La réponse directe
L'ordre du jour de l'assemblée générale d'une association est fixé selon les conditions définies dans les statuts. Il correspond aux différents points, appelés résolutions, qui seront soumis au vote des membres. Les statuts doivent donc préciser qui a autorité pour déterminer l'ordre du jour et dans quelles conditions les membres peuvent demander l'inscription d'une question.
L'ordre du jour doit être établi pour chaque assemblée générale, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire. Il ne s'improvise pas en séance. Les points qui y figurent doivent être formulés de manière précise, figurer dans la convocation et être effectivement soumis à la délibération.
L'assemblée générale ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour et figurant dans la convocation. Elle doit en revanche délibérer sur tous les points inscrits. Le président de séance ne peut pas décider d'écarter une question prévue. Il ne peut lever la séance que lorsque l'ordre du jour a été épuisé.
Une décision prise sur un point qui ne figurait pas à l'ordre du jour peut être contestée en justice et annulée. Une question insuffisamment précise peut également entraîner l'annulation de la délibération si les membres n'ont pas été en mesure de se prononcer en connaissance de cause.
Pourquoi l'ordre du jour est un acte juridique
L'ordre du jour n'est pas un simple programme de réunion. Il délimite le pouvoir de décision de l'assemblée. Ce qui n'y figure pas ne peut pas être valablement voté. Ce qui y figure doit être examiné. Cette double règle protège les membres et la stabilité des décisions.
Elle protège d'abord les membres. Une décision prise sans que les membres aient été informés de son objet ne peut pas être considérée comme régulière. Les membres doivent pouvoir préparer les débats, consulter les documents et se prononcer en connaissance de cause.
Elle protège ensuite l'association. Une délibération irrégulière peut être annulée, ce qui remet en cause ses effets. Une élection contestée, une modification statutaire annulée ou une dissolution irrégulière peuvent créer une insécurité juridique durable. Le respect de l'ordre du jour est donc une garantie de validité.
Elle protège enfin les dirigeants. Un président qui suit un ordre du jour régulier peut justifier que les décisions ont été prises dans le cadre prévu. Un président qui improvise expose sa responsabilité et celle de l'association.
Ce que les statuts doivent prévoir
Les statuts sont la source première de l'ordre du jour. Ils doivent indiquer les conditions dans lesquelles il est arrêté. Service-Public recommande d'y prévoir, ou dans le règlement intérieur, deux éléments essentiels.
Le premier est la personne ou l'instance qui a autorité pour déterminer l'ordre du jour. Selon les associations, il peut s'agir du conseil d'administration, du bureau, du président, ou de l'assemblée elle-même selon des modalités particulières. Le choix doit être clair, car une ambiguïté peut donner lieu à contestation.
Le second est la possibilité pour les membres de demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour. Les statuts peuvent prévoir un délai, une forme de demande, un nombre minimum de membres ou une procédure de validation. Ces règles permettent d'éviter les demandes tardives ou fantaisistes, tout en garantissant le droit de proposition des membres.
Les statuts ou le règlement intérieur peuvent également prévoir les sujets qui doivent être inscrits périodiquement à l'ordre du jour. Cette prévoyance facilite la vie de l'association et évite les oublis.
Les points qui reviennent périodiquement
Service-Public cite trois exemples de sujets qui peuvent être inscrits périodiquement à l'ordre du jour : l'approbation des comptes et du rapport d'activités, le vote du budget prévisionnel et la désignation des dirigeants, c'est-à-dire des membres du bureau.
Ces points ne sont pas nécessairement obligatoires à chaque assemblée. Ils dépendent des statuts et de la taille de l'association. Mais ils structurent la vie associative. Une assemblée générale qui n'approuve jamais les comptes ou qui ne renouvelle jamais ses dirigeants peut créer des difficultés de fonctionnement et de gouvernance.
L'approbation des comptes permet de vérifier la gestion financière de l'association. Le rapport d'activités permet de rendre compte de l'action menée. Le budget prévisionnel permet d'autoriser les dépenses à venir. La désignation des dirigeants permet d'assurer la continuité de l'administration.
