Information des agents publics sur les conditions d'exercice de leurs fonctions

Vue d'ensemble

Ce qu'il faut retenir sur l'obligation d'information des administrations employeurs : contenu, délai, forme et recours de l'agent.

Cette synthèse reprend l'essentiel de la fiche. La liste détaillée des informations obligatoires et les modalités de communication sont exposées dans les sections suivantes.

En quoi consiste l'obligation d'information ?

Les administrations employeurs ont une obligation d'information à l'égard de leurs agents sur les conditions d'exercice de leurs fonctions.

Votre administration employeur doit vous communiquer les informations et les règles essentielles portant sur l'exercice de vos fonctions.

Cette obligation pèse sur l'administration employeur, à l'égard de l'agent qu'elle emploie.

Quelles informations doivent être communiquées ?

Vous devez recevoir communication au minimum des informations suivantes.

• Nom et adresse de l'autorité administrative qui assure votre gestion.
• Votre corps ou cadre d'emplois d'appartenance et votre grade si vous êtes fonctionnaire, ou votre catégorie hiérarchique si vous êtes contractuel.
• Date de début d'exercice de vos fonctions.
• S'il y a lieu, date de début de votre période de stage ou de votre période d'essai, et sa durée.
• Durée de votre contrat si vous êtes recruté en CDD.
• Le ou les lieux d'exercice de vos fonctions ou, si vous n'avez pas de lieu fixe ou principal, l'indication selon laquelle vos fonctions sont exercées sur plusieurs lieux.
• Si vos fonctions sont exercées à l'étranger, mention du ou des États où elles sont assurées et devise servant au paiement de votre rémunération et, s'il y a lieu, mention de vos avantages en espèces ou en nature et mention des conditions de rapatriement.
• Durée de travail ou régime de travail, règles concernant l'organisation du travail qui vous sont applicables et, s'il y a lieu, règles concernant les heures supplémentaires.
• Montant de votre rémunération et éléments constitutifs, périodicité et conditions de versement.
• Droits à congés rémunérés.
• Droits à la formation.
• Accords collectifs concernant vos conditions de travail comportant des dispositions définissant des mesures réglementaires.
• Organisme de sécurité sociale qui perçoit vos cotisations sociales et dispositifs de protection sociale.
• Procédures et droits en cas de cessation de fonctions.

Cette liste constitue le contenu minimal de l'obligation d'information : elle est énoncée comme un minimum.

Dans quel délai les informations sont-elles communiquées ?

Les informations vous sont communiquées en une ou plusieurs fois, au plus tard dans les 7 jours calendaires suivant votre premier jour de travail.

Le délai se compte en jours calendaires, depuis le premier jour de travail de l'agent.

Le cas des fonctions exercées à l'étranger

Si vous exercez vos fonctions à l'étranger, vous recevez communication de ces informations avant votre départ.

• Communication des informations avant le départ.
• Précision de la durée de votre affectation à l'étranger.
• Mention du ou des États où les fonctions sont assurées et de la devise servant au paiement de la rémunération.
• S'il y a lieu, mention des avantages en espèces ou en nature et des conditions de rapatriement.

Ces informations complètent les informations minimales dues à tout agent, avec les spécificités liées à l'exercice à l'étranger.

Sous quelle forme les informations sont-elles transmises ?

Les informations vous sont communiquées par un ou plusieurs écrits remis en mains propres ou adressés par courrier postal. La communication peut aussi être effectuée sous format électronique.

• Un ou plusieurs écrits remis en mains propres ou adressés par courrier postal.
• Format électronique : dans ce cas, vous devez pouvoir enregistrer et imprimer les documents.
• L'administration conserve un justificatif de la transmission et de la réception des informations.

La forme écrite garantit la traçabilité : l'administration doit pouvoir justifier de la transmission et de la réception des informations communiquées.

Le recours au format électronique est possible à condition que l'agent puisse enregistrer et imprimer les documents.

Le simple renvoi aux dispositions applicables

Les informations peuvent consister en un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires applicables s'agissant des sujets suivants.

