Carnet d'entretien de la copropriété

Vue d'ensemble

Ce qu'il faut retenir sur le carnet d'entretien de la copropriété : son objet, son contenu obligatoire, son établissement par le syndic et ses conditions de consultation.

Cette synthèse ne détaille pas le contenu technique exhaustif du carnet ni la répartition entre informations obligatoires et complémentaires ; ces points sont traités dans les sections suivantes.

À quoi sert le carnet d'entretien ?

Le carnet d'entretien d'une copropriété porte sur les parties communes d'un immeuble. Il ne doit pas être confondu avec le carnet d'information du logement (CIL).

Le carnet d'entretien est un outil d'information des copropriétaires et des acquéreurs. Il permet de connaître l'état technique de l'immeuble, à travers les travaux réalisés, les contrats d'entretien et les travaux programmés.

La distinction avec le carnet d'information du logement (CIL) est essentielle : le carnet d'entretien porte sur l'immeuble et ses parties communes, le CIL porte sur un logement.

Que doit contenir le carnet d'entretien ?

Le carnet d'entretien doit mentionner au minimum un socle d'éléments obligatoires, complétés par d'autres mentions lorsque les situations se présentent.

• Adresse de l'immeuble pour lequel le carnet est établi.
• Identité de l'actuel syndic de copropriété.
• Références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires, avec leurs dates d'échéance.

Le contenu minimal obligatoire porte sur l'identité de l'immeuble et du syndic et sur les assurances ; le reste dépend de l'existence d'opérations ou de contrats concernés.

Les informations complémentaires

Le carnet d'entretien peut mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer.

La décision d'ajouter ces informations complémentaires est votée en assemblée générale des copropriétaires à la majorité simple.

• Informations sur la construction de l'immeuble.
• Études techniques réalisées, par exemple le diagnostic technique global (DTG) ou le diagnostic de performance énergétique collectif (DPE collectif).

Les informations complémentaires ne se substituent pas au contenu obligatoire : elles le complètent à l'initiative du syndicat des copropriétaires.

Qui l'établit et comment gérer plusieurs bâtiments ?

Le carnet d'entretien est établi, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété. Il n'a pas à obtenir l'accord préalable du syndicat des copropriétaires pour l'établir.

Lorsque la copropriété comporte plusieurs bâtiments, le syndic doit ouvrir un chapitre par bâtiment dans le carnet d'entretien.

Cette prestation est incluse dans la rémunération forfaitaire du syndic et ne peut pas donner lieu à rémunération complémentaire.

Comment consulter le carnet d'entretien ?

Le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne pour permettre à tous les copropriétaires de consulter le carnet d'entretien.

Le carnet d'entretien doit être téléchargeable et imprimable. Les copropriétaires peuvent également obtenir une copie du carnet auprès du syndic.

La copie du carnet d'entretien doit également être annexée à la promesse de vente du lot.

Quelles sanctions en cas d'absence ou de défaut de mise à jour ?

L'absence d'établissement d'un carnet d'entretien ou l'absence d'actualisation de ce carnet peut avoir deux conséquences pour le syndic.

• Engager la responsabilité du syndic si le syndicat des copropriétaires subit un dommage du fait de ce manquement.
• Justifier la résiliation anticipée (révocation) du mandat du syndic.

Le défaut de carnet n'est donc pas sans effet : il peut fonder une mise en cause du syndic et, le cas échéant, la fin anticipée de son mandat.

Ces conséquences supposent un manquement caractérisé : absence d'établissement du carnet ou absence d'actualisation de celui-ci.

Le carnet d'entretien en cas de changement de syndic

Le carnet d'entretien doit nécessairement faire partie des archives remises par le syndic à son successeur en cas de changement de syndic.

La transmission du carnet participe de la continuité de la gestion de la copropriété : le nouveau syndic doit pouvoir disposer de l'historique des travaux et des contrats pour poursuivre l'entretien de l'immeuble.

Cette obligation de transmission s'inscrit dans le régime des documents de la copropriété remis lors du changement de syndic.

Le carnet d'entretien et la vente d'un lot

Lors de la vente d'un lot de copropriété, une copie du carnet d'entretien doit également être annexée à la promesse de vente du lot.

Cette annexion permet à l'acquéreur de disposer, avant la vente, de l'information technique et administrative relative à l'immeuble et à ses parties communes.

L'obligation d'annexion pèse sur le vendeur et s'appuie sur le carnet tenu à jour par le syndic.

La prise en charge financière des prestations

Les prestations liées au carnet d'entretien sont incluses dans la rémunération forfaitaire du syndic et ne peuvent pas donner lieu à rémunération complémentaire.

L'établissement, la tenue et la mise à jour du carnet d'entretien, ainsi que la mise à disposition d'un accès en ligne, relèvent de la mission du syndic couverte par sa rémunération forfaitaire. Le syndicat des copropriétaires n'a donc pas à payer une prestation supplémentaire pour l'établissement du carnet.

La distinction est importante : l'accès en ligne et l'établissement du carnet sont couverts par le forfait, tandis que l'obtention d'une copie peut donner lieu à facturation.

Documents et informations à conserver

La tenue du carnet repose sur l'archivage, par le syndic, des pièces relatives aux travaux et aux contrats portant sur les parties communes.

• Adresse de l'immeuble et identité de l'actuel syndic.
• Contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires, avec leurs dates d'échéance.
• Année de réalisation des travaux importants et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux.
• Contrats d'assurance dommages ouvrages dont la garantie est en cours.
• Contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et leurs dates d'échéance.
• Travaux prescrits dans le plan pluriannuel de travaux (PPT) et échéancier.

Ces éléments correspondent aux mentions que le carnet doit porter, qu'elles soient obligatoires ou rendues obligatoires lorsque la situation se présente.

Questions fréquentes sur le carnet d'entretien

Quelques précisions sur les points les plus souvent soulevés au sujet du carnet d'entretien de la copropriété.

Ces réponses regroupent les règles déjà exposées dans les sections précédentes, présentées sous forme de questions afin de faciliter la lecture.

Le rôle des copropriétaires

Le carnet d'entretien est un outil d'information des copropriétaires : il leur permet de connaître l'état technique de l'immeuble et l'historique des interventions sur les parties communes.

Les copropriétaires disposent d'un accès en ligne au carnet, qui doit être téléchargeable et imprimable, et peuvent demander une copie auprès du syndic. Ils peuvent aussi décider, en assemblée générale à la majorité simple, de faire figurer des informations complémentaires dans le carnet.

• Consulter le carnet d'entretien via l'accès en ligne proposé par le syndic.
• Télécharger et imprimer le document mis à disposition.
• Demander une copie auprès du syndic (demande payante).
• Voter, en assemblée générale à la majorité simple, l'ajout d'informations complémentaires.
• Vérifier, lors d'une acquisition, que le carnet est annexé à la promesse de vente.

Le carnet contribue à la transparence de la gestion des parties communes et facilite la programmation et le suivi des travaux.

Points de vigilance

Quelques points méritent une attention particulière pour éviter les confusions les plus fréquentes autour du carnet d'entretien.

Ces points correspondent aux conséquences concrètes des règles exposées dans les sections « Que doit contenir le carnet d'entretien ? », « Comment consulter le carnet d'entretien ? » et « Quelles sanctions en cas d'absence ou de défaut de mise à jour ? ».