Un bénévole ou un salarié peut-il utiliser son véhicule personnel pour les besoins d’une association ?

Vue d’ensemble

Les bénévoles et les salariés d’une association peuvent utiliser leur voiture ou un autre véhicule pour les besoins de l’activité associative. Voici l’essentiel à connaître sur les conditions d’utilisation, les assurances et l’indemnisation des frais.

Les tarifs d’indemnités kilométriques, les règles d’assurance et les modalités de remboursement sont détaillés dans les sections suivantes.

Quelles conditions le bénévole ou le salarié doit-il remplir ?

Les dirigeants de l’association et les bénévoles qui utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’activité associative conviennent ensemble des conditions d’utilisation du véhicule.

L’utilisation du véhicule personnel n’est pas libre : elle suppose un accord préalable entre l’association et le conducteur, qui fixe les règles d’usage (trajectoires, fréquence, passagers, missions couvertes).

• Le conducteur doit avoir un permis de conduire valide.
• Le véhicule doit être assuré.
• Le contrôle technique doit avoir été fait, si le véhicule y est soumis.

Ces trois conditions sont cumulatives : sans permis valide, sans assurance ou sans contrôle technique à jour, l’utilisation du véhicule personnel pour l’association n’est pas régulière. L’accord préalable avec les dirigeants fixe le cadre d’usage : destinations autorisées, type de missions (livraisons, accueil, déplacements administratifs), éventuelle prise en charge de passagers.

Quelle assurance pour le conducteur ?

L’assurance souscrite par un particulier, pour un usage non professionnel de son véhicule, garantit généralement une utilisation occasionnelle dans le cadre d’une activité associative.

Il est toutefois conseillé de vérifier cette prise en charge auprès de son assureur, notamment en ce qui concerne les dommages au matériel transporté. Le particulier qui utilise régulièrement son véhicule personnel pour les besoins de l’association doit en faire la déclaration à son assureur.

• Vérification préalable : confirmer auprès de l’assureur que l’usage associatif occasionnel est couvert.
• Déclaration en cas d’usage régulier : obligation faite au particulier qui utilise régulièrement son véhicule pour l’association.
• Matériel transporté : vérifier si les dommages au matériel transporté sont pris en charge.
• Transport de mineurs : vérifier que le contrat d’assurance prévoit cette utilisation.

En cas de doute sur la prise en charge, une question adressée à l’assureur avant le premier déplacement permet d’éviter toute contestation ultérieure de la garantie.

L’assurance auto-mission de l’association

Quand une association utilise les véhicules personnels de ses bénévoles et salariés, elle peut souscrire une extension de sa garantie de responsabilité civile, appelée assurance auto-mission.

L’assurance auto-mission permet de compléter ou de remédier à l’absence de garanties sur la police d’assurance auto du bénévole ou du salarié en cas d’accident et de dommage à des biens ou des personnes. Elle constitue un filet de sécurité pour l’association lorsqu’elle met en mouvement les véhicules personnels de ses membres.

• Établir la liste des véhicules utilisés par les bénévoles et salariés.
• Conserver les justificatifs des remboursements de frais kilométriques correspondants.

• Extension de responsabilité civile : complète ou remédie aux garanties manquantes du contrat auto du conducteur.
• Liste des véhicules : obligation liée à la souscription du contrat.
• Justificatifs : conservation des remboursements de frais kilométriques exigée par le contrat.
• Garanties facultatives : l’association peut souscrire en complément des garanties pour les véhicules (vol, bris de glace, ...) et pour les conducteurs.

L’assurance auto-mission n’est pas obligatoire, mais elle sécurise l’association lorsque plusieurs véhicules personnels sont mobilisés régulièrement pour son activité.

Indemnisation du bénévole : frais réels ou indemnités kilométriques

Le bénévole peut être remboursé sur la base des frais réels engagés, s’il peut fournir tous les justificatifs correspondants. Sinon, il peut être indemnisé sur la base d’indemnités kilométriques.

Les frais réels correspondent aux dépenses effectivement supportées par le bénévole (carburant, entretien), justifiées pièce à pièce. À défaut de justificatifs complets, l’indemnisation bascule sur le barème kilométrique, qui dépend de la puissance administrative du véhicule et de la distance parcourue.

d représente la distance parcourue en kilomètres. Le barème est progressif : le taux applicable par kilomètre diminue lorsque la distance augmente, avec une part fixe ajoutée dans la tranche intermédiaire.

Tarifs applicables aux motocyclettes et cyclomoteurs

Le barème kilométrique du bénévole distingue trois catégories de véhicules : les automobiles, les motocyclettes et les cyclomoteurs. Les motocyclettes sont elles-mêmes graduées selon leur puissance administrative.

• Jusqu’à 3 000 km : d × 0,315.
• De 3 001 km à 6 000 km : (d × 0,079) + 711.
• Au-delà de 6 000 km : d × 0,198.

d représente la distance parcourue en kilomètres, comme pour les automobiles. Les tranches du cyclomoteur s’alignent sur celles des motocyclettes (3 000 km et 6 000 km).

Indemnisation du salarié

Contrairement au bénévole, le salarié n’a pas le choix de la base de remboursement : il est remboursé sur la base d’indemnités kilométriques.

Le remboursement des frais de déplacement du salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’association s’effectue selon le barème officiel des indemnités kilométriques publié par l’URSSAF.

• Base unique : indemnités kilométriques, pas de remboursement sur frais réels pour le salarié.
• Barème officiel : publié par l’URSSAF, il s’applique en fonction de la puissance administrative et de la distance.
• Pas de justificatifs de dépenses : le barème tient lieu de base de calcul.

Le salarié n’a pas à fournir de justificatifs de dépenses : le barème kilométrique tient lieu de base de calcul du remboursement.

Remboursement des frais par l’association

Les frais engagés par les bénévoles et les salariés pour les besoins de l’activité associative peuvent être remboursés par l’association.

Le remboursement n’est pas automatique : il résulte des décisions de l’association (règlement intérieur, décision des dirigeants) et, pour le bénévole, de sa capacité à fournir les justificatifs lorsque le remboursement est basé sur les frais réels.

• Pour le bénévole : fournir tous les justificatifs correspondant aux frais réels engagés, sinon passer aux indemnités kilométriques.
• Pour le salarié : application du barème des indemnités kilométriques.
• Pour l’association : conserver les justificatifs des remboursements de frais kilométriques, notamment en cas de souscription d’une assurance auto-mission.

Le remboursement des frais kilométriques des bénévoles et salariés est encadré par le barème forfaitaire figurant à l’arrêté du 27 mars 2023, relatif au régime des frais réels déductibles.

Où s’adresser ?

Des points ressources accompagnent les associations et leurs bénévoles sur les questions d’assurance, de remboursement des frais et de vie associative.

• Point ressource à la vie associative : site officiel associations.gouv.fr/points-appui.
• Annuaire des interlocuteurs : service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/maia pour trouver votre interlocuteur près de chez vous.
• Assureur du conducteur : interlocuteur obligatoire pour vérifier la prise en charge de l’utilisation occasionnelle associative.

Pour une question sur le barème des indemnités kilométriques, la page URSSAF consacrée aux taux et barèmes est la source de référence.