Vue d'ensemble
Ce qu'il faut savoir sur les documents que le propriétaire doit remettre au locataire d'un logement en résidence principale, qu'il soit loué vide ou meublé.
Ce qu'il faut savoir
- Le propriétaire (ou l'agent immobilier) a l'obligation de remettre certains documents au locataire lorsque le logement est sa résidence principale.
- Le bail doit être fait par écrit, en autant d'exemplaires qu'il y a de parties, et être conforme au modèle de bail réglementaire en vigueur à la date de signature.
- Lors de la signature ou du renouvellement du bail, plusieurs documents doivent être annexés : notice d'information, état des lieux, attestation d'assurance, dossier de diagnostic technique, et selon les cas caution, grille de vétusté, convention Anah ou extrait de règlement de copropriété.
- Pour un logement meublé, un inventaire et état détaillé du mobilier doivent en plus être établis et signés lors de la remise et de la restitution des clés.
- Le propriétaire doit délivrer gratuitement une quittance de loyer sur demande du locataire ; toute clause prévoyant des frais pour cette quittance est réputée non écrite.
- En cas de régularisation annuelle des charges au réel, le propriétaire doit communiquer un décompte un mois avant et tenir les justificatifs à disposition pendant 6 mois.
- Le propriétaire qui refuse de rédiger un bail conforme ou de délivrer une quittance peut être condamné à 1 an de prison et 20 000 € d'amende (personne physique) ou 100 000 € d'amende (personne morale).
Conditions essentielles
- Le logement doit être loué en tant que résidence principale du locataire.
- Le bail doit être conforme au modèle réglementaire en vigueur à la date de signature (vide ou meublé).
- Les documents annexes doivent être remis lors de la signature ou du renouvellement du bail.
- Le locataire doit souscrire une attestation d'assurance contre les risques locatifs.
- Les règles ne concernent pas le bail mobilité.
Les étapes
- Rédiger le bail par écrit selon le modèle réglementaire applicable (vide ou meublé).
- Annexer au bail les documents obligatoires : notice d'information, état des lieux, assurance, éventuellement inventaire (meublé), caution, grille de vétusté, convention Anah, règlement de copropriété.
- Joindre le dossier de diagnostic technique complet (DPE, CREP, électricité, gaz, état des risques, bruit le cas échéant).
- Établir l'état des lieux d'entrée à la remise des clés (et inventaire pour le meublé).
- Délivrer une quittance détaillée sur demande du locataire, gratuitement.
- Justifier les provisions et régularisations de charges par un budget prévisionnel et un décompte annuel.
Cette synthèse reprend les éléments essentiels de la fiche. Les détails — rédaction du bail, documents annexes par type de logement, dossier de diagnostic technique, quittance et charges — sont traités dans les sections suivantes.
Cette synthèse ne remplace pas la fiche
Pour la liste complète des documents annexes selon que le logement est loué vide ou meublé, voir les sections « Documents annexes au bail » et « Particularités du logement meublé ». Pour la quittance et les charges, voir les sections « La quittance de loyer » et « Justificatifs et régularisation des charges ».
La rédaction du bail
Le bail de logement en résidence principale doit respecter des formes et un contenu réglementaires stricts.
Le bail doit être fait par écrit, en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire ou agent immobilier, locataire). Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.
Le bail doit contenir au minimum certaines informations prévues par la loi sur les rapports locatifs. Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire en vigueur à la date de signature du bail : un modèle spécifique existe pour le logement loué vide et un autre pour le logement loué meublé. Ces modèles sont publiés sur Légifrance.
Règle
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation peut être condamné : s'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende ; s'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d'amende.
Les règles présentées ici ne concernent pas le bail mobilité, qui relève d'un régime spécifique. Pour un bail mobilité, consultez la fiche dédiée. La rédaction du bail doit également respecter les dispositions du Code civil relatives aux obligations du locataire et du bailleur.
Documents annexes au bail
Lors de la signature du bail ou de son renouvellement, le propriétaire doit annexer un ensemble de documents obligatoires.
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants : la notice d'information, l'état des lieux d'entrée (fait lors de la remise des clés) et l'état des lieux de sortie (fait lors de la restitution des clés), l'attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l'obligation de souscrire, et les équipements d'accès à la télévision et à internet (TNT, fibre, etc.).
