Qu'est-ce qu'un usage d'entreprise ?

Vue d'ensemble

Ce qu'il faut retenir sur l'usage d'entreprise : définition, critères, mise en place, dénonciation et moyens de preuve.

Cette synthèse ne détaille pas l'ensemble des cas d'espèce ni les usages professionnels propres à une branche ; les développements figurent dans les sections suivantes.

Qu'est-ce qu'un usage d'entreprise ?

Un usage d'entreprise est un avantage accordé librement et de manière répétée par l'employeur à ses salariés.

L'usage se caractérise par l'absence d'obligation : il est accordé sans que la loi, la convention collective ou le contrat de travail ne le lui impose.

• Avantage accordé aux salariés.
• Librement : aucune obligation légale, conventionnelle ou contractuelle.
• De manière répétée : l'usage traduit une pratique constante.
• Exemples : versement d'une prime particulière, octroi de congés supplémentaires.

L'usage se distingue ainsi d'un droit ouvert par la loi, par un accord collectif ou par le contrat de travail.

Quels sont les critères définissant un usage ?

Pour être reconnue comme un usage, la pratique de l'employeur doit respecter trois critères.

Cette pratique doit respecter les 3 critères suivants : généralité, constance et fixité.

• Généralité : l'avantage doit être accordé à tout le personnel ou à une catégorie du personnel (ouvriers de la maintenance, par exemple).
• Constance : l'avantage doit être attribué régulièrement (une prime versée depuis plusieurs années, par exemple).
• Fixité : l'avantage doit être déterminé selon des règles précises (une prime dont le mode de calcul est défini et fixé à l'avance avec des critères objectifs, par exemple).

Le cumul des trois critères conditionne la reconnaissance de l'usage : une pratique qui en méconnaîtrait un seul ne pourrait pas être qualifiée d'usage d'entreprise.

Exemples d'usage d'entreprise

Certaines pratiques sont expressément présentées comme pouvant constituer un usage d'entreprise.

• Prime de fin d'année d'un montant ou d'un mode de calcul fixe, accordée à tout le personnel tous les ans depuis 5 ans.
• Versement d'une prime particulière.
• Octroi de congés supplémentaires.

Ces exemples illustrent la combinaison des critères de généralité, de constance et de fixité : montant ou mode de calcul fixe, attribution à tout le personnel et répétition dans le temps.

Comment l'usage est-il mis en place ?

La mise en place de l'usage ne suppose aucune formalité particulière.

L'usage est mis en place sans procédure particulière par l'employeur et ne fait pas l'objet d'un écrit.

L'absence d'écrit explique que la preuve de l'usage repose sur des éléments de fait, examinés plus loin.

L'employeur peut-il supprimer ou modifier un usage ?

L'employeur peut mettre un terme à un usage : c'est la dénonciation.

Oui, l'employeur peut supprimer ou modifier un usage. C'est ce que l'on appelle la dénonciation d'un usage.

• Suppression de l'usage : possible.
• Modification de l'usage : possible.
• Justification : l'employeur n'a pas à motiver sa décision.
• Condition : respecter la procédure de dénonciation.

La possibilité de dénoncer l'usage est une prérogative de l'employeur, mais son exercice est encadré par la procédure décrite dans la section suivante.

Procédure de dénonciation

La dénonciation d'un usage obéit à une procédure en plusieurs étapes.

L'employeur doit respecter la procédure suivante : informer le comité social et économique (CSE), lorsqu'il existe, de la nature et de la date d'application de l'avantage supprimé ou modifié ; informer individuellement chaque salarié concerné ; et respecter un délai de prévenance suffisant.

• Informer le comité social et économique (CSE), lorsqu'il existe, de la nature et de la date d'application de l'avantage supprimé ou modifié.
• Informer individuellement chaque salarié concerné, par lettre simple ou recommandée.
• Respecter un délai de prévenance suffisant pour permettre le dialogue et laisser place à une négociation éventuelle.

Si l'employeur souhaite supprimer un complément de 13ᵉ mois versé en décembre, il doit avertir en mai chaque salarié individuellement et en juin les représentants du personnel.

La procédure de dénonciation — information du CSE lorsqu'il existe, information individuelle des salariés, respect d'un délai de prévenance — doit être respectée même si l'employeur et les salariés sont d'accord sur la suppression ou la modification de l'usage.

Conséquences de la dénonciation

La régularité de la dénonciation produit des effets sur les droits des salariés.

Lorsque l'employeur a informé le CSE (lorsqu'il existe) et les salariés individuellement, en respectant un délai suffisant, les salariés ne peuvent plus prétendre au maintien de l'avantage que l'employeur leur accordait jusque-là.

• Information du CSE (lorsqu'il existe).
• Information individuelle des salariés.
• Délai de prévenance suffisant.
• Effet : les salariés ne peuvent plus prétendre au maintien de l'avantage.

Le respect cumulé des trois éléments — information du CSE, information individuelle, délai suffisant — conditionne la régularité de la dénonciation et donc la perte de l'avantage.

Que faire si l'employeur n'applique pas l'usage ?

L'usage bénéficie d'une force contraignante à l'égard de l'employeur tant qu'il n'a pas été régulièrement dénoncé.

L'usage s'impose à l'employeur. Si les règles de dénonciation d'usage ne sont pas respectées, l'usage d'entreprise doit continuer de s'appliquer et le salarié peut réclamer son maintien à l'employeur.

• Force contraignante : l'usage s'impose à l'employeur.
• Dénonciation irrégulière : l'usage continue de s'appliquer.
• Maintien : le salarié peut le réclamer à l'employeur.
• Recours : saisine du conseil de prud'hommes en cas de litige.

Un modèle de document permet de réclamer le maintien de l'usage ; à défaut de solution, le salarié peut saisir directement le conseil de prud'hommes.

Comment prouver l'existence d'un usage ?

La charge de la preuve de l'existence de l'usage pèse sur le salarié qui l'invoque.

Le salarié qui demande l'application d'un usage doit apporter la preuve de son existence.

• Témoignages d'autres salariés.
• Bulletins de salaire.
• Affichage dans l'entreprise.
• Tout autre élément établissant la répétition et la constance de l'avantage.

La liberté de la preuve permet de s'appuyer sur des éléments variés, dès lors qu'ils établissent la réalité de la pratique invoquée et son caractère constant et général.

Ce qu'il faut retenir en pratique

Quelques réflexes permettent de faire valoir un usage d'entreprise et de s'opposer à une dénonciation irrégulière.

• Identifier la pratique susceptible de constituer un usage.
• Vérifier les 3 critères : généralité, constance et fixité.
• Rassembler les preuves de l'existence de l'usage.
• En cas de suppression ou de modification, vérifier que la procédure de dénonciation a été respectée.
• Si la procédure n'a pas été respectée, réclamer le maintien de l'usage auprès de l'employeur.
• En cas de litige, saisir le conseil de prud'hommes.

• Conserver les bulletins de salaire et tout document attestant la pratique.
• Recueillir d'éventuels témoignages d'autres salariés.
• Vérifier la date d'application annoncée en cas de modification de l'avantage.
• Utiliser le modèle de document permettant de réclamer le maintien de l'usage.

L'usage d'entreprise, né d'une pratique libre et répétée, s'impose à l'employeur tant qu'il n'a pas été dénoncé selon la procédure prévue ; à défaut, le salarié peut en réclamer le maintien.