Copie certifiée conforme d'un document délivré par une administration française

Vue d'ensemble

Vous avez une démarche à faire et vous vous demandez si une copie certifiée conforme des documents à fournir est nécessaire ou si une simple copie suffit ? Les règles varient selon que la démarche est faite auprès d'une administration française ou étrangère, et selon la nature du document. Cette synthèse présente l'essentiel.

La synthèse ci-dessous présente les règles générales. Les cas des actes judiciaires et authentiques, ainsi que les règles applicables lorsque la copie est destinée à l'étranger, sont détaillés dans les sections suivantes.

Qu'est-ce qu'une copie certifiée conforme ?

Avant de savoir si la certification est obligatoire, il faut comprendre ce que recouvre cette formalité et en quoi elle se distingue d'une simple photocopie.

Une photocopie ordinaire se contente de reproduire le document. La copie certifiée conforme ajoute une attestation portée par l'autorité qui certifie. C'est cette différence qui explique que la certification ne puisse pas être exigée entre administrations françaises, alors qu'elle peut l'être par une administration étrangère.

La certification ne porte que sur la conformité de la copie à l'original présenté. Elle ne préjuge ni de l'authenticité du document d'origine ni de sa validité juridique.

La règle générale : une photocopie lisible suffit

Deux situations doivent être distinguées : la démarche auprès d'une administration française et la démarche auprès d'une administration étrangère. Dans le premier cas, la certification conforme n'est pas exigible.

Une administration française ne peut pas exiger, pour l'étude de votre dossier, une copie certifiée conforme à l'original d'un document délivré par une autre administration française. Une simple photocopie lisible du document original doit être acceptée.

Cette règle vaut pour les documents délivrés par une administration française. Elle ne s'applique pas de la même manière lorsqu'un document étranger est en cause ou lorsque le destinataire est une administration étrangère.

Des exemples concrets

Deux exemples permettent d'illustrer la règle selon la nature du destinataire de la copie.

Ces exemples montrent que la règle ne dépend pas de la nature du document, mais de l'identité du destinataire : administration française ou administration étrangère.

Récapitulatif selon le destinataire

Le tableau suivant synthétise ce qui peut être exigé selon que le destinataire de la copie est une administration française ou une administration étrangère.

En cas de doute sur la validité d'une photocopie destinée à une administration française, le service peut demander la présentation de l'original, par lettre recommandée avec AR.

En cas de doute sur la validité de la photocopie

L'acceptation d'une simple photocopie n'empêche pas le service de vérifier, en cas de doute, que le document est bien authentique. Il peut alors demander la présentation de l'original.

En cas de doute sur la validité de la photocopie, le service qui étudie votre demande peut vous demander de présenter l'original du document.

Cette procédure encadre la demande de présentation de l'original : elle doit être motivée et notifiée par écrit. Elle ne remet pas en cause le principe selon lequel une photocopie lisible doit être acceptée en première intention.

Les actes judiciaires et authentiques

Pour certains documents, la question ne porte pas sur une certification mais sur qui est habilité à délivrer la copie. Les règles varient selon le type de document.

Certaines copies ou ampliations ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit.

• Copie d'un jugement : adressez-vous à votre avocat ou au greffe du tribunal qui a prononcé la décision.
• Copie d'un acte authentique établi par un notaire : contactez par écrit le notaire qui a établi l'acte.
• Ampliation : document délivré par l'autorité compétente, selon les règles propres à chaque type d'acte.

Les règles varient selon le type de document. Il est donc conseillé de vérifier au préalable auprès de l'autorité ou du professionnel concerné quelle pièce est délivrée et selon quelles modalités.

Faire certifier une copie en France

Lorsqu'une copie certifiée conforme est effectivement demandée, notamment par une administration étrangère, vous pouvez vous adresser à plusieurs interlocuteurs en France.

En France, vous pouvez vous adresser à une mairie, une préfecture ou un notaire.

• Vérifier, avant de faire la démarche, si elle se fait obligatoirement sur place (avec éventuelle prise de rendez-vous) ou si elle peut se faire par courrier.
• Préciser que la copie certifiée conforme est demandée par une administration étrangère.

Le fait de préciser la destination étrangère de la copie permet à l'autorité de choisir la forme de certification adaptée à la demande.

Faire certifier une copie à l'étranger

Si vous résidez à l'étranger, la certification peut être réalisée auprès des représentations françaises.

À l'étranger, vous pouvez vous adresser à une ambassade ou à un consulat français.

• Vérifier si la démarche se fait obligatoirement sur place (avec éventuelle prise de rendez-vous) ou si elle peut se faire par courrier.
• Préciser que la copie certifiée conforme est demandée par une administration étrangère.

Des frais peuvent être exigés pour la certification effectuée à l'étranger.

Quand la copie est exigée par une administration étrangère

La règle s'inverse lorsque le destinataire de la copie est une administration étrangère : celle-ci peut exiger une certification conforme.

Une administration étrangère peut exiger, pour l'étude de votre dossier, une copie certifiée conforme à l'original d'un document délivré par une administration française.

La démarche varie selon que vous êtes en France ou à l'étranger : en France, vous vous adressez à une mairie, une préfecture ou un notaire ; à l'étranger, à une ambassade ou à un consulat français.

Démarche sur place ou par courrier

Selon l'autorité sollicitée, la certification peut se faire en vous déplaçant ou à distance. Cette modalité conditionne l'organisation de votre démarche.

Avant de faire la démarche, vérifiez si la démarche se fait obligatoirement sur place (avec éventuelle prise de rendez-vous) ou si elle peut se faire par courrier.

Lorsque la démarche se fait sur place, une prise de rendez-vous peut être exigée par l'autorité.

Sanctions en cas de fraude

La certification conforme atteste de la fidélité d'une copie à un original. Toute manipulation frauduleuse est sanctionnée.

Vous risquez des sanctions pénales en cas de fraude ou de tentative de fraude, notamment pour faux et usage de faux ou escroquerie.

Où s'adresser et se faire aider

Selon votre situation, plusieurs interlocuteurs peuvent vous renseigner sur la forme attendue de la copie.

• Mairie : pour la certification conforme d'une copie destinée à une administration étrangère.
• Préfecture : pour les mêmes démarches de certification.
• Notaire : pour les actes authentiques et les copies d'actes notariés. La profession relève du Conseil supérieur du notariat.
• Ambassade ou consulat français à l'étranger : pour les démarches réalisées hors de France.
• Maison de justice et du droit : pour un accompagnement dans vos démarches près de chez vous.

Avant de vous déplacer, vérifiez si la démarche se fait sur place, avec éventuellement une prise de rendez-vous, ou si elle peut être effectuée par courrier.

Points de vigilance

Quelques points doivent être gardés à l'esprit pour éviter une démarche inutile ou une exigence infondée.

• Distinguer le destinataire : la règle dépend de la nature (française ou étrangère) de l'administration qui réclame la copie.
• Ne pas confondre photocopie et certification : entre administrations françaises, une photocopie lisible suffit.
• Anticiper la présentation de l'original : un service peut la demander s'il doute de la validité de la photocopie.
• Vérifier la voie de dépôt : la démarche peut se faire sur place, avec rendez-vous, ou par courrier.
• Conserver les échanges écrits : la demande de présentation de l'original est notifiée par lettre recommandée avec AR.

En cas de doute sur la forme attendue, il est préférable de se renseigner directement auprès du service destinataire avant d'engager la démarche de certification.