En bref : deux outils pour construire un parcours de formation
Un agent public hospitalier bénéficie chaque année d'un entretien de formation avec son supérieur hiérarchique. Cet entretien a pour but de définir ses besoins de formation. Il donne lieu à un compte rendu écrit, qui indique les objectifs de formation proposés. Ce compte rendu est transmis à l'agent, qui peut y ajouter ses observations. Il est joint à son dossier individuel.
L'agent dispose également d'un passeport de formation. Ce document lui est remis par son établissement d'emploi. Il comprend les formations suivies ou dispensées comme formateur, les diplômes, les expériences professionnelles acquises lors de formations ou de stages, les informations relatives aux bilans de compétences éventuellement réalisés, les certifications professionnelles obtenues dans le cadre de la formation continue ou de la validation des acquis de l'expérience (VAE), ainsi que les emplois exercés et les aptitudes professionnelles mises en œuvre.
Le passeport de formation précise la nature et la durée des formations suivies dans le cadre de la formation continue. Il permet à l'agent d'inscrire en annexe les décisions prises lors des entretiens de formation ou à la suite de bilans de compétence.
Un point est essentiel : c'est à l'agent de remplir et de mettre à jour son passeport au cours de sa carrière. Il en garde la propriété. L'employeur ne peut pas en exiger la communication.
L'entretien de formation et le passeport de formation ne se confondent pas. Le premier est un temps d'échange annuel avec la hiérarchie. Le second est un document personnel, qui accompagne l'agent tout au long de sa carrière.
Contexte : la formation continue dans la fonction publique hospitalière
La fonction publique hospitalière emploie des agents dans des métiers très variés : soins, logistique, administration, technique, restauration, hygiène, encadrement. Ces métiers évoluent. Les techniques de soin changent, les organisations se transforment, les exigences de sécurité et de qualité augmentent.
La formation continue est donc un enjeu structurant. Elle permet à l'agent d'actualiser ses connaissances, d'acquérir de nouvelles compétences, de préparer un concours, de changer de métier ou de sécuriser son parcours.
L'entretien de formation est le moment où ce besoin est discuté. Il ne s'agit pas d'une simple formalité administrative. L'entretien permet de rappeler les suites données aux précédentes demandes, d'identifier les formations nécessaires en fonction des missions et des perspectives professionnelles, et de formaliser des objectifs.
Le passeport de formation est l'autre face du dispositif. Il conserve la trace du parcours. Il permet à l'agent de valoriser ses acquis, y compris lorsqu'il change d'établissement ou de fonction. Il constitue un outil de mémoire et de preuve.
Les deux outils sont complémentaires. L'entretien produit des décisions. Le passeport les conserve. Sans entretien, le passeport se vide. Sans passeport, l'entretien perd sa trace.
Le dispositif s'inscrit dans le cadre général de la formation professionnelle dans la fonction publique. Il coexiste avec d'autres droits : compte personnel de formation (CPF), congé de formation professionnelle, bilan de compétences, période de professionnalisation, validation des acquis de l'expérience. L'entretien de formation est souvent le point de départ de ces dispositifs.
Qui est concerné ?
L'entretien de formation et le passeport de formation s'adressent aux agents publics hospitaliers.
La fiche officielle vise « l'agent public hospitalier ». Elle ne distingue pas, dans sa formulation générale, entre les fonctionnaires titulaires et les autres agents. Elle précise que l'agent bénéficie chaque année d'un entretien et qu'il dispose d'un passeport formation.
Les agents contractuels de droit public relèvent également de la fonction publique hospitalière. Ils peuvent bénéficier des dispositifs de formation, sous réserve des règles applicables à leur situation. Il est donc prudent de vérifier auprès du service des ressources humaines ou de l'ANFH les modalités exactes.
Les agents qui changent d'établissement ou de corps peuvent conserver leur passeport. Ce document est personnel. Il suit l'agent dans son parcours.
