Vue d'ensemble
Ce qu'il faut savoir sur les délais de conservation des documents d'une association : catégories de documents, durées et principes directeurs.
Ce qu'il faut savoir
- Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents : de 1 an (factures de téléphonie) à la durée d'existence de l'association (titres de propriété).
- Les documents de création (déclaration, récépissé, statuts, JOAFE) se conservent pendant toute la durée d'existence de l'association, idéalement de manière illimitée.
- Les documents de fonctionnement (convocations, procès-verbaux, rapports) se conservent au minimum 5 ans.
- Les documents financiers (comptes annuels, livres comptables, pièces justificatives) se conservent au minimum 10 ans.
- Les documents fiscaux se conservent au moins 6 ans, à compter de la dernière opération ou de l'année d'imposition.
- Les documents liés aux subventions se conservent au moins 10 ans.
- La conservation numérique doit garantir l'intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation.
Conditions essentielles
- Mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions (définir des durées, classer, archiver).
- Conserver les documents sous format papier ou numérique, avec les garanties exigées pour le numérique.
- Supprimer ou anonymiser les données des membres à l'issue des délais applicables.
- Obtenir l'accord exprès (libre, spécifique, clairement exprimé) pour tout stockage de données personnelles au-delà des durées nécessaires.
Les étapes
- Recenser les documents de l'association par catégorie (création, membres, fonctionnement, finances, fiscalité, salariés, locaux, subventions).
- Appliquer la durée de conservation correspondant à chaque catégorie.
- Organiser l'archivage (classement chronologique, classement par thème).
- Pour le numérique : s'assurer de l'intégrité, de la lisibilité et de la sécurité des documents.
- À l'issue des délais : supprimer ou anonymiser les documents et données concernés.
- En cas de doute : consulter un point ressource à la vie associative.
Cette synthèse reprend les éléments essentiels de la fiche. Les détails — durées par type de document, données personnelles, salariés, locaux — sont traités dans les sections suivantes.
Cette synthèse ne remplace pas la fiche
Pour les règles propres aux documents de création, aux membres, aux finances, aux salariés, aux locaux ou aux subventions, voir les sections correspondantes.
Principes généraux de conservation
La conservation est une obligation de preuve ; l'association organise ses archives et garantit l'intégrité des supports.
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents.
Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique. La conservation numérique doit garantir l'intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation. L'association doit mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions : définir des durées de conservation, classer les documents, prévoir leur archivage.
Règle
La liste des délais est indicative et peut varier selon la situation de l'association. L'absence de conservation peut entraîner des difficultés à prouver un droit ou une obligation. Elle peut également exposer l'association à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.
La conservation numérique est licite à condition de respecter les garanties d'intégrité, de lisibilité et de sécurité sur toute la durée.
Documents liés à la création de l'association
Les documents de création se conservent pendant toute la durée d'existence de l'association, idéalement de manière illimitée.
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants : la déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture), le récépissé de la déclaration, la copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE), l'extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (*témoin de parution*), les statuts modifiés par ordre chronologique et les règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique. Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Le récépissé de déclaration atteste du dépôt du dossier en préfecture. Le témoin de parution au JOAFE atteste de la publication officielle de la déclaration. Les statuts et règlements intérieurs, y compris leurs modifications successives, documentent la vie statutaire de l'association.
Règle
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée : ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l'association.
L'ordre chronologique des modifications de statuts et de règlements intérieurs doit être rigoureusement respecté pour reconstituer l'évolution statutaire.
Documents sur les membres de l'association
Les documents sur les membres se conservent pendant l'adhésion ; après le départ, 5 ans sont admis pour les besoins de preuve.
Les documents relatifs aux membres de l'association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l'adhésion. Après la démission ou la radiation d'un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.
Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l'adhésion peut être appliqué lorsqu'il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige). Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès, qui doit être libre, spécifique et clairement exprimé.
Règle
À l'issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Le respect des durées de conservation des données personnelles des membres s'inscrit dans le cadre du droit applicable à la protection des données (RGPD).
Documents de fonctionnement de l'association
Les documents de fonctionnement (convocations, procès-verbaux, rapports) se conservent au minimum 5 ans.
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants : les convocations de l'assemblée générale, les feuilles d'émargement et pouvoirs, les procès-verbaux d'assemblée, le bilan d'activités et les rapports du commissaire aux comptes. Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Les convocations et feuilles d'émargement attestent de la régularité de la tenue des assemblées. Les procès-verbaux consignent les décisions prises. Le bilan d'activités et les rapports du commissaire aux comptes rendent compte de la gestion et du contrôle.
Règle
La durée minimale de 5 ans couvre les besoins de preuve des décisions d'assemblée et de la gestion courante.
Les procès-verbaux d'assemblée générale constitutives ont une valeur particulière : leur conservation est indissociable de celle des statuts.
Documents financiers
Les documents financiers (comptes annuels, livres comptables, pièces justificatives) se conservent au minimum 10 ans.
Les documents financiers sont les suivants : les comptes annuels, les livres comptables et les pièces justificatives. Ils doivent être conservés au minimum 10 ans.
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) dressent le tableau annuel de la situation financière. Les livres comptables enregistrent les opérations. Les pièces justificatives (factures, reçus) permettent de justifier chaque écriture.
Règle
La durée de 10 ans est celle du livre de commerce applicable aux associations, alignée sur les besoins de contrôle fiscal et social.
