La fiche individuelle de police est une formalité ancienne, parfois méconnue, qui pèse sur les loueurs d'hébergement touristique. Elle consiste à demander à chaque client étranger de renseigner ses informations personnelles à son arrivée. Elle ne concerne pas les clients français.
Cette obligation surprend souvent les propriétaires de meublés ou de chambres d'hôtes. Beaucoup pensent qu'elle ne vise que les hôtels. En réalité, elle s'applique à de nombreux hébergements touristiques, y compris les locations entre particuliers. Elle s'accompagne de règles strictes sur la conservation et la transmission des données.
La réponse en bref
Tout loueur d'hébergement touristique doit faire remplir une fiche individuelle de police aux clients étrangers dès leur arrivée.
Cette fiche doit être conservée pendant six mois et transmise aux autorités policières ou de gendarmerie uniquement sur demande motivée.
Le loueur doit informer le client de ses droits d'accès et de rectification.
Qui est concerné
Toute personne qui loue un hébergement touristique à un client de nationalité étrangère doit lui faire remplir une fiche individuelle de police. Cette obligation s'applique aux professionnels comme aux particuliers.
Le loueur peut être un hôtelier, un propriétaire de meublé, un exploitant de camping, un gestionnaire de résidence de tourisme ou un particulier qui loue sa résidence secondaire. La qualité de professionnel n'est pas déterminante.
Le client concerné est celui qui n'a pas la nationalité française. Les ressortissants de l'Union européenne sont également concernés. La fiche n'est donc pas réservée aux ressortissants de pays hors Union européenne.
Les clients français ne sont pas concernés par cette formalité. Le loueur n'a pas à leur demander de remplir une fiche de police.
Les hébergements concernés
Les hébergements concernés sont les hôtels, les villages ou maisons familiales de vacances, les résidences ou villages résidentiels de tourisme, les meublés de tourisme, les gîtes ruraux, les chambres d'hôtes et les terrains de camping ou de caravanage.
Les autres terrains aménagés sont également concernés. La liste vise les hébergements touristiques, quelle que soit leur forme.
Les locations de locaux nus, non meublés, ne sont pas concernées par cette obligation. Elles relèvent d'un autre régime, notamment des règles de la location d'habitation.
Il faut donc distinguer la location d'un logement vide de la location d'un hébergement touristique meublé. La nature de la location détermine l'obligation.
Le contenu de la fiche
La fiche individuelle de police doit comporter plusieurs renseignements concernant le client. Elle doit indiquer ses nom et prénoms.
Elle doit également mentionner sa date et son lieu de naissance, ainsi que sa nationalité. Ces informations permettent d'identifier la personne.
Le domicile habituel doit être renseigné. Le numéro de téléphone mobile et l'adresse électronique sont également demandés.
Enfin, la fiche doit préciser la date d'arrivée dans l'hébergement touristique et la date de départ prévue. Ces informations permettent de connaître la durée du séjour.
Le cas des enfants
Les renseignements concernant un enfant de moins de quinze ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui l'accompagne. L'enfant n'a donc pas nécessairement besoin de remplir une fiche séparée.
Cette règle simplifie la formalité pour les familles. Elle évite de demander à un jeune enfant des informations qu'il ne pourrait pas fournir seul.
Le loueur doit vérifier que les informations de l'enfant sont bien mentionnées sur la fiche de l'adulte. Il doit s'assurer que la fiche est complète.
Si l'enfant voyage seul ou sans adulte responsable, la situation doit être examinée avec prudence. Le loueur peut demander conseil aux autorités compétentes.
Quand faire remplir la fiche
Le client étranger doit remplir et signer la fiche dès son arrivée. La formalité doit être accomplie avant ou au moment de la remise des clés.
Le loueur ne doit pas attendre la fin du séjour pour demander les informations. La fiche doit être établie au plus près de l'arrivée.
Le client doit signer la fiche. La signature atteste qu'il a fourni les renseignements et qu'il en a été informé.
Le loueur doit conserver la fiche pendant six mois. Cette durée permet aux autorités de la consulter si nécessaire.
La conservation
La fiche individuelle de police doit être conservée pendant six mois. Cette obligation pèse sur le loueur.
La conservation doit être organisée de manière à protéger les données personnelles. La fiche ne doit pas être laissée accessible à des personnes non autorisées.
Le loueur doit pouvoir retrouver rapidement une fiche si les autorités la demandent. Un classement par date d'arrivée ou par nom peut faciliter les recherches.
À l'expiration du délai de six mois, le loueur doit supprimer ou détruire les fiches. Il ne doit pas conserver les données au-delà de la durée nécessaire.
La transmission aux autorités
La transmission de la fiche à la police ou à la gendarmerie n'est pas systématique. Le loueur doit la transmettre seulement si les services de police ou de gendarmerie l'exigent.
