Vue d'ensemble
Ce qu'il faut retenir sur le dossier administratif d'un agent public : contenu, documents exclus, gestion papier ou électronique, conservation, consultation et rectification.
Ce qu'il faut savoir
- Votre dossier individuel réunit tous les documents concernant votre situation administrative et l'évolution de votre carrière ; il est unique et peut être géré sur support papier ou électronique.
- Le dossier comporte notamment les documents relatifs à votre état civil, votre situation de famille et militaire, vos diplômes, votre recrutement, votre carrière, vos évaluations professionnelles, les formations suivies et vos absences.
- Le dossier ne doit comporter aucun document mentionnant vos opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques, ni aucune information relative à votre santé (secret médical).
- La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est interdite, mais les documents évoquant les faits à l'origine de la sanction ne sont pas retirés.
- En cas de détachement ou de mise à disposition, le dossier reste géré par votre administration d'origine ; en cas de mutation ou d'embauche, il est transféré à votre nouvelle administration employeur.
- Vous pouvez à tout moment, par écrit, demander à consulter votre dossier, sans avoir à motiver votre demande ; l'administration doit répondre dans un délai d'un mois.
- Vous pouvez demander la rectification d'une information ainsi que le retrait ou l'ajout d'un document à votre administration.
Conditions essentielles
- Vous êtes agent public et disposez d'un dossier individuel géré par votre administration employeur.
- Pour consulter le dossier, la demande doit être faite par écrit et sans avoir à en motiver le motif.
- Pour obtenir une copie, la demande porte sur tout ou partie des éléments de votre dossier individuel.
- En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, la demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.
Les étapes
- Exercer votre droit d'accès en adressant une demande écrite à votre administration, sans avoir à la motiver.
- Attendre la réponse de l'administration, qui doit intervenir dans le délai d'un mois.
- Consulter votre dossier, éventuellement accompagné d'une personne de votre choix.
- Demander, le cas échéant, une copie de tout ou partie des éléments.
- Demander la rectification d'une information ou le retrait ou l'ajout d'un document.
- En cas de refus ou d'absence de réponse dans le délai d'un mois, saisir la commission d'accès aux documents administratifs (Cada).
Cette synthèse reprend l'essentiel de la fiche. Le détail des documents exclus, du passage au dossier électronique, des règles de conservation et de la procédure devant la Cada est traité dans les sections suivantes.
Cette synthèse ne remplace pas la fiche
Pour le détail de la procédure de consultation et des recours, voir les sections « Comment consulter son dossier ? » et « Refus de consultation et saisine de la Cada ».
Quels documents sont conservés dans le dossier individuel ?
Votre dossier individuel réunit tous les documents concernant votre situation administrative.
- Votre état civil.
- Votre situation de famille.
- Votre situation militaire.
- Vos diplômes.
- Votre recrutement.
- Votre carrière : arrêté de nomination ou contrat, arrêtés d'avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, disponibilité, etc.).
- Vos évaluations professionnelles.
- Les formations que vous avez suivies.
- Vos absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.).
Règle
Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité. Le dossier individuel est unique : tous les documents vous concernant doivent y être rassemblés.
Le caractère unique du dossier s'applique également en cas de coexistence de supports : toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports.
Quels documents ne doivent pas figurer au dossier ?
Le dossier individuel est soumis à plusieurs interdictions visant à protéger la vie privée et les libertés de l'agent.
- Opinions et activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques : le dossier ne doit comporter aucun document les mentionnant.
- Santé : en application du secret médical, aucune information relative à la santé ne doit figurer au dossier. Seules les suites administratives de l'état de santé peuvent y apparaître (arrêté de mise en congé de maladie, avis du conseil médical, etc.).
- Sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées : leur mention est interdite.
Règle
Les documents évoquant les faits à l'origine de la sanction ne sont pas retirés du dossier, même lorsque la mention de la sanction amnistiée ou effacée est, elle, interdite.
