Syndic de copropriété

Vue d'ensemble

Ce qu'il faut savoir avant de choisir, de contester ou de remplacer un syndic de copropriété : statuts possibles, procédure de désignation, missions, contrat et responsabilité.

Cette synthèse reprend les points essentiels de la gestion syndicale. Les détails sur les missions, le contenu du contrat, la transparence de la gestion et la responsabilité du syndic sont développés dans les sections suivantes.

Qu'est-ce qu'un syndic professionnel ?

Le syndic professionnel est une personne morale ou physique qui exerce, en son nom propre ou au sein d'une société, l'activité de syndic à titre rémunéré. Il se distingue du syndic non professionnel, qui exerce cette fonction sans lucrativité, parmi les copropriétaires de l'immeuble.

Le syndic professionnel doit obligatoirement remplir trois conditions cumulatives pour exercer son activité. Il doit être titulaire d'une carte professionnelle portant la mention *syndic de copropriété*, délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI). Il doit justifier d'une garantie financière, destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ou de détournement. Il doit enfin justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle, destinée à couvrir les dommages qu'il pourrait causer au syndicat des copropriétaires ou à un copropriétaire dans le cadre de son activité.

La désignation du syndic est différente entre une copropriété déjà existante et une copropriété nouvellement créée. Il existe également une procédure particulière en cas d'absence de désignation par l'assemblée générale des copropriétaires.

Quelles sont les missions du syndic professionnel ?

Les missions du syndic professionnel couvrent la gestion financière du syndicat, l'administration quotidienne de l'immeuble, la représentation du syndicat dans la vie civile et l'information des copropriétaires.

Le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Il établit le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical et le fait voter chaque année par l'assemblée générale. Il tient la comptabilité séparée du syndicat des copropriétaires : toutes les dépenses (frais d'assurance, ménage, gardien, eau, ascenseur…) et toutes les recettes (paiement des charges) sont enregistrées dans un grand livre ; il établit les comptes annuels et les fait voter en assemblée générale. Il établit le montant des charges dues par chaque copropriétaire, envoie les appels de fonds correspondants et assure le recouvrement des charges impayées.

Administration de l'immeuble

Le syndic administre l'immeuble, assure sa conservation et son entretien, et fait exécuter les travaux nécessaires en cas d'urgence. Il entretient les parties communes — nettoyage, petites réparations, entretien de l'ascenseur — et veille à la sécurité des occupants (normes incendie, par exemple). Il inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale tous les travaux qu'il juge utiles ou nécessaires pour la préservation de l'immeuble : réfection de la toiture, ravalement, rénovation énergétique, etc.

Assurances

Le syndic souscrit un contrat d'assurance multirisques immeuble et déclare les sinistres touchant les parties communes. Il souscrit également un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat des copropriétaires doit répondre, afin de couvrir les dommages subis par un copropriétaire ou un tiers du fait des parties communes de l'immeuble.

Représentation et contrats

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile (contrats avec les prestataires ou fournisseurs de l'immeuble), les actes d'acquisition ou d'aliénation des parties communes et en justice. Il doit obtenir l'autorisation de l'assemblée générale pour signer des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est lié.

Archives, salariés et accès en ligne

Le syndic gère les archives du syndicat des copropriétaires et les salariés de la copropriété (par exemple le gardien) : il engage et met fin aux contrats et fixe les conditions de leur travail. Il doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents concernant la gestion de l'immeuble et des lots, accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel ; les documents doivent être téléchargeables et imprimables.

Si le syndic ne transmet pas les documents au-delà d'un mois au conseil syndical qui en fait la demande, 15 € par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle. Ces pénalités sont déduites de sa rémunération lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale des copropriétaires.

Comment le syndic professionnel est-il désigné ?

La désignation du syndic professionnel suit une procédure encadrée, qui diffère selon qu'il s'agit d'une copropriété existante ou d'une copropriété nouvellement créée.

Dans une copropriété existante, le syndic est désigné lors de l'assemblée générale des copropriétaires par un vote à la majorité absolue (dite majorité de l'article 25). La désignation suit trois étapes : mise en concurrence des syndics, notification des projets de contrat, puis vote des candidatures les unes après les autres.

Si aucun candidat n'obtient la majorité absolue de l'article 25, mais que l'un au moins recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est possible de recourir à un second vote immédiat à la majorité de l'article 24 (majorité des voix des personnes présentes, représentées ou ayant voté par correspondance).

Nouvelle copropriété et absence de désignation

Une copropriété nouvellement créée et une copropriété dont l'assemblée générale n'a pas réussi à désigner un syndic relèvent de procédures particulières.

Une nouvelle copropriété doit obligatoirement désigner un syndic provisoire à sa création. En principe, ce syndic est mis en place par le promoteur immobilier ; sa désignation est mentionnée dans le règlement de copropriété, pour une durée d'un an maximum. À l'expiration de ce délai, son contrat prend automatiquement fin. C'est pourquoi le syndic provisoire a l'obligation de convoquer la première assemblée générale des copropriétaires durant cette année.

Dans les deux situations — nouvelle copropriété ou absence de désignation —, le vote en assemblée générale suit les règles de majorité de la loi du 10 juillet 1965 : la majorité absolue de l'article 25 s'impose pour la désignation du syndic.

Contrat et durée du mandat du syndic professionnel

Le mandat donné au syndic pour gérer l'administration et les finances de la copropriété prend la forme d'un contrat-type dont le contenu est réglementé. Ce contrat-type est obligatoire pour le syndic professionnel.

Le contrat fixe la durée du mandat (avec date de début et de fin), les conditions de la rémunération, le détail des prestations et les conditions d'exécution de la mission. Le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée, dont la durée doit être obligatoirement prévue par un vote en assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic qui ne respecte pas le contrat-type peut être condamné à une amende administrative d'un montant maximum de 3 000 € pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale.

Fin du mandat et transparence de la gestion

Le mandat du syndic prend fin par un non-renouvellement ou une résiliation anticipée. La loi impose par ailleurs une transparence renforcée sur la gestion de la copropriété, à travers un accès documentaire encadré.

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. Elle doit alors inscrire à l'ordre du jour d'une assemblée générale tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat : la désignation d'un nouveau syndic et la fixation d'une date anticipée de fin de contrat. Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette assemblée générale.

Documents accessibles au conseil syndical

Le syndic doit mettre à disposition, au minimum : la liste de tous les copropriétaires ; les balances générales des comptes du syndicat et le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ; les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat ; les assignations en justice délivrées au nom du syndicat concernant les procédures en cours et les décisions dont les délais de recours n'ont pas expiré ; sa carte professionnelle, l'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et l'attestation de garantie financière en cours de validité.

Documents accessibles à l'ensemble des copropriétaires

Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les actes les modifiant s'ils ont été publiés ; la dernière fiche synthétique de la copropriété ; le carnet d'entretien de l'immeuble ; les diagnostics techniques des parties communes en cours de validité ; les contrats d'assurance de l'immeuble en cours de validité ; l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic (à l'exclusion des contrats de travail) ; les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ; les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et les devis de travaux approuvés ; le contrat du syndic en cours.

Documents concernant le lot d'un copropriétaire

Le compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ; le montant des charges courantes du budget prévisionnel et les charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payées par le copropriétaire ; le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot après approbation des comptes ; les appels de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années.

Qu'est-ce qu'un syndic non professionnel ?

Le syndic non professionnel est une personne physique, obligatoirement copropriétaire de l'immeuble, qui assure la fonction de syndic sans exercer cette activité à titre lucratif ou professionnel. Il n'a donc pas à posséder de carte professionnelle.

Il existe deux types de syndic non professionnel. Le syndic bénévole est une personne physique, propriétaire d'un ou plusieurs lots dans la copropriété ; il peut être un copropriétaire occupant (habité sur place) ou non. Le syndic coopératif est également une personne physique, mais il doit remplir deux conditions cumulatives : être propriétaire d'un ou plusieurs lots de copropriété et être président du conseil syndical.

Le contrat du syndic non professionnel dépend de son statut de rémunération. Le syndic non rémunéré — qui ne perçoit aucune rémunération ou uniquement le remboursement des frais nécessaires exposés pour la copropriété — n'est pas tenu de proposer un contrat conforme au contrat-type. Le syndic rémunéré, en revanche, doit se conformer au contrat-type, qui fixe la durée du mandat, le détail des missions et les conditions de la rémunération. Le mandat du syndic non professionnel est d'une durée maximale de 3 ans, renouvelable à la majorité absolue. Si le syndic bénévole cesse d'être copropriétaire — par exemple en cas de vente de son bien —, son mandat reste valable pendant 3 mois ; durant ce délai, il convoque une assemblée générale et inscrit à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic.

Responsabilité civile et pénale du syndic

La responsabilité du syndic — professionnel ou non professionnel — peut être engagée lorsqu'il commet une faute, civile ou pénale, dans le cadre de ses fonctions, à l'origine d'un dommage.

La responsabilité civile du syndic peut être engagée par le syndicat des copropriétaires, par un ou plusieurs copropriétaires, ou par des tiers. À l'égard du syndicat, le syndic est son mandataire : en vertu du contrat de syndic qui lie les parties, sa responsabilité est dite contractuelle. Pour l'engager, le syndicat doit prouver que le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète ses missions et que cette faute est à l'origine d'un dommage financier ou matériel.

Manquements ouvrant action

La responsabilité du syndic a pu être retenue dans les cas suivants : manquement à son obligation d'exécuter les décisions d'assemblée générale ; commande de travaux non urgents sans autorisation de l'assemblée ; commande de travaux supplémentaires non autorisés ; règlement de façon erronée ou abusive des factures à des prestataires ou fournisseurs ; appel de fonds insuffisants pour couvrir les dépenses courantes de l'immeuble ou les réparations nécessaires ; défaut de réalisation des travaux de réfection utiles ; défaut d'information sur la nécessité de souscrire une assurance dommages-ouvrage pour des travaux de ravalement.

Responsabilité envers les copropriétaires et les tiers

À l'égard d'un copropriétaire, il faut prouver une faute du syndic dans l'exercice de ses missions (ou une faute étrangère à ses fonctions) à l'origine d'un dommage personnel — financier, matériel ou moral. À l'égard des tiers — salariés du syndicat, locataires, fournisseurs, prestataires, voisins —, le syndic est responsable de ses agissements à titre personnel et dans le cadre de ses fonctions. Un syndic engage ainsi sa responsabilité envers un entrepreneur en lui passant une commande de travaux importante tout en sachant que le syndicat n'a pas les fonds suffisants pour le payer.

Pour engager la responsabilité du syndic, il faut identifier le manquement, s'assurer qu'il est à l'origine du dommage, en évaluer le montant (à l'aide de devis ou de factures), puis adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, détaillant les faits, les manquements reprochés et la demande de compensation financière ou de rectification. Cette mise en demeure est obligatoire pour toute action en justice du syndicat contre son syndic. L'action se porte devant le tribunal judiciaire du domicile du défendeur (siège du syndic) : l'accompagnement par un avocat est recommandé si le litige est inférieur ou égal à 10 000 €, et obligatoire s'il est supérieur à 10 000 €. En cas d'infraction pénale, un dépôt de plainte est possible. Il est recommandé à tout syndic non professionnel de souscrire une assurance responsabilité civile.