Vue d'ensemble
Ce qu'il faut retenir sur la forme de conservation d'un document : conserver l'original dans sa forme, la valeur limitée d'une copie et la valeur juridique de l'écrit électronique.
Ce qu'il faut savoir
- Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
- Si l'original est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier (par exemple un diplôme transmis par courrier ou remis en main propre).
- Si l'original est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique (par exemple un avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet).
- Une numérisation (scan, photo), une photocopie ou une impression d'un original a valeur uniquement de copie.
- Une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable.
- Si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
- Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir l'intégrité.
Conditions essentielles
- Vous détenez un document original qui vous a été transmis.
- Cet original est sur support papier ou sur support électronique.
- Vous souhaitez savoir sous quelle forme le conserver et quelle est la valeur d'une copie.
Les étapes
- Identifier la nature du support de l'original reçu (papier ou électronique).
- Conserver l'original sur son support d'origine.
- En cas de numérisation ou d'impression, considérer la version obtenue comme une copie.
- Vérifier la fiabilité de la copie si elle doit servir de preuve.
- Rechercher la durée de conservation applicable au type de document, le cas échéant à l'aide du simulateur.
- Pour un écrit électronique, s'assurer que le signataire est identifié et que le document est conservé de manière à garantir son intégrité.
Cette synthèse porte sur la forme de conservation et la valeur d'une copie. Les textes applicables et le détail de l'écrit électronique sont précisés dans les sections suivantes.
Cette synthèse ne remplace pas la fiche
Pour comprendre la condition de fiabilité et la valeur juridique de l'écrit électronique, voir les sections « La valeur d'une copie » et « La valeur juridique de l'écrit électronique ».
Le principe : conserver l'original
Le principe posé par la fiche source officielle est de conserver l'original du document qui vous a été transmis, quelle que soit la nature de son support.
Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
L'original d'un document est le document lui-même, dans sa forme initiale, par opposition à une copie obtenue par numérisation, photocopie ou impression. La fiche source distingue nettement les deux.
Ce principe se décline ensuite selon la nature du support : un original papier est à conserver sur support papier, un original électronique sur support électronique.
L'original sur support papier
Lorsque l'original du document est sur support papier, la fiche source officielle recommande de le conserver sous cette même forme.
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier. Exemple : un diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
Le support papier désigne un document matériel remis ou transmis physiquement (par courrier ou en main propre). La numérisation ou la photocopie d'un tel document ne produit qu'une copie, sans valeur d'original.
Règle
Pour un original papier, la recommandation est donc de garder le document lui-même, dans sa forme matérielle, et non la version scannée ou photocopiée.
Numériser (scan, photo) ou photocopier un document original papier n'en fait pas un original : la version numérisée ou photocopiée a valeur uniquement de copie.
L'original sur support électronique
Lorsque l'original du document est sur support électronique, la fiche source officielle recommande de le conserver sous forme électronique.
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique. Exemple : un avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
Le support électronique désigne un document reçu ou disponible sous forme dématérialisée (courrier électronique, mise à disposition sur un site internet). Si vous imprimez ce document, la version imprimée a valeur uniquement de copie.
Règle
Pour un original électronique, la recommandation est donc de conserver la version dématérialisée elle-même, et non l'impression qui n'en est qu'une copie.
Pour un document électronique comme pour un document papier, une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable, et la présentation de l'original peut toujours être exigée s'il existe encore.
La valeur d'une copie
La fiche source officielle insiste sur la valeur limitée d'une copie : qu'elle résulte d'une numérisation, d'une photocopie ou d'une impression, elle ne vaut pas l'original.
La version numérisée ou photocopiée d'un original papier a valeur uniquement de copie. De même, la version imprimée d'un original électronique a valeur uniquement de copie.
Une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
- Numérisation (scan, photo) d'un original papier : valeur uniquement de copie.
- Photocopie d'un original papier : valeur uniquement de copie.
- Impression d'un original électronique : valeur uniquement de copie.
- Une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable.
Règle
Conserver l'original reste donc la recommandation constante : ni la numérisation d'un papier, ni l'impression d'un électronique ne suffisent à se substituer à l'original tant que celui-ci existe.
Ces règles expliquent pourquoi il est conseillé de conserver l'original : sa présentation peut toujours être exigée, et une copie seule n'a qu'une valeur probante conditionnelle.
La durée de conservation
La durée pendant laquelle il faut conserver un document dépend de sa nature, et cette durée est la même pour un document papier et pour un document électronique.
La durée de conservation varie selon le type de document. Pour un document électronique, la durée de conservation est identique à celle d'un document papier. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
La durée de conservation est la période pendant laquelle vous devez garder le document. Elle dépend du type de document concerné et non de son support : papier et électronique suivent la même durée.
Règle
Le support (papier ou électronique) ne modifie donc pas la durée : seul le type de document détermine combien de temps le conserver. C'est précisément l'objet du simulateur mentionné par la fiche source officielle.