Vous pouvez notamment demander le retrait de votre dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical.
Support papier ou électronique
Votre dossier peut être géré sous format papier, ou créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir de documents papier numérisés ou produits directement sous forme électronique.
Règle
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.
Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l'administration employeur, après avis du comité social. Cet arrêté ou cette décision définit notamment les informations suivantes.
- La liste des documents et des catégories de personnels concernés.
- Le calendrier de mise en œuvre de cette gestion électronique, notamment la date à partir de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier individuel ne peut l'être que sous format électronique.
- Le délai dans lequel est détruit un dossier électronique.
- Le délai dans lequel est détruit le document original sur support papier.
En cas de dématérialisation, vous êtes informé des conditions dans lesquelles vous pouvez faire valoir vos droits en matière de traitement des données personnelles.
Détachement, mise à disposition, mutation et embauche
Le suivi du dossier dépend de la situation administrative de l'agent : détachement, mise à disposition, mutation ou embauche dans une autre administration.
En cas de détachement ou de mise à disposition
Votre dossier reste géré par votre administration d'origine. Votre administration d'accueil transmet à votre administration d'origine les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.
En cas de mutation ou d'embauche par une autre administration
Le dossier est transféré à votre nouvelle administration employeur. Si votre nouvelle administration employeur ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme électronique, votre administration d'origine crée une copie conforme sur papier de votre dossier électronique et la lui transmet.
Règle
Le dossier électronique est détruit dans le délai fixé par l'arrêté ou la décision relative au passage au dossier électronique.
Dans la fonction publique territoriale, les centres de gestion constituent un dossier individuel par fonctionnaire, pour l'exercice de leurs missions à l'égard des collectivités qui leur sont affiliées ; ce dossier comporte une copie des pièces figurant dans le dossier tenu par la collectivité employeur, et peut être consulté par vous et par votre collectivité employeur.
Conservation et archivage du dossier
La durée de conservation des documents qui composent le dossier est encadrée, jusqu'à leur archivage définitif ou leur destruction.
Règle
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par arrêté pour chaque type de document. À la fin de la période de conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet, soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, dans des conditions fixées par ce même arrêté.
L'archivage intermédiaire prend fin à la fin de la durée d'utilité administrative du document, fixée à vos 80 ans. À la fin de la durée d'utilité administrative, les documents sont soit définitivement archivés dans un service public d'archives, soit détruits.
Le dossier électronique, quant à lui, est détruit dans le délai fixé par l'arrêté ou la décision relative au passage au dossier électronique.
Comment consulter son dossier ?
Le droit d'accès à son dossier individuel est un droit personnel, qui s'exerce simplement.
Règle
Vous pouvez à tout moment demander, par écrit, à consulter votre dossier. Vous n'avez pas à motiver votre demande. Votre dossier administratif ne peut être consulté que par vous-même, mais vous pouvez vous faire accompagner d'une personne de votre choix lors de la consultation.
L'administration doit répondre à votre demande dans le délai d'un mois. Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus.
- Demande écrite adressée à votre administration.
- Sans motivation : vous n'avez pas à expliquer le motif de votre demande.
- Accompagnement possible d'une personne de votre choix.
- Copie : la consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail ; si vous en demandez une copie, vous pouvez emporter la copie de votre dossier pour le consulter chez vous.
Si votre dossier est sur support électronique, la copie vous est fournie par l'un des moyens suivants : envoi à votre adresse électronique professionnelle ou remise d'un support numérique, ou remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.
Refus de consultation et saisine de la Cada
En cas de refus ou d'absence de réponse dans le délai d'un mois, vous pouvez saisir la commission d'accès aux documents administratifs (Cada).
Règle
La Cada rend un avis sur votre demande, qui vous est communiqué ainsi qu'à votre administration. Votre administration informe la Cada de la suite qu'elle donne à votre demande. Si elle confirme son refus, explicitement ou en gardant le silence, vous pouvez saisir le tribunal administratif.