Les services peuvent demander la fiche pour trois motifs : la prévention des troubles à l'ordre public, une enquête judiciaire ou une recherche dans l'intérêt des personnes.
Le loueur ne doit pas transmettre la fiche à d'autres tiers. Il ne peut pas la communiquer à un voisin, à un concurrent ou à un organisme commercial.
La transmission peut s'effectuer par voie électronique, notamment par courrier électronique. Le loueur doit conserver une trace de l'envoi.
Les droits du client
Le client doit être informé de son droit d'accès aux informations le concernant et de son droit à les rectifier. Cette information est une obligation du loueur.
Le client peut demander à consulter sa fiche et à corriger les erreurs. Le loueur doit répondre à cette demande dans les conditions prévues par la réglementation sur les données personnelles.
Le client peut également s'opposer à certains traitements, dans les limites prévues par la loi. Le loueur doit respecter ces droits.
Ces garanties sont importantes, car la fiche contient des données personnelles sensibles. Leur traitement doit être encadré.
Le refus du client
Si le client étranger refuse de remplir ou de signer la fiche individuelle de police, le loueur a le droit de lui refuser la location de l'hébergement touristique.
Cette possibilité permet au loueur de respecter son obligation. Il ne peut pas être contraint de louer à une personne qui refuse la formalité.
Le refus doit être formulé clairement. Le loueur peut expliquer au client le motif de sa décision et lui proposer, le cas échéant, une autre solution.
Il est conseillé de conserver une trace du refus. Un écrit ou un message permet de justifier la décision si elle est contestée.
Le modèle de fiche
Un modèle de fiche individuelle de police est proposé par le ministère de l'Intérieur, le ministère de l'Économie et les services de police. Il contient les éléments que la fiche doit comporter.
Le loueur peut utiliser ce modèle ou un document équivalent. Il doit s'assurer que toutes les mentions obligatoires sont présentes.
Le modèle est disponible auprès des services de l'État et sur les sites officiels. Il peut être adapté au format de l'hébergement.
L'utilisation d'un modèle non conforme peut entraîner des difficultés en cas de contrôle. Il est donc préférable de se référer au modèle officiel.
Les sanctions et les contrôles
Le loueur qui ne respecte pas l'obligation de fiche peut s'exposer à des sanctions. Les contrôles peuvent être effectués par les services de police ou de gendarmerie.
Le défaut de conservation ou la transmission à des tiers non autorisés peuvent également être sanctionnés. Le loueur doit donc être rigoureux.
Les sanctions exactes dépendent des textes applicables et des circonstances. Il est conseillé de se renseigner auprès des autorités compétentes.
Un contrôle peut aussi être l'occasion de vérifier la conformité du modèle de fiche et l'information donnée aux clients.
Le fondement de l'obligation
L'obligation de fiche individuelle de police est prévue par le Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, aux articles R814-1 à R814-3. Ces dispositions imposent aux loueurs d'hébergement touristique de recueillir les informations d'identité de leurs clients étrangers. Elles précisent également les modalités de conservation et de transmission.
Le fondement de cette obligation est ancien. Il remonte à une époque où le contrôle des déplacements et de l'identité des voyageurs était organisé par les autorités. Le texte a évolué, mais le principe demeure. La fiche permet aux services de police et de gendarmerie de disposer d'informations sur les personnes séjournant dans un hébergement touristique.
L'obligation ne vise pas à contrôler la régularité du séjour de manière systématique. Elle ne transforme pas le loueur en agent de police. Elle met à sa charge une formalité d'enregistrement, dans un cadre strictement défini. Le loueur n'a pas à vérifier le titre de séjour ni à apprécier la situation administrative du client.
La fiche est donc un document de police administrative. Elle ne remplace ni le registre des clients tenu par certains établissements, ni les obligations fiscales ou sociales du loueur. Chaque obligation a son propre régime et ses propres finalités.
Les données personnelles
La fiche contient des données personnelles : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, domicile, téléphone, adresse électronique et dates de séjour. Ces informations permettent d'identifier le client et de connaître la durée de son séjour. Elles doivent donc être protégées.
Le loueur doit collecter uniquement les informations prévues par le modèle réglementaire. Il ne doit pas ajouter de questions sans fondement, comme la profession, la religion ou l'état de santé. Le principe de minimisation impose de ne recueillir que ce qui est nécessaire. Une fiche trop détaillée pourrait être contestée.
Les données doivent être exactes. Le client est responsable des informations qu'il fournit, mais le loueur doit vérifier que la fiche est complète. Il ne peut pas se contenter d'un document partiellement rempli. Une fiche incomplète peut être considérée comme non conforme.
