association, tel que les fondateurs souhaitent qu'il soit publié au JOAFE : il doit refléter la finalité déclarée dans les statuts. Troisièmement, l'adresse du siège social, complétée le cas échéant par l'adresse de gestion lorsque celle-ci est différente — c'est l'adresse à laquelle seront adressés les courriers officiels. Quatrièmement, la date de l'assemblée lors de laquelle la création de l'association a été décidée, qui fixe le point de départ de l'existence de la structure. En Alsace-Moselle, la déclaration adressée au tribunal doit comporter en outre la liste des membres de la direction, avec pour chacun leur nom, prénom, date et lieu de naissance, domicile, nationalité et fonction au sein de l'association, ainsi que le nom du journal habilité pour les annonces judiciaires et légales dans lequel la direction souhaite que soit publiée la création de l'association.

Le dossier comporte en premier lieu la copie du procès-verbal de l'assemblée constitutive, signée par au moins un dirigeant, et comportant les nom et prénom du signataire. Ce document relate la tenue de l'assemblée fondatrice et la décision de créer l'association. En second lieu, un exemplaire des statuts, daté et signé par au moins 2 dirigeants, portant leur nom, prénom et fonction au sein de l'association. En troisième lieu, la liste des dirigeants, mentionnant leur nom, profession, domicile et nationalité. Trois pièces complémentaires peuvent être exigées selon les cas. S'il s'agit d'une union ou d'une fédération d'associations, une liste des associations membres doit être jointe. Si la démarche est accomplie par une personne mandatée, le mandat portant signature d'un dirigeant est produit. Enfin, lorsque la déclaration est adressée par courrier, une enveloppe affranchie au tarif en vigueur (20 grammes), libellée au nom et à l'adresse de gestion, doit être jointe pour le retour des documents. En Alsace-Moselle, le dossier comprend l'original et une copie des statuts, mentionnant la date de leur établissement et signés par au moins 7 membres, la copie du procès-verbal de l'assemblée constitutive, et une déclaration sur papier libre signée par les signataires des statuts.

En ligne, la déclaration est faite à l'aide du téléservice e-création, édité par la Direction de l'information légale et administrative. Le formulaire en ligne intègre la demande de publication au JOAFE. Sur place, le dépôt se fait au greffe des associations, à l'aide du formulaire CERFA « Création d'une association » (CERFA n° 13973), s'il s'agit d'une union ou d'une fédération d'associations, un formulaire spécifique doit être utilisé. Il est recommandé de se renseigner à l'avance sur les horaires d'ouverture du greffe. Par courrier, la déclaration peut être adressée à l'aide du même formulaire CERFA, ou sur papier libre, au greffe des associations du département du siège social ; une enveloppe affranchie jointe au dossier permet le retour des documents. Le dépôt se fait soit en ligne à l'aide du téléservice, soit sur place ou par courrier au greffe du département du siège social.

Le récépissé est la preuve que la déclaration a été régulièrement effectuée. Il comporte le numéro RNA, première immatriculation de l'association, composé de la lettre W suivie de 9 chiffres — ce numéro, parfois appelé « numéro de dossier » par l'administration, figure sur le récépissé et doit être utilisé pour toutes les démarches accomplies ensuite au nom de l'association : ouverture de compte bancaire, demande de subvention, déclaration fiscale, etc. Les modalités de réception varient selon le mode de dépôt. Si la demande a été faite directement en ligne, le récépissé est adressé sur l'espace association, accessible via le compte Service-Public du déclarant. Dans les autres cas (dépôt sur place ou par courrier), le récépissé est adressé par mail, ou par courrier postal si l'adresse mail n'a pas été communiquée.

Le greffe des associations transmet la demande de publication à la Direction de l'information légale et administrative (Dila), rattachée au Premier ministre. La Dila publie ensuite un extrait de la déclaration, comprenant la date de la déclaration en préfecture, le titre de l'association, son objet et l'adresse de son siège. Pour justifier de l'existence et de la capacité juridique de l'association (vis-à-vis d'une administration, d'une banque, d'un partenaire), les dirigeants peuvent télécharger une copie de l'annonce publiée au JOAFE, également appelée justificatif de publication. La publication intervient tous les mardis. À réception de la demande de publication par la Dila, l'annonce est diffusée sous 10 jours. Le délai de transmission de la déclaration à la Dila, assuré par les greffes des associations, dépend des préfectures et des périodes de l'année.

L'inscription peut se faire en ligne, à l'aide du téléservice dédié « Création, modification ou dissolution d'une association en Alsace-Moselle », ou en déposant un dossier papier auprès du tribunal compétent. L'inscription doit être effectuée par un membre de la direction de l'association. Le dossier doit comporter l'original et une copie des statuts, mentionnant la date de leur établissement et signés par au moins 7 membres, ainsi que la copie du procès-verbal de l'assemblée constitutive. S'y ajoute une déclaration sur papier libre, signée par les signataires des statuts, indiquant le nom (et éventuellement le sigle), l'objet et l'adresse du siège ou la domiciliation de l'association ; la liste des membres de la direction, avec pour chacun nom, prénom, date et lieu de naissance, domicile, nationalité et fonction ; et le nom du journal habilité pour les annonces judiciaires et légales dans lequel la direction souhaite que soit publiée la création de l'association. Lorsque le dossier est complet, le greffe du tribunal délivre un récépissé de la déclaration au déclarant dans un délai de 5 jours. Si la démarche a été faite en ligne, le récépissé est envoyé par courrier à l'adresse du siège social de l'association.

Le greffe du tribunal vérifie si les points suivants sont respectés : l'association compte au moins 7 membres ; les statuts contiennent le but, le nom et le siège de l'association ; le nom choisi se distingue nettement des noms des associations qui existent au même lieu ou dans la même commune ; les statuts prévoient que l'association doit être inscrite au registre des associations ; enfin, les statuts comportent des dispositions portant sur l'entrée et le retrait des membres, l'existence et la nature des contributions qui devront être fournies par les membres, la formation de la direction et les conditions de convocation de l'assemblée des membres, ainsi que la forme de la convocation et le mode de constatation des résolutions de l'assemblée. Si ces conditions sont réunies, le greffe du tribunal fait procéder à la publication de la création de l'association dans le journal d'annonces légales choisi par l'association. L'association reçoit ensuite le certificat de son inscription au registre des associations, envoyé par le tribunal : ce document, utile dans toutes les démarches accomplies en son nom, est complété par l'annonce parue dans le journal, en principe envoyée par le journal lui-même.

Le greffe des associations est le service compétent pour recevoir les déclarations de création, en ligne (téléservice e-création), sur place ou par courrier. En Alsace-Moselle, c'est le bureau des associations du tribunal judiciaire ou de proximité qui instruit les dossiers d'inscription. Pour faciliter le repérage du bon interlocuteur, l'administration met à disposition l'annuaire des points ressource à la vie associative, ainsi que le service MAIA (Mon administration internet assistée), qui oriente vers l'organisme compétent selon la situation du demandeur. Les points ressource à la vie associative, présents sur l'ensemble du territoire, accompagnent gratuitement les porteurs de projet : aide à la rédaction des statuts, information sur le régime juridique et fiscal, soutien aux premières années de fonctionnement de la structure.