- Cada : pour s'informer ou demander l'accès à un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.
- Téléphone : +33 (0)1 42 75 79 99.
- Adresse postale : TSA 50730, 75334 PARIS CEDEX 07.
- Courriel : cada@cada.fr.
- Formulaire de saisine : disponible en ligne sur le site de la Cada.
La Cada n'est donc pas un juge : elle émet un avis. Le litige est tranché, le cas échéant, par le tribunal administratif si l'administration persiste dans son refus.
Rectification, retrait ou ajout de documents
Le droit d'accès s'accompagne d'un droit de rectification et de la possibilité de demander le retrait ou l'ajout d'un document.
Règle
Vous pouvez demander la rectification d'une information, le retrait ou l'ajout d'un document à votre administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement. Vous pouvez ainsi, par exemple, demander le retrait de votre dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical.
En revanche, un compte-rendu d'entretien avec votre supérieur hiérarchique concernant votre situation administrative doit être versé dans votre dossier individuel. Votre administration doit vous informer que ce document est versé à votre dossier. Vous ne pouvez pas en demander le retrait, ni la destruction.
En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, votre demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.
Questions fréquentes
Les réponses aux questions les plus courantes sur la gestion du dossier administratif d'un agent public.
Le dossier peut-il être dématérialisé ?
Oui. Le dossier peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, les conditions étant fixées par arrêté ou décision de l'administration employeur, après avis du comité social.
Puis-je consulter mon dossier à tout moment ?
Oui. Vous pouvez à tout moment demander, par écrit, à consulter votre dossier, sans avoir à motiver votre demande.
Sous quel délai l'administration doit-elle répondre ?
L'administration doit répondre dans le délai d'un mois. Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus.
Puis-je me faire accompagner lors de la consultation ?
Oui. Le dossier ne peut être consulté que par vous-même, mais vous pouvez vous faire accompagner d'une personne de votre choix.
Puis-je demander le retrait d'un compte-rendu d'entretien ?
Non. Un compte-rendu d'entretien avec votre supérieur hiérarchique concernant votre situation administrative doit être versé au dossier ; vous ne pouvez pas en demander le retrait ni la destruction.
Que faire en cas de refus de consultation ?
En cas de refus ou d'absence de réponse dans le délai d'un mois, vous pouvez saisir la commission d'accès aux documents administratifs (Cada), puis, si le refus est confirmé, le tribunal administratif.
Jusqu'à quand un document est-il conservé ?
L'archivage intermédiaire prend fin à la fin de la durée d'utilité administrative du document, fixée à vos 80 ans. Ensuite, les documents sont soit définitivement archivés, soit détruits.
Que se passe-t-il en cas de mutation dans une autre administration ?
Le dossier est transféré à votre nouvelle administration employeur. Si celle-ci ne gère pas les dossiers sous forme électronique, votre administration d'origine crée une copie conforme sur papier et la lui transmet.
Puis-je obtenir une copie de mon dossier sur support électronique ?
Oui. Si votre dossier est sur support électronique, la copie vous est fournie par envoi à votre adresse électronique professionnelle ou remise d'un support numérique, ou par remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.
Quelles informations sont interdites dans le dossier ?
Les documents mentionnant vos opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques, les informations relatives à votre santé (secret médical) et la mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées ne doivent pas y figurer.
Textes applicables
- Code général de la fonction publique : articles L137-1 à L137-4Textes légaux
- Code général de la fonction publique : articles R137-1 à R137-16Textes réglementaires
- Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électroniqueTexte réglementaire
Sources officielles
- OuvrirService-Public.fr
Dossier administratif d'un agent public : quelles sont les règles de gestion ?
Vérifiée le 2026-10-04
Voir aussi
Information à vérifier auprès de l'organisme compétent.