La conservation des pièces justificatives est indispensable pour répondre à tout contrôle de l'administration.
Documents fiscaux
Les documents fiscaux se conservent au moins 6 ans, à compter de la dernière opération ou de l'année d'imposition.
Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l'association doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Il s'agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) et de tout document permettant de vérifier la situation de l'association au regard de l'administration fiscale.
Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d'impôt doivent également être conservés pendant ce délai. Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l'année d'imposition concernée.
Règle
Le point de départ du délai de 6 ans est la dernière opération ou l'année d'imposition, et non la date d'émission du document.
La conservation des reçus de donateurs est indispensable pour justifier, en cas de contrôle, les réductions d'impôt appliquées.
Documents sur les salariés
Les délais varient de 1 an (horaires) à 5 ans (paie, contrat, registre du personnel, accident du travail).
Les durées de conservation des documents relatifs aux salariés de l'association dépendent du type de document.
Le bulletin de paie (double papier ou électronique) se conserve 5 ans. Le registre unique du personnel se conserve 5 ans à partir du départ du salarié. Les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite se conservent 5 ans. Les documents portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires se conservent 3 ans. La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation se conserve 1 an. La déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM se conserve 5 ans.
Règle
Ces durées sont celles du droit du travail applicable aux employeurs, y compris les associations employeuses.
- Bulletin de paie (double papier ou électronique) : 5 ans.
- Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié.
- Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, retraite : 5 ans.
- Charges sociales et taxe sur les salaires : 3 ans.
- Comptabilisation des horaires, heures d'astreinte et compensation : 1 an.
- Déclaration d'accident du travail (CPAM) : 5 ans.
Le registre unique du personnel est une obligation légale pour tout employeur, y compris les associations salarières.
Documents sur les locaux
Les titres de propriété se conservent toute la durée d'existence ; les bails durent le contrat + 5 ans ; les factures de 1 à 4 ans.
Les documents relatifs aux locaux de l'association obéissent à des durées dépendant de la nature du document : titres de propriété et actes de ventes, contrats de bail, états des lieux et quittances de loyer, contrats d'assurance, factures (gaz, électricité, eau, téléphonie, internet).
Les titres de propriété et actes de ventes se conservent pendant la durée d'existence de l'association ; il est conseillé de les conserver de manière illimitée. Les contrats de bail, états des lieux et quittances de loyer se conservent durée du contrat + 5 ans. Les contrats d'assurance se conservent durée du contrat + 2 ans. Les factures de gaz et d'électricité se conservent 2 ans. Les factures d'eau se conservent 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune, par exemple) et 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée. Les factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet se conservent 1 an.
Règle
La durée du contrat s'ajoute au délai de conservation post-contrat pour les bails et assurances.
- Titres de propriété et actes de ventes : durée d'existence de l'association (conseil : illimitée).
- Contrats de bail, états des lieux, quittances de loyer : durée du contrat + 5 ans.
- Contrat d'assurance : durée du contrat + 2 ans.
- Factures de gaz et d'électricité : 2 ans.
- Factures d'eau : 4 ans (personne publique) ou 2 ans (entreprise privée).
- Factures de téléphonie et internet : 1 an.
La distinction public/privé pour les factures d'eau reflète les différences de prescription applicables aux personnes publiques et privées.
Documents liés aux subventions
Les documents liés aux subventions (conventions, justificatifs, comptes rendus financiers) se conservent au moins 10 ans.
Les documents liés aux subventions sont les suivants : les conventions de subvention, les justificatifs d'utilisation des fonds et les comptes rendus financiers. Ils sont à conserver pendant au moins 10 ans.
La convention de subvention fixe les engagements du financeur et du bénéficiaire. Les justificatifs d'utilisation des fonds prouvent l'affectation des crédits. Les comptes rendus financiers rendent compte de l'exécution financière de la subvention.
Règle
La durée de 10 ans s'explique par les droits de contrôle des organismes publics et les délais de régularisation des comptes publics.
La non-conservation des documents de subvention peut entraîner le remboursement de la subvention en cas de contrôle infructueux.
Textes applicables
- Code de commerce : article L123-22Légifrance
- Livre des procédures fiscales : article L102 BLégifrance
- Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169ALégifrance
- Code civil : article 2224Légifrance
- Code de la sécurité sociale : article L244-3Légifrance
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5Légifrance
- Code du travail : article R1221-26Légifrance
- Code du travail : article D3171-16Légifrance
- Code du travail : article D4711-3Légifrance
Sources officielles
- OuvrirService-Public.fr
Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Vérifiée le 2026-10-04
Voir aussi
- Points ressource à la vie associative — associations.gouv.fr
- Trouver votre interlocuteur vie associative près de chez vous — Service-Public
- Code de commerce : article L.123-22 — Légifrance
- Livre des procédures fiscales : article L.102 B — Légifrance
- Code du travail : articles L.3243-1 à L.3243-5 — Légifrance
- Code du travail : article D.3171-16 (registre unique du personnel) — Légifrance
Les durées de conservation (création : durée d'existence ; fonctionnement : 5 ans minimum ; finances : 10 ans minimum ; fiscalité : 6 ans ; subventions : 10 ans minimum ; salariés : de 1 à 5 ans ; locaux : de 1 an à durée d'existence) sont celles indiquées par la fiche source. Vérifier les dernières évolutions auprès d'un point ressource à la vie associative.