Les agents en situation de handicap peuvent mobiliser l'entretien de formation pour identifier des besoins spécifiques : adaptation du poste, formation aux outils, reconversion. Le passeport permet de conserver la trace de ces démarches.
Le cadre juridique
L'entretien de formation est encadré par le code général de la fonction publique, aux articles R421-4 à R421-7.
Le passeport de formation est encadré par les articles R421-44 à R421-45 du même code.
Ces articles fixent les principes : organisation de l'entretien, établissement d'un compte rendu, communication des motifs de refus, contenu du passeport, propriété du document par l'agent.
La formation continue des agents hospitaliers est également portée par l'Association nationale pour la formation du personnel hospitalier (ANFH). L'ANFH intervient comme organisme de formation et accompagne les établissements et les agents.
Le cadre juridique a une portée pratique. Il signifie que l'entretien de formation n'est pas un simple entretien informel. Il doit avoir lieu chaque année, avec le supérieur hiérarchique, et donner lieu à un compte rendu. Il signifie aussi que le passeport ne peut pas être confisqué par l'employeur : l'agent en est propriétaire.
L'entretien de formation : un rendez-vous annuel avec la hiérarchie
Le principe
L'entretien de formation a lieu chaque année avec le supérieur hiérarchique. Il a pour but de définir les besoins de formation de l'agent.
Le caractère annuel est important. Il ne s'agit pas d'un entretien ponctuel, déclenché uniquement en cas de besoin. Il s'inscrit dans un cycle régulier.
Le contenu de l'échange
Pendant l'entretien, un rappel des suites données aux précédentes demandes de formation est effectué. Ce point permet de vérifier que les engagements pris ont été tenus, ou d'expliquer pourquoi une demande n'a pas abouti.
Le supérieur hiérarchique définit avec l'agent les formations qui apparaissent nécessaires en fonction de ses missions et de ses perspectives professionnelles. La discussion ne porte donc pas uniquement sur les besoins immédiats. Elle peut intégrer un projet d'évolution.
L'agent peut présenter des demandes liées à :
- la préparation aux concours ;
- la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;
- le bilan de compétences ;
- la période de professionnalisation.
Ces quatre domaines sont expressément mentionnés par la fiche officielle. Ils correspondent à des dispositifs distincts, qui peuvent nécessiter un accompagnement et un financement spécifiques.
Le compte rendu
Le supérieur hiérarchique établit un compte rendu de l'entretien. Ce compte rendu indique les objectifs de formation proposés à l'agent.
Le compte rendu est transmis à l'agent. Celui-ci peut y ajouter ses observations. Cette possibilité est essentielle : elle permet à l'agent de nuancer, de compléter ou de contester un point. Le compte rendu est ensuite joint à son dossier individuel.
L'existence d'un écrit évite les malentendus. Elle permet aussi de conserver la trace des engagements. Un agent qui change de supérieur ou d'établissement peut ainsi retrouver l'historique de ses demandes.
L'information sur les suites
Le supérieur hiérarchique informe l'agent des suites données à l'entretien. Cette information peut porter sur les formations acceptées, les formations refusées, les délais et les modalités de mise en œuvre.
Le refus d'une demande de formation
Si une demande de formation présentée lors de l'entretien est refusée, les motifs de refus sont communiqués à l'agent. Cette obligation est expressément prévue par la fiche officielle.
La communication des motifs permet à l'agent de comprendre la décision. Elle permet aussi, le cas échéant, de formuler une nouvelle demande ou de solliciter un autre dispositif.
Ce que l'entretien de formation n'est pas
L'entretien de formation ne se confond pas avec l'entretien professionnel d'évaluation. L'entretien professionnel porte sur l'activité de l'agent, ses résultats et ses compétences. L'entretien de formation porte sur les besoins de formation.
Les deux temps peuvent être liés, mais ils ont des objets différents. Un agent qui prépare un entretien de formation doit donc centrer sa préparation sur ses besoins et son projet, sans nécessairement reprendre l'ensemble de son évaluation.