D'autres sujets peuvent être prévus selon l'activité : modification des statuts, dissolution, adhésion à une fédération, changement de siège, autorisation d'emprunt, conclusion d'un contrat important. Les statuts peuvent fixer les décisions qui relèvent obligatoirement de l'assemblée générale.
Les règles dégagées par les tribunaux
Au-delà des statuts, certains principes ont été dégagés par les tribunaux. Ils s'appliquent aux associations qui tiennent une assemblée générale, même lorsque les statuts ne les reprennent pas expressément.
Le premier principe est celui de la précision du libellé. Le libellé des questions inscrites à l'ordre du jour doit être précis pour permettre aux membres de préparer les débats. Une formule vague comme « questions relatives à la gestion » ne permet pas de savoir ce qui sera voté.
Le deuxième principe est celui de la clarté du sens du vote. Le libellé d'un point ne peut pas être à la fois positif et négatif. Service-Public donne l'exemple du maintien ou non d'une personne en tant que directeur. Un tel libellé ne permet pas d'interpréter le vote de manière univoque : un « oui » peut signifier le maintien ou son rejet selon la manière dont la question est comprise. La délibération serait inapplicable.
Le troisième principe concerne la rubrique « questions diverses ». Elle peut figurer à l'ordre du jour, mais elle ne doit porter que sur des points mineurs n'ayant pas d'incidence sur le fonctionnement et l'activité de l'association. Elle ne peut pas servir à contourner l'exigence d'inscription préalable des décisions importantes.
Le quatrième principe est celui de la limitation du débat aux points inscrits. L'assemblée générale doit délibérer uniquement sur les points inscrits à l'ordre du jour et figurant dans la convocation. Une décision prise sur un point absent peut être contestée et annulée.
Le cinquième principe est celui de l'obligation d'examiner tous les points inscrits. L'assemblée doit délibérer sur tous les points de l'ordre du jour. Le président de séance ne peut pas écarter une question prévue. Il ne peut lever la séance que lorsque l'ordre du jour a été épuisé.
Le sixième principe est celui de la sanction. Une décision prise sur un point absent de l'ordre du jour peut être contestée en justice et annulée. Une question insuffisamment précise peut également entraîner l'annulation si les membres n'ont pas été en mesure de se prononcer en connaissance de cause.
Préparer l'assemblée : un calendrier de travail
Fixer l'ordre du jour suppose de travailler en amont. Une association qui découvre les points à traiter la veille de l'assemblée ne peut pas préparer sérieusement les débats. Il est donc utile de construire un calendrier simple.
La première étape consiste à recenser les décisions à prendre. Le bureau ou l'instance compétente examine les échéances : approbation des comptes, renouvellement des dirigeants, budget, projets d'activité, demandes de subvention, modifications statutaires. Chaque point est formulé de manière précise.
La deuxième étape consiste à vérifier les statuts. L'instance compétente vérifie qui peut inscrire un point, dans quel délai et selon quelle forme. Elle vérifie aussi les règles de quorum et de majorité applicables à chaque décision. Une modification statutaire et une élection ne suivent pas nécessairement les mêmes règles.
La troisième étape consiste à préparer les documents. Les membres doivent recevoir les informations utiles : rapport d'activités, comptes, budget, projets de résolution. Ces documents permettent une délibération éclairée et réduisent le risque de contestation.
La quatrième étape consiste à convoquer les membres. La convocation comporte la date, le lieu, l'heure et l'ordre du jour. Elle respecte le délai prévu par les statuts. Il est prudent de conserver une preuve d'envoi.
La cinquième étape consiste à préparer la séance. Le président et le secrétaire disposent d'un exemplaire de l'ordre du jour, des documents et des règles de vote. Ils peuvent ainsi conduire les débats et rédiger un procès-verbal fidèle.
Quorum et majorités : des règles à connaître avant de voter
L'ordre du jour ne dit pas tout. Pour que les décisions soient valables, il faut aussi respecter les règles de quorum et de majorité prévues par les statuts.