La fiche source officielle renvoie à un simulateur permettant de vérifier combien de temps conserver un document selon son type : c'est l'outil à utiliser pour connaître la durée applicable.
La valeur juridique de l'écrit électronique
Un écrit électronique peut avoir la même valeur juridique qu'un écrit papier, sous deux conditions cumulatives.
Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir l'intégrité.
L'intégrité désigne le fait que le document n'a pas été altéré et que son contenu est garanti. L'identification du signataire permet de rattacher l'acte à une personne déterminée. Ces deux exigences conditionnent l'équivalence de valeur entre écrit électronique et écrit papier.
En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte : c'est l'outil qui concourt au respect de ces conditions.
Le rôle de la signature électronique
La signature électronique est présentée par la fiche source officielle comme l'outil qui, en pratique, permet d'identifier le signataire d'un acte.
En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte. C'est ce mécanisme qui contribue à conférer à l'écrit électronique la même valeur juridique qu'un écrit papier, lorsque les conditions d'identification et d'intégrité sont remplies.
La signature électronique est un procédé technique permettant d'identifier le signataire d'un document électronique. Elle est encadrée par le règlement européen eIDAS et par le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique.
Le défaut de signature électronique n'est pas abordé par la fiche source officielle : celle-ci se limite à indiquer que, en pratique, la signature électronique permet d'identifier le signataire.
Où s'adresser
La fiche source officielle identifie un interlocuteur pour toute question relative à ces règles : la maison de justice et du droit.
- Maison de justice et du droit
- Structure d'accès aux droits mentionnée par la fiche source officielle ; elle peut vous informer et vous orienter.
Cet interlocuteur relève du champ de l'accès aux droits : il peut être mobilisé pour une question sur la conservation d'un document ou la valeur d'une copie.
Comparaison des deux supports
Le principe est le même pour les deux supports — conserver l'original dans sa forme — mais les conséquences d'une reproduction diffèrent selon la nature du document.
| Support de l'original | Forme de conservation conseillée | Valeur d'une reproduction |
|---|---|---|
| Papier | Conserver sur support papier (exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre) | Numérisation (scan, photo) ou photocopie : valeur uniquement de copie |
| Électronique | Conserver sur support électronique (exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet) | Impression : valeur uniquement de copie |
Papier
- Forme de conservation conseillée
- Conserver sur support papier (exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre)
- Valeur d'une reproduction
- Numérisation (scan, photo) ou photocopie : valeur uniquement de copie
Électronique
- Forme de conservation conseillée
- Conserver sur support électronique (exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet)
- Valeur d'une reproduction
- Impression : valeur uniquement de copie
Dans les deux cas, une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable, et la présentation de l'original peut toujours être exigée s'il existe encore.
À retenir avant de numériser ou d'imprimer
Avant de numériser un document papier ou d'imprimer un document électronique, la fiche source officielle invite à garder à l'esprit quelques conséquences pratiques.
- Une numérisation (scan, photo) d'un original papier produit une copie, non un original.
- Une photocopie d'un original papier produit une copie, non un original.
- Une impression d'un original électronique produit une copie, non un original.
- Une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable.
- Si l'original existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
Règle
La conséquence pratique est simple : reproduire un document ne dispense pas de conserver l'original, dont la présentation peut être demandée tant qu'il existe.
La fiche source officielle ne décrit pas de procédure de certification d'une copie : elle rappelle seulement la valeur de copie et la condition de fiabilité.
Cas particuliers et points d'attention
Plusieurs points d'attention complètent les règles de conservation d'un document.
- Original papier conservé sur support papier
- Si l'original est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier : une numérisation ou une photocopie n'a que la valeur d'une copie.
- Original électronique conservé sur support électronique
- Si l'original est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique : une impression n'a que la valeur d'une copie.
- Fiabilité de la copie
- Quels que soient le support et le mode d'obtention, une copie ne peut servir de preuve qu'à la condition d'être fiable.
- Présentation de l'original
- Si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée : conserver l'original évite d'en être empêché.
- Conditions de l'écrit électronique
- L'écrit électronique a la même valeur juridique que l'écrit papier si le signataire est identifié et si le document est établi et conservé de manière à garantir son intégrité.
Ces points rappellent que la valeur d'un document tient à la fois à la forme sous laquelle il est conservé, à la fiabilité d'une éventuelle copie et, pour l'écrit électronique, à l'identification du signataire et à l'intégrité du document.
Textes applicables
- Code civil : articles 1363 à 1368Textes légaux
- Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copiesTextes réglementaires
- Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (règlement eIDAS)eur-lex.europa.eu
- Code civil : article 1379Légifrance
- Décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électroniqueLégifrance
Sources officielles
- OuvrirService-Public.fr
Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ?
Vérifiée le 2026-10-04
Voir aussi
Information à vérifier auprès de l'organisme compétent.