L'entretien de formation ne garantit pas l'acceptation de toutes les demandes. Il permet de les exprimer et de les documenter. La décision finale relève de l'employeur, dans le cadre de son plan de formation et de ses moyens.
Le passeport de formation : un document personnel
Le contenu
Le passeport de formation est remis à l'agent par son établissement d'emploi. Il comprend :
- les formations que l'agent a suivies ou dispensées comme formateur ;
- les diplômes obtenus ;
- les expériences professionnelles acquises lors de formations ou de stages ;
- les informations concernant les bilans de compétence éventuellement réalisés ;
- les certifications professionnelles obtenues dans le cadre de la formation continue ou de la validation des acquis de l'expérience ;
- les emplois exercés et les aptitudes professionnelles mises en œuvre dans le cadre de ces emplois.
Le passeport précise la nature et la durée des formations suivies dans le cadre de la formation continue.
Il permet à l'agent d'inscrire en annexe les décisions prises lors des entretiens de formation ou à la suite de bilans de compétence.
La propriété du document
C'est à l'agent de remplir et de mettre à jour son passeport au cours de sa carrière. Il en garde la propriété.
L'employeur ne peut pas exiger la communication du passeport. Cette règle protège l'agent. Elle signifie que le passeport n'est pas un document de contrôle hiérarchique. Il appartient à l'agent, qui décide de l'utiliser ou non.
Cette propriété a une conséquence pratique. L'agent doit conserver son passeport, y compris en cas de mutation, de changement d'établissement ou de congé prolongé. Il doit le mettre à jour régulièrement, au fur et à mesure des formations suivies.
L'utilité du passeport
Le passeport permet de valoriser les acquis. Il est utile pour :
- préparer un entretien de formation ;
- constituer un dossier de VAE ;
- préparer un bilan de compétences ;
- postuler à un nouveau poste ;
- faire reconnaître une expérience ;
- conserver la mémoire des formations suivies.
Il ne remplace pas les diplômes ni les certificats. Il les recense. Il ne remplace pas non plus le dossier administratif de l'agent. Il est un outil personnel de suivi.
La mise à jour
L'agent doit mettre à jour son passeport après chaque formation, chaque diplôme, chaque certification, chaque bilan de compétence. Il peut y annexer les comptes rendus d'entretien de formation.
Une mise à jour régulière évite les oublis. Elle permet aussi de disposer d'un document à jour au moment où l'agent en a besoin.
Comment préparer et conduire l'entretien de formation ?
Avant l'entretien
L'agent doit préparer son entretien. Cette préparation n'est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée.
Il peut relire son passeport de formation et son précédent compte rendu. Il peut identifier les formations qu'il souhaite suivre, les compétences qu'il souhaite acquérir et les évolutions qu'il envisage.
Il peut aussi se renseigner sur les dispositifs disponibles : plan de formation de l'établissement, CPF, congé de formation professionnelle, VAE, bilan de compétences, période de professionnalisation.
Pendant l'entretien
L'agent expose ses besoins et ses projets. Il peut s'appuyer sur des exemples concrets : une nouvelle organisation, un changement de matériel, une évolution réglementaire, une difficulté rencontrée.
Il peut demander des précisions sur les formations proposées, leur durée, leur lieu et leurs conditions d'accès. Il peut aussi signaler les contraintes qui pèsent sur son organisation de travail.
Après l'entretien
L'agent reçoit le compte rendu. Il le lit attentivement. Il peut y ajouter ses observations, par écrit. Il conserve une copie.
Si une demande est refusée, il vérifie que les motifs sont indiqués. Il peut, le cas échéant, demander des explications complémentaires.
Il met à jour son passeport avec les décisions prises.