Le quorum est le nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l'assemblée puisse délibérer. Il peut être exprimé en nombre de membres ou en pourcentage des adhérents. Les statuts peuvent prévoir des quorums différents selon la nature de la décision.
La majorité est le nombre de voix nécessaires pour adopter une résolution. Elle peut être la majorité des présents, la majorité des membres, une majorité qualifiée ou l'unanimité. Les statuts fixent ces règles. À défaut, il faut se référer aux règles générales applicables et, en cas de doute, demander conseil.
Le mode de scrutin doit être clair. Un vote à main levée, un vote secret ou un vote par correspondance peuvent produire des résultats différents. Les statuts peuvent prévoir le mode de scrutin. Il est prudent de l'indiquer dans la convocation ou de le rappeler en début de séance.
Le décompte des voix doit être fidèle. Le procès-verbal mentionne le nombre de votants, le nombre de voix pour, contre et abstentions. Ces éléments permettent de vérifier la régularité de la décision.
Une trame possible pour l'ordre du jour
Il n'existe pas de modèle unique d'ordre du jour. Chaque association adapte sa trame à ses statuts et à son activité. Une trame simple peut cependant aider à ne rien oublier.
On peut commencer par l'ouverture de la séance, la vérification des pouvoirs et la désignation du président et du secrétaire de séance. On poursuit par l'approbation du procès-verbal de l'assemblée précédente. On examine ensuite le rapport d'activités, les comptes, le budget, les projets et les questions statutaires. On termine par les élections, les questions diverses et la clôture.
Cette trame n'est pas obligatoire. Elle doit être adaptée. L'essentiel est que chaque point soit formulé de manière précise et que les membres puissent comprendre ce qui sera voté.
La convocation et l'information des membres
L'ordre du jour doit figurer dans la convocation. C'est ce qui permet aux membres de savoir ce qui sera discuté et de préparer leur participation. Une convocation qui ne comporte pas l'ordre du jour, ou qui le modifie après l'envoi, expose les délibérations à contestation.
Les statuts fixent les modalités de convocation : qui convoque, dans quel délai, par quel moyen, à quelle adresse. Ils peuvent prévoir une convocation par courrier, par courriel ou par remise en main propre. Certaines associations prévoient une publication sur un espace membre ou un affichage dans les locaux.
Le délai de convocation est important. Il doit permettre aux membres de s'organiser et de prendre connaissance des documents. Les statuts peuvent prévoir un délai minimal. À défaut, il est prudent de retenir un délai raisonnable, adapté à la taille de l'association et à l'importance des décisions.
Il est recommandé de joindre à la convocation les documents utiles : rapport d'activités, comptes, budget prévisionnel, projet de modification des statuts, liste des candidats au bureau. Ces documents permettent une délibération éclairée. Ils ne remplacent pas l'ordre du jour, mais ils le complètent.
Le déroulement de l'assemblée
L'assemblée générale se déroule selon l'ordre du jour. Le président de séance dirige les débats, mais il ne décide pas seul de ce qui doit être examiné. Il doit suivre l'ordre du jour et permettre l'examen de chaque point.
Le président peut organiser les débats, donner la parole, clore une discussion lorsque le sujet a été suffisamment traité. Il peut également constater qu'un point a été retiré par l'auteur de la demande, si les statuts le permettent. Mais il ne peut pas écarter un point inscrit sans base statutaire ou sans accord de l'assemblée.
Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal. Ce document doit mentionner les décisions prises, les votes et, le cas échéant, les réserves exprimées. Il doit être conservé avec les autres documents de l'association. Le procès-verbal permet de prouver que l'ordre du jour a été respecté.
Il est utile de tenir une feuille de présence. Elle permet de vérifier le quorum et de justifier de la participation des membres. Les statuts peuvent prévoir des règles de quorum et de majorité. Le respect de ces règles conditionne la validité des décisions.