Le loueur doit protéger les fiches contre l'accès de tiers non autorisés. Elles ne doivent pas être laissées sur un comptoir accessible au public. Elles doivent être rangées dans un endroit sécurisé. Cette précaution relève de la protection des données personnelles.
L'articulation avec le RGPD
La fiche individuelle de police est soumise aux règles du Règlement général sur la protection des données et de la loi Informatique et Libertés. Le loueur est responsable du traitement des données qu'il collecte. Il doit respecter les principes de finalité, de minimisation, de conservation limitée et de sécurité.
La finalité du traitement est définie par la loi : permettre aux autorités de consulter les informations en cas de besoin. Le loueur ne peut pas réutiliser ces données pour une autre finalité. Il ne peut pas les utiliser pour du marketing ou pour constituer un fichier client. Une telle réutilisation serait contraire au RGPD.
Le client doit être informé de la finalité du traitement, de la durée de conservation et de ses droits. Cette information peut être affichée à l'accueil ou remise avec la fiche. Elle doit être claire et compréhensible. Une information absente ou insuffisante peut être sanctionnée.
Le client dispose d'un droit d'accès, de rectification et, dans certains cas, d'effacement. Il peut demander à consulter sa fiche et à corriger les erreurs. Le loueur doit répondre à ces demandes dans les délais prévus. Il doit également pouvoir démontrer qu'il respecte ses obligations.
Le cas des plateformes de réservation
Lorsque la réservation est effectuée par une plateforme en ligne, le loueur reste responsable de la fiche individuelle de police. La plateforme peut collecter certaines informations, mais elle ne se substitue pas au loueur pour cette obligation. Le loueur doit s'assurer que la fiche est remplie à l'arrivée.
Certaines plateformes proposent des outils de check-in en ligne. Ces outils peuvent faciliter la collecte des informations, mais ils ne dispensent pas le loueur de vérifier la conformité de la fiche. Le loueur doit pouvoir produire la fiche en cas de demande des autorités.
La plateforme peut également conserver les données pour ses propres besoins. Le loueur doit vérifier que cette conservation est conforme au RGPD. Il ne doit pas transférer les données à la plateforme sans base légale. La responsabilité peut être partagée, mais elle ne disparaît pas.
Il est conseillé de prévoir une clause claire dans le contrat avec la plateforme. Cette clause doit préciser qui collecte les données, pour quelle finalité et pendant combien de temps. Elle doit aussi prévoir les modalités de transmission aux autorités. Une répartition claire des responsabilités évite les ambiguïtés.
Le contrôle des fiches
Les services de police et de gendarmerie peuvent contrôler l'existence et la conformité des fiches. Ils peuvent demander au loueur de présenter les fiches des clients étrangers. Le loueur doit pouvoir répondre rapidement.
Le contrôle peut porter sur la présence des mentions obligatoires, sur la signature du client et sur la durée de conservation. Il peut aussi vérifier que les fiches n'ont pas été transmises à des tiers non autorisés. Un défaut de conformité peut entraîner des observations ou des sanctions.
Le loueur doit tenir un inventaire des fiches conservées. Cet inventaire peut être simple, par exemple un classeur par mois. Il permet de retrouver une fiche sans difficulté. Il facilite aussi la destruction des fiches arrivées à échéance.
En cas de contrôle, le loueur doit coopérer avec les autorités. Il ne doit pas dissimuler ou détruire des fiches pour éviter un examen. Une telle attitude pourrait aggraver la situation. La transparence est préférable.
Le registre des clients
La fiche individuelle de police ne se confond pas avec le registre des clients. Certains établissements, notamment les hôtels, doivent tenir un registre des clients. Ce registre répond à d'autres obligations, notamment de police et de sécurité.
Le registre peut contenir des informations différentes de celles de la fiche. Il peut être tenu sous forme papier ou électronique, selon les règles applicables. Il ne dispense pas de faire remplir la fiche aux clients étrangers.
Le loueur doit distinguer les deux documents et les conserver séparément. Il doit également respecter les durées de conservation propres à chacun. Une confusion entre les deux peut entraîner des erreurs.
Il est conseillé de se renseigner auprès de la mairie ou des services de police pour connaître les obligations applicables à son type d'hébergement. Les règles peuvent varier selon la catégorie d'établissement.
La fiche et le droit au séjour
La fiche individuelle de police ne permet pas au loueur de vérifier la régularité du séjour. Le loueur n'a pas à demander le titre de séjour ni à apprécier la situation administrative du client. Son rôle se limite à recueillir les informations prévues.
Cette limite est importante. Elle évite de transformer le loueur en auxiliaire de police. Elle protège aussi les clients contre des demandes abusives. Le loueur ne peut pas refuser une location au seul motif qu'il doute de la situation administrative d'un client, sauf si la loi le prévoit.