• Durée de votre période de stage ou de votre période d'essai.
• Devise servant au paiement de votre rémunération.
• Durée de travail ou régime de travail, règles concernant l'organisation du travail et, s'il y a lieu, règles concernant les heures supplémentaires.
• Montant de votre rémunération et éléments constitutifs, périodicité et conditions de versement.
• Droits à congés rémunérés.
• Droits à la formation.
• Organisme de sécurité sociale qui perçoit vos cotisations sociales et dispositifs de protection sociale.
• Procédures et droits en cas de cessation de fonctions.

Le renvoi aux dispositions applicables constitue une modalité allégée de communication admise pour ces thèmes.

Les sujets pouvant faire l'objet d'un simple renvoi

Pour les sujets suivants, l'information peut consister en un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires applicables.

Pour les autres informations minimales, la communication porte sur l'information elle-même, sous réserve qu'elle ne figure pas déjà dans le contrat.

En cas de changement de situation

Si votre situation change et nécessite une modification d'une information, vous recevez communication de cette nouvelle information au plus tard à la date d'effet de votre changement de situation.

L'obligation d'information n'est donc pas limitée à l'entrée en fonctions : elle se poursuit en cas d'évolution de la situation de l'agent.

Qui communique les informations ?

C'est l'autorité administrative qui assure votre gestion qui procède à la communication des informations.

• Autorité administrative qui assure la gestion de l'agent : procède à la communication des informations.
• Détachement : la communication des informations concernant l'emploi de détachement et la durée du détachement peut être faite par l'autorité administrative dont relève l'emploi de détachement.
• Mise à disposition : la convention de mise à disposition précise quelle est l'autorité administrative qui doit communiquer les informations concernant l'emploi occupé et la durée de la mise à disposition.

L'auteur de la communication est, en principe, l'autorité qui assure la gestion de l'agent. Des règles spécifiques s'appliquent en cas de détachement ou de mise à disposition.

En cas de détachement, l'autorité dont relève l'emploi de détachement peut se charger de la communication des informations correspondantes.

Si l'obligation n'est pas respectée

Si une ou plusieurs informations ne vous ont pas été communiquées dans les 7 jours calendaires suivant votre premier jour de travail, vous pouvez en demander communication à tout moment à l'autorité administrative qui assure votre gestion.

L'agent n'est pas sans recours : il peut solliciter à tout moment les informations qui auraient dû lui être communiquées, auprès de l'autorité administrative qui assure sa gestion.

Ce droit à l'information se distingue du délai d'initiative qui pèse sur l'administration.

Les agents nommés ou recrutés avant 2023

Si vous avez été nommé ou recruté avant le 1er septembre 2023 et si vous n'avez pas eu communication d'une ou plusieurs informations qui doivent être obligatoirement communiquées par écrit à partir de cette date, vous pouvez en demander communication à tout moment.

Cette faculté bénéficie aux agents nommés ou recrutés avant le 1er septembre 2023, pour les informations dont la communication écrite est devenue obligatoire à compter de cette date.

Cette règle tient à l'entrée en vigueur du dispositif d'information obligatoire au 1er septembre 2023.

Questions fréquentes

Quelques points récapitulatifs sur l'obligation d'information des administrations employeurs.

• Qui doit informer ? L'administration employeur, en principe via l'autorité administrative qui assure la gestion de l'agent.
• Quand ? Au plus tard dans les 7 jours calendaires suivant le premier jour de travail, en une ou plusieurs fois.
• Sous quelle forme ? Par écrit remis en mains propres ou adressé par courrier postal, ou sous format électronique enregistrable et imprimable.
• Quelles informations ? Au minimum la liste prévue (autorité de gestion, corps ou cadre d'emplois, dates, lieux, rémunération, congés, formation, protection sociale, cessation de fonctions, etc.).
• Certaines informations peuvent-elles être résumées ? Oui, certains sujets peuvent faire l'objet d'un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires.
• Et si je n'ai rien reçu ? Vous pouvez demander communication à tout moment à l'autorité administrative qui assure votre gestion.

Ces réponses reprennent les règles présentées dans les sections précédentes et permettent de retenir l'essentiel du dispositif.

En cas de détachement ou de mise à disposition, l'autorité chargée de la communication peut être précisée par le dispositif applicable ou par la convention.