Le rôle du règlement intérieur
Le règlement intérieur peut compléter les statuts sur l'organisation de l'assemblée générale. Il peut préciser les modalités de convocation, la constitution de l'ordre du jour, les délais de dépôt des questions, les règles de débat et les modalités de vote.
Le règlement intérieur n'a pas la même valeur que les statuts. Il ne peut pas les contredire. Il doit être adopté selon les règles prévues par les statuts et être porté à la connaissance des membres. Une association qui dispose d'un règlement intérieur clair réduit les risques de contestation.
Le règlement intérieur est également un outil pédagogique. Il explique aux nouveaux membres comment se déroule une assemblée, comment proposer un point et comment voter. Il facilite la participation et la transmission des pratiques.
Il est recommandé de relire le règlement intérieur lorsque les statuts sont modifiés. Une incohérence entre les deux documents peut créer une ambiguïté sur les règles applicables. La mise à jour régulière évite ces difficultés.
Les questions diverses
La rubrique « questions diverses » est souvent utilisée pour évoquer des sujets qui n'ont pas été inscrits à l'ordre du jour. Elle peut être utile, mais elle doit rester limitée.
Service-Public précise qu'elle ne doit porter que sur des points mineurs n'ayant pas d'incidence sur le fonctionnement et l'activité de l'association. Une décision importante ne peut pas être prise sous couvert de questions diverses. Une élection, une modification statutaire ou une dissolution ne peuvent pas être décidées de cette manière.
Les questions diverses peuvent servir à informer les membres, à recueillir des suggestions ou à programmer un prochain point. Elles ne peuvent pas servir à contourner l'exigence d'inscription préalable. Une décision prise en questions diverses sur un sujet important serait fragile.
La contestation d'une délibération
Une délibération prise dans des conditions irrégulières peut être contestée devant le juge. Les motifs peuvent être nombreux : absence d'inscription à l'ordre du jour, libellé imprécis, convocation irrégulière, défaut de quorum, violation des statuts.
Le juge apprécie les circonstances. Il peut annuler la délibération si l'irrégularité a privé les membres d'une information ou d'une possibilité de se prononcer. Il peut aussi tenir compte de la bonne foi et de l'absence de préjudice. Chaque situation est examinée au cas par cas.
La meilleure prévention est la rigueur. Un ordre du jour clair, une convocation régulière, des documents accessibles et un procès-verbal fidèle réduisent fortement le risque de contestation. Ils permettent aussi de démontrer que les décisions ont été prises dans l'intérêt de l'association.
Alsace-Moselle : une règle spécifique
Pour les associations ayant leur siège dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin ou la Moselle, l'assemblée générale est un organe obligatoire. Les statuts déterminent les conditions de convocation et les règles relatives à la fixation de l'ordre du jour.
L'assemblée générale ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour figurant dans la convocation, et les questions doivent être formulées de manière suffisamment précise. Certaines décisions importantes, par exemple la modification des statuts ou la dissolution, relèvent obligatoirement de la compétence de l'assemblée générale.
Ce régime de droit local se superpose aux règles générales. Les associations concernées doivent donc vérifier leurs statuts et les textes applicables en Alsace-Moselle. Une association qui applique les règles générales sans tenir compte du droit local peut commettre des irrégularités.
Cas particuliers
L'assemblée générale constitutive est celle qui précède la déclaration de l'association. Elle adopte les statuts et désigne les premiers dirigeants. Son ordre du jour doit être établi avec soin, car il conditionne la validité de la création.
L'assemblée générale extraordinaire est convoquée pour des décisions importantes, notamment la modification des statuts ou la dissolution. Les statuts fixent les conditions de convocation, de quorum et de majorité. L'ordre du jour doit mentionner précisément les modifications envisagées.
Les associations qui emploient des salariés peuvent avoir des obligations d'information ou de consultation spécifiques. Elles ne relèvent pas de l'ordre du jour de l'assemblée générale au sens strict, mais elles doivent être intégrées au calendrier de l'association.
Les associations membres d'une fédération peuvent avoir des obligations statutaires supplémentaires. Elles doivent vérifier les règles de leur fédération et les intégrer à leur ordre du jour lorsque cela est nécessaire.