En revanche, le loueur doit pouvoir justifier de l'identité du client. La fiche permet de connaître son nom, sa nationalité et ses dates de séjour. Ces informations peuvent être utiles en cas d'incident.
Le loueur doit donc se concentrer sur la formalité d'enregistrement. Il ne doit pas exercer un contrôle qui ne lui appartient pas.
La conservation et la destruction
La fiche doit être conservée pendant six mois. Cette durée court à partir de l'arrivée du client ou de la fin du séjour, selon les modalités pratiques retenues. Le loueur doit fixer une organisation claire.
À l'expiration du délai, les fiches doivent être détruites. La destruction doit être sécurisée : les documents papier peuvent être broyés, les fichiers électroniques supprimés. Il ne suffit pas de jeter les fiches à la poubelle.
Le loueur doit pouvoir prouver qu'il a détruit les fiches. Un registre de destruction, même simple, peut être utile. Il permet de démontrer la conformité en cas de contrôle.
La destruction ne doit pas être confondue avec l'archivage. Les fiches ne doivent pas être conservées indéfiniment au titre d'une archive commerciale. Leur durée de conservation est limitée par la loi.
Erreurs fréquentes
La première erreur consiste à croire que la fiche ne concerne que les hôtels. Elle s'applique à de nombreux hébergements touristiques, y compris les meublés et les chambres d'hôtes.
La deuxième erreur consiste à ne pas faire remplir la fiche aux ressortissants de l'Union européenne. Ils sont pourtant concernés.
La troisième erreur consiste à transmettre la fiche à des tiers non autorisés. La transmission est limitée à la police et à la gendarmerie.
La quatrième erreur consiste à conserver la fiche au-delà de six mois. La durée de conservation est limitée.
La cinquième erreur consiste à ne pas informer le client de ses droits. L'information est obligatoire.
Le cas des séjours collectifs
Les séjours collectifs, comme les groupes scolaires, les pèlerinages ou les voyages organisés, peuvent concerner plusieurs clients étrangers. Le loueur doit alors organiser la collecte des fiches pour chaque personne concernée. Une fiche par client reste la règle de principe.
Pour les enfants de moins de quinze ans, les informations peuvent être regroupées sur la fiche d'un adulte accompagnant. Cette souplesse facilite la gestion des groupes familiaux. Elle ne dispense pas de recueillir les informations nécessaires.
Le loueur doit veiller à ce que chaque fiche soit signée. Il doit également conserver les fiches pendant six mois. Une organisation rigoureuse évite les oublis et les contrôles défavorables. Elle permet aussi de répondre rapidement aux demandes des autorités et de protéger les données des clients.
Le cas des locations saisonnières
Les locations saisonnières meublées sont concernées par l'obligation. Le propriétaire qui loue un meublé de tourisme doit faire remplir une fiche aux clients étrangers. Cette obligation s'applique même si la location est de courte durée.
Le propriétaire doit organiser la remise de la fiche au moment de l'arrivée. Il peut utiliser un formulaire papier ou un formulaire électronique. Il doit conserver la fiche pendant six mois.
Les plateformes de réservation ne dispensent pas le propriétaire de cette obligation. Le propriétaire reste responsable de la conformité de la fiche, même lorsque la réservation et le paiement ont été effectués en ligne.
Questions fréquentes
Quels hébergements sont concernés par cette obligation ? Les hôtels, villages de vacances, résidences de tourisme, meublés de tourisme, gîtes ruraux, chambres d'hôtes, terrains de camping et de caravanage. Les locations de locaux nus ne sont pas concernées.
La fiche doit-elle être systématiquement transmise à la police ? Non. La transmission n'est obligatoire que si les services de police ou de gendarmerie l'exigent pour prévention des troubles à l'ordre public, enquête judiciaire ou recherche dans l'intérêt des personnes.
Que faire si le client refuse de remplir la fiche ? Le loueur a le droit de refuser la location de l'hébergement touristique.
Les enfants doivent-ils avoir une fiche séparée ? Non. Les renseignements concernant un enfant de moins de quinze ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui l'accompagne.
Par quel moyen la fiche peut-elle être transmise aux autorités ? La transmission peut s'effectuer par voie électronique, notamment par courrier électronique.
Sources
- Service-Public.gouv.fr, fiche F33458 « Qui doit faire remplir une fiche individuelle de police à un touriste étranger ? » : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33458
- Guide Administratif, fiche F33458 : https://guide-administratif.fr/loisirs-sports-culture/hebergement-touristique/F33458
- Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, articles R814-1 à R814-3 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006070158/LEGISCTA000042803266/
- Arrêté du 1er octobre 2015 relatif au modèle de fiche individuelle de police : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000031285813/
- CNIL, « Touriste étranger en France : la fiche de police est-elle légale ? » : https://www.cnil.fr