D'autres documents doivent être annexés selon les cas : si le propriétaire l'a exigé, l'acte de cautionnement de la caution ou l'acte de cautionnement de la garantie Visale ; si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, copie de cette grille ; si le logement est conventionné avec l'Anah, copie de la convention Anah ; si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété portant sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes, et la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Règle
Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé ou indigne, le propriétaire peut être obligé, avant de mettre en location, d'obtenir en mairie une autorisation préalable ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. Il devra alors annexer au bail l'autorisation ou le récépissé de déclaration. Le propriétaire doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.
- Notice d'information : annexée obligatoirement, conforme à l'arrêté du 29 mai 2015.
- État des lieux d'entrée et de sortie : établis respectivement à la remise et à la restitution des clés.
- Attestation d'assurance risques locatifs : souscrite par le locataire.
- Équipements TV/internet : informations sur les accès TNT, fibre, etc.
- Acte de cautionnement ou garantie Visale : si le propriétaire l'a exigé.
- Grille de vétusté : si les parties en sont convenues.
- Convention Anah : si le logement est conventionné.
- Extrait de règlement de copropriété : destination de l'immeuble, jouissance, quote-part de charges.
- Autorisation ou déclaration (zone d'habitat indigne) : le cas échéant, selon les exigences de la mairie.
Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante. Le non-respect de ces obligations d'annexion peut entraîner des sanctions pénales pour le propriétaire, comme détaillé dans la section « Sanctions en cas de non-respect des obligations ».
Particularités du logement meublé
Le logement loué meublé impose des documents supplémentaires, notamment un inventaire du mobilier et des règles spécifiques pour les charges.
Pour un logement loué meublé, le propriétaire doit annexer au bail, en plus des documents communs, un inventaire et état détaillé du mobilier. Cet inventaire doit être fait lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire. Il doit être signé par le propriétaire (ou l'agent immobilier) et par le locataire, et être annexé au bail.
L'établissement de l'inventaire et de l'état détaillé du mobilier ne peut donner lieu à aucune autre facturation que celle liée à l'établissement de l'état des lieux (état des lieux d'entrée et état des lieux de sortie). Le propriétaire ne peut donc pas facturer séparément la rédaction de l'inventaire. La liste des documents annexes du meublé reprend celle du logement vide, à l'exception de l'inventaire qui s'y ajoute.
Règle
Le bail peut prévoir le paiement des charges locatives soit au réel, soit au forfait. En cas de forfait, le montant doit être établi sur la base de la liste des charges locatives, être indiqué dans le bail, ne pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors du bail précédent, et ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ni de complément ultérieur. Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire, que le logement soit vide ou meublé.
Le dossier de diagnostic technique
Le propriétaire doit annexer au bail un dossier de diagnostic technique regroupant plusieurs diagnostics obligatoires.
Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit mettre en annexe au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants : diagnostic de performance énergétique (DPE) valide, constat de risque d'exposition au plomb (Crep), état de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans, état de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans, état des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…) si le logement est dans une zone concernée, et diagnostic bruit (état des nuisances sonores aériennes) si le logement est dans une zone concernée.
Le dossier de diagnostic technique a une durée de validité qui varie selon les diagnostics : le DPE et l'état des risques doivent être à jour au moment de la signature du bail. Les diagnostics d'électricité et de gaz ne sont exigés que si les installations ont plus de 15 ans. Le diagnostic bruit ne concerne que les logements situés dans les zones exposées aux nuisances sonores aériennes.
Règle
Le propriétaire doit s'assurer que le dossier de diagnostic technique est complet et valide à la date de signature du bail. Un dossier incomplet ou périmé peut engager la responsabilité du propriétaire et ouvrir droit à des demandes du locataire.
Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante, même si ce diagnostic n'est pas systématiquement exigé dans le dossier de diagnostic technique. Information à vérifier auprès de l'organisme compétent pour la durée de validité de chaque diagnostic.
La quittance de loyer
Le locataire a droit à une quittance de loyer gratuite, détaillée, sur simple demande.
La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges. Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre gratuitement une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire peut lui transmettre la quittance par mail.
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée. Ce reçu vaut reconnaissance partielle de paiement et doit mentionner le montant exact versé ainsi que la part restante éventuellement due.
Règle
Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite. La délivrance de la quittance est donc toujours gratuite pour le locataire.
Le locataire peut utiliser un modèle de document pour faire sa demande de quittance au propriétaire ou à l'agent immobilier. Un modèle de demande est disponible auprès de l'Institut national de la consommation (INC). Le propriétaire qui refuse de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire s'expose aux sanctions pénales prévues par la loi.
Justificatifs et régularisation des charges
Lorsque les charges sont payées au réel, le propriétaire doit justifier ses demandes de provisions et procéder à une régularisation annuelle encadrée.
Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l'envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit en outre communiquer au locataire : le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…) et le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs doit également être fournie.
Règle
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs. Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier. Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire doit envoyer chaque mois les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire. Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire doit envoyer une fois par an la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.
En cas de charges au forfait, les règles de régularisation annuelle ne s'appliquent pas : le forfait est fixé à la signature du bail et peut être révisé chaque année selon les règles de révision du loyer. Vérifiez que le forfait respecte les conditions de proportionnalité et d'indication dans le bail.
Document à joindre au congé pour vendre ou habiter
Lorsque le propriétaire donne congé au locataire pour vendre ou pour habiter, il doit joindre une notice d'information spécifique.
Le propriétaire (ou l'agent immobilier) qui donne congé (ou son préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire doit y joindre la notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire.
Cette notice, fixée par l'arrêté du 13 décembre 2017, informe le locataire de ses droits en cas de congé pour vendre ou pour habiter : notamment le droit au maintien dans les lieux, les conditions de l'indemnité d'éviction et les voies de recours disponibles. Le locataire dispose d'un droit de préavis et peut dans certains cas contester le congé.
Règle
L'absence de cette notice dans le congé peut rendre le congé irrégulier et ouvrir droit à des recours du locataire. Le propriétaire doit s'assurer que la notice jointe au congé est conforme à l'arrêté en vigueur.
Le congé pour vendre ou pour habiter obéit à des règles de forme et de délai strictes (motifs, délai de préavis, indemnité d'éviction). Consultez la fiche dédiée au congé du propriétaire pour connaître l'ensemble des formalités.
Sanctions en cas de non-respect des obligations
Le propriétaire qui refuse de rédiger un bail conforme ou de délivrer une quittance s'expose à des sanctions pénales importantes.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné.
Les sanctions sont les suivantes : s'il s'agit d'une personne physique (le propriétaire lui-même), il encourt jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende ; s'il s'agit d'une personne morale (une agence immobilière, par exemple), elle encourt jusqu'à 100 000 € d'amende.
Règle
Ces sanctions s'appliquent notamment en cas de refus de rédiger un bail conforme, de refus de délivrer une quittance ou un reçu, ou de dissimulation des obligations envers le locataire. Le locataire peut signaler ces manquements et engager des poursuites.
En cas de litige avec le propriétaire ou l'agence immobilière, le locataire peut solliciter l'aide d'une association de consommateurs, d'un conciliateur de justice ou d'un avocat. La mairie peut également informer sur les droits du locataire. Information à vérifier auprès de l'organisme compétent pour les voies de recours disponibles dans votre situation.
Textes applicables
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — article 3 (documents annexes au bail)Texte légal — Légifrance
- Loi n° 89-462 — article 3-3 (dossier de diagnostic technique)Texte légal — Légifrance
- Loi n° 89-462 — article 6-2 (quittance de loyer)Texte légal — Légifrance
- Loi n° 89-462 — article 6-3 (charges locatives)Texte légal — Légifrance
- Arrêté du 29 mai 2015 — notice d'information des contrats de locationTexte réglementaire — Légifrance
- Arrêté du 13 décembre 2017 — notice obligations bailleur / recours locataireTexte réglementaire — Légifrance
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 — état des lieux et vétustéTexte réglementaire — Légifrance
- Arrêté du 27 août 2012 — individualisation des frais de chauffage et refroidissementTexte réglementaire — Légifrance
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-4Légifrance
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21Légifrance
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23Légifrance
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-10Légifrance
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 2Légifrance
- Code civil : articles 1372 à 1377Légifrance
Sources officielles
- OuvrirService-Public.fr
Bail d’habitation : documents remis par le propriétaire (bailleur)
Vérifiée le 2026-10-04
Voir aussi
- Modèle de bail réglementaire (logement vide) — Légifrance
- Modèle de bail réglementaire (logement meublé) — Légifrance
- Loi n° 89-462 — article 3 (documents annexes)
- Loi n° 89-462 — article 6-2 (quittance de loyer)
- Arrêté du 29 mai 2015 — notice d'information (contrats de location)
- Arrêté du 13 décembre 2017 — notice congé pour vendre ou habiter
- Décret n° 2016-382 — état des lieux et vétusté
- INC — Demander une quittance de loyer
Les obligations du propriétaire en matière de documents remis au locataire sont fixées par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et ses textes d'application (arrêtés et décrets). Vérifier les dernières évolutions auprès de votre mairie, d'une association de consommateurs ou d'un avocat spécialisé en droit immobilier.