Erreurs fréquentes
La première erreur est de fixer l'ordre du jour oralement en début de séance. Les membres n'ont alors pas pu préparer les débats. L'ordre du jour doit figurer dans la convocation.
La deuxième erreur est d'inscrire des points vagues. Un libellé imprécis peut entraîner l'annulation de la délibération si les membres n'ont pas été en mesure de se prononcer en connaissance de cause.
La troisième erreur est d'utiliser un libellé à double sens. Une question formulée de manière positive et négative rend le vote inapplicable.
La quatrième erreur est de prendre des décisions importantes sous la rubrique « questions diverses ». Cette rubrique ne doit porter que sur des points mineurs.
La cinquième erreur est d'écarter un point inscrit. Le président de séance ne peut pas décider d'écarter une question prévue. Il doit permettre son examen.
La sixième erreur est de ne pas traiter tous les points. L'assemblée doit délibérer sur tous les points inscrits. Lever la séance avant la fin de l'ordre du jour peut être irrégulier.
La septième erreur est de négliger le procès-verbal. Un procès-verbal fidèle permet de prouver le respect de l'ordre du jour et des règles de vote.
La huitième erreur est d'oublier les règles de droit local en Alsace-Moselle. L'assemblée générale y est un organe obligatoire, et les règles de convocation et d'ordre du jour sont spécifiques.
Questions fréquentes
Qui fixe l'ordre du jour ? Les statuts déterminent les conditions d'établissement de l'ordre du jour. Ils doivent préciser la personne ou l'instance qui a autorité pour le fixer et les modalités de demande d'inscription par les membres.
L'ordre du jour doit-il figurer dans la convocation ? Oui. L'assemblée ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour figurant dans la convocation.
Peut-on ajouter un point en séance ? Une décision prise sur un point absent de l'ordre du jour peut être contestée et annulée. Il est donc préférable de respecter l'ordre du jour et de renvoyer un point nouveau à une prochaine assemblée.
Le président peut-il écarter un point ? Non. Le président de séance ne peut pas décider d'écarter une question prévue. Il peut lever la séance lorsque l'ordre du jour a été épuisé.
Que peut-on mettre dans les questions diverses ? Uniquement des points mineurs n'ayant pas d'incidence sur le fonctionnement et l'activité de l'association. Les décisions importantes doivent être inscrites à l'ordre du jour.
Quels points doivent revenir régulièrement ? Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir l'approbation des comptes et du rapport d'activités, le vote du budget prévisionnel et la désignation des dirigeants.
Une question imprécise peut-elle entraîner l'annulation ? Oui, si les membres n'ont pas été en mesure de se prononcer en connaissance de cause. Le libellé doit permettre de préparer les débats.
L'assemblée doit-elle traiter tous les points ? Oui. Elle doit délibérer sur tous les points inscrits. Le président ne peut pas écarter une question prévue.
Les règles sont-elles différentes en Alsace-Moselle ? Oui. L'assemblée générale y est un organe obligatoire, et les statuts déterminent les conditions de convocation et de fixation de l'ordre du jour. Certaines décisions relèvent obligatoirement de l'assemblée.
Que faire si un membre demande l'inscription d'une question ? Les statuts doivent prévoir les conditions de cette demande. Il faut respecter le délai et la forme prévus, puis vérifier que la question est suffisamment précise.
Sources
- Service-Public.gouv.fr, « Comment se fixe l'ordre du jour de l'assemblée générale d'une association ? » (F21573) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F21573
- Service-Public.gouv.fr, « Rédaction des statuts d'une association » (F1120) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1120
- Service-Public.gouv.fr, « Instances dirigeantes d'une association » : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1124
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000006069570/
- Code civil local d'Alsace-Moselle, articles 21 à 79-IV : https://idl-am.org/documents-sur-le-droit-local/code-civil-local-extraits-articles-21-a-79-iv/
- Ministère chargé de la vie associative, Point ressource à la vie associative : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/N31931