Les documents à préparer
Pour l'entretien de formation, l'agent peut préparer les éléments suivants :
| Document | Utilité |
|---|---|
| Passeport de formation | Rappeler les formations suivies et les acquis |
| Compte rendu de l'entretien précédent | Vérifier les suites données |
| Fiche de poste | Relier les besoins de formation aux missions |
| Attestations de formation | Justifier les acquis |
| Diplômes et certifications | Valoriser les compétences |
| Projet professionnel | Structurer la demande |
Ces documents ne sont pas tous obligatoires. Ils permettent à l'agent d'étayer sa demande et de rendre l'échange plus concret.
Coûts et délais
L'entretien de formation est un temps de travail. Il n'entraîne pas de frais pour l'agent.
Le passeport de formation est remis par l'établissement. Il n'est pas facturé à l'agent.
Les délais dépendent de l'organisation de l'établissement. L'entretien a lieu chaque année. La date est fixée par la hiérarchie, en fonction du calendrier du service.
Les formations décidées lors de l'entretien sont mises en œuvre selon le plan de formation de l'établissement. Les délais peuvent varier en fonction des disponibilités et des financements.
Les autres dispositifs de formation mobilisables
L'entretien de formation n'est pas le seul canal d'accès à la formation. Il coexiste avec plusieurs dispositifs que l'agent peut mobiliser, parfois de manière autonome.
Le compte personnel de formation (CPF) permet à l'agent d'acquérir des heures de formation au fil de sa carrière. Les heures sont mobilisables à l'initiative de l'agent, avec l'accord de son administration, pour des formations éligibles. Le CPF peut financer une formation qualifiante, une certification ou un projet d'évolution professionnelle.
Le congé de formation professionnelle permet à l'agent de s'absenter de son poste pour suivre une formation de longue durée. Il est soumis à des conditions d'ancienneté et à une procédure de demande. Il peut être utilisé pour préparer un concours, changer de métier ou approfondir une spécialité.
Le bilan de compétences permet d'analyser ses compétences, ses aptitudes et ses motivations en vue de définir un projet professionnel. Il peut être mobilisé lors de l'entretien de formation et faire l'objet d'une demande spécifique.
La période de professionnalisation permet à l'agent de suivre une formation en alternance, en lien avec un projet d'évolution. Elle combine des périodes de formation et des périodes de travail.
La validation des acquis de l'expérience (VAE) permet d'obtenir tout ou partie d'un diplôme, d'un titre ou d'une certification professionnelle grâce à l'expérience acquise. Le passeport de formation est un support précieux pour constituer le dossier.
Ces dispositifs ne se substituent pas les uns aux autres. Ils répondent à des besoins différents. L'entretien de formation permet de les articuler et d'identifier celui qui correspond le mieux au projet de l'agent.
Le rôle de l'ANFH et des instances
L'Association nationale pour la formation du personnel hospitalier (ANFH) est un acteur central de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
Elle accompagne les établissements dans la construction de leurs plans de formation. Elle finance des actions de formation et gère des dispositifs collectifs. Elle peut également conseiller les agents sur leurs droits et sur les démarches à effectuer.
Les instances représentatives du personnel sont également associées à la formation. Le comité social d'établissement et les commissions compétentes examinent le plan de formation. Les représentants du personnel peuvent relayer les besoins des agents et vérifier que les engagements sont tenus.
L'agent qui rencontre une difficulté peut solliciter ces instances. Elles peuvent l'aider à comprendre une décision, à formuler une demande ou à préparer un entretien.
Le passeport de formation s'inscrit dans ce paysage. Il ne remplace pas les dispositifs, mais il permet de les articuler. Il donne à l'agent une vision d'ensemble de son parcours et de ses acquis.
Cas particuliers
L'agent en temps partiel
L'agent à temps partiel bénéficie de l'entretien de formation dans les mêmes conditions. Les besoins de formation peuvent être adaptés à son temps de travail et à son projet.
L'agent en congé parental ou en congé de longue durée
Un agent en congé peut conserver son passeport. À son retour, il peut demander un entretien de formation pour actualiser ses besoins.
L'agent contractuel
Les agents contractