Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Vue d'ensemble

Ce qu'il faut retenir sur le bulletin de paie dans la fonction publique : cadre juridique, rubriques, revenu imposable, conservation et dématérialisation.

Cette synthèse reprend l'essentiel de la fiche source. Le détail des rubriques et des règles de dématérialisation figure dans les sections suivantes.

Le cadre du bulletin de paie dans la fonction publique

Aucune loi, ni aucun décret ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique.

Toutefois, il est recommandé aux administrations d'établir des bulletins de paie aussi complets que pour les salariés de droit privé et de tenir compte des mêmes règles de présentation.

• Absence de texte spécifique : aucune loi ni aucun décret ne fixe les mentions obligatoires du bulletin de l'agent public.
• Recommandation : établir des bulletins aussi complets que pour les salariés de droit privé.
• Présentation : tenir compte des mêmes règles de présentation que pour le secteur privé.
• Éléments définis par les textes : les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles elle est soumise.
• Présentation : le bulletin s'inspire des règles applicables aux salariés de droit privé.
• Complétude : il est recommandé d'établir des bulletins aussi complets que dans le privé.

Le bulletin de paie d'un agent public est donc établi selon les mêmes règles que pour un salarié de droit privé, sans que des mentions obligatoires soient légalement imposées.

Quelles sont les rubriques du bulletin de paie ?

Votre bulletin comporte au moins les informations suivantes.

Ces rubriques couvrent l'identification de l'employeur et de l'agent, la période de travail, les montants bruts, les cotisations, les versements et retenues, ainsi que le net à payer.

• Nom et adresse de votre employeur, et éventuellement votre service d'affectation.
• Identifiants de l'employeur auprès de l'Insee : code APE et n° Siret.
• Vos nom, prénom, grade, échelon et indice majoré.
• Période et nombre d'heures de travail auxquels se rapporte la rémunération.
• Montants bruts de votre traitement de base et des autres composants de votre rémunération selon votre situation.
• Montant de la rémunération brute totale.
• Montant, assiette et taux des cotisations à votre charge et à la charge de votre administration employeur.
• Montant net social égal à votre rémunération brute moins les différentes cotisations.
• Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple).
• Montant de la rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu.
• Montant du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.
• Montant de la rémunération nette qui vous est effectivement versée.
• Date de paiement de cette rémunération nette.
• Montant total versé par l'administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l'administration employeur).

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.

Revenu mensuel net imposable et cumul annuel

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.

Le cumul annuel net imposable est égal à la somme des revenus mensuels nets imposables.

• Revenu mensuel net imposable : rémunération brute, diminuée de certains éléments et augmentée d'autres.
• Éléments déduits : remboursements de frais et avantages en nature, part de la CSG déductible.
• Élément ajouté : participation de l'administration employeur à la complémentaire santé.
• Cumul annuel net imposable : somme des revenus mensuels nets imposables.

Le cumul annuel net imposable s'obtient par l'addition des revenus mensuels nets imposables de l'année.

Conserver ses bulletins de paie

Vous devez conserver vos bulletins de paie jusqu'à la liquidation de vos pensions de retraite.

Cette conservation se poursuit jusqu'à ce que vous receviez vos titres de pension de la part des différentes caisses de retraite auprès desquelles vous avez des droits.

• Obligation de conservation : conserver les bulletins de paie jusqu'à la liquidation des pensions de retraite.
• Fin de la conservation : à la réception des titres de pension des différentes caisses de retraite.
• Utilité : justifier les périodes et les rémunérations auprès des caisses de retraite.

La conservation s'entend jusqu'à la réception de vos titres de pension des caisses auprès desquelles vous détenez des droits. Les bulletins servent notamment à reconstituer la carrière auprès des caisses de retraite.

La dématérialisation des bulletins de paie

Depuis 2020, si vous travaillez dans un service ministériel central ou déconcentré, vos bulletins de paie et vos états annuels indiquant le montant annuel de votre revenu imposable sont dématérialisés.

Votre état annuel vous est remis chaque année. Il vous indique le montant total du revenu imposable que vous avez perçu au cours de l'année écoulée. Ce montant figure sur la déclaration de revenus pré-remplie.

• Dématérialisation depuis 2020 : pour les services ministériels centraux ou déconcentrés.
• État annuel : remis chaque année, il indique le montant total du revenu imposable de l'année écoulée.
• Déclaration pré-remplie : le montant du revenu imposable y figure.
• Mise à disposition : sous forme électronique, dans un espace personnel sur l'Ensap.
• Information par message électronique : si vous avez fourni votre adresse électronique, vous êtes averti de la mise à disposition.

La dématérialisation s'accompagne d'un espace personnel sur l'espace numérique sécurisé des agents publics de l'État (Ensap). L'agent reçoit un message électronique l'informant de la mise à disposition de ses documents.

La conservation dans l'espace numérique

Les documents enregistrés dans votre espace numérique sont conservés tout au long de votre carrière et jusqu'à vos 75 ans.

Cette conservation longue durée s'applique aux bulletins de paie et aux états annuels dématérialisés.

• Durée de conservation : tout au long de la carrière et jusqu'à 75 ans.
• Documents concernés : bulletins de paie et états annuels dématérialisés.
• Accès : par l'espace personnel sur l'Ensap.

L'espace numérique conserve les documents sur une longue durée, ce qui dispense l'agent d'une conservation matérielle de ces documents.

Demander le support papier

Vous pouvez demander que vos bulletins de paie et les états annuels continuent de vous être délivrés sur support papier dans les 2 cas suivants.

• Vous êtes dans l'incapacité d'accéder sur votre lieu de travail à votre espace personnel sécurisé sur l'Ensap.
• Vous êtes en congé de maladie, de longue maladie ou de longue durée.

Chaque arrêté ministériel qui a fixé la date de cessation du bulletin de paie papier précise les situations professionnelles dans lesquelles vous pouvez demander à bénéficier de ces documents sur support papier. Il fixe également les conditions dans lesquelles vous devez présenter votre demande.

La demande de support papier est encadrée : elle est possible dans l'un des 2 cas prévus et selon les conditions fixées par arrêté ministériel.

Autres employeurs publics concernés par la dématérialisation

Depuis 2022, vos bulletins de paie et vos états annuels peuvent aussi être dématérialisés et mis à votre disposition dans un espace personnel sur l'Ensap.

• Établissements publics de l'État.
• Collectivités et établissements publics territoriaux.
• Établissements et services sociaux et médico-sociaux.
• Établissements publics de santé.

Selon l'administration concernée, le calendrier et les conditions de cette mise à disposition sont précisés par arrêté ministériel, convention approuvée par délibération ou convention approuvée par décision du conseil de surveillance.

L'extension de la dématérialisation à ces employeurs est encadrée par des actes propres à chaque administration : arrêté ministériel ou convention.

Récapitulatif des règles

Le tableau ci-dessous récapitule les principaux points du bulletin de paie dans la fonction publique.

Ce récapitulatif reprend uniquement les éléments de la fiche source officielle relative au bulletin de paie des agents publics. Il ne remplace pas les règles propres à votre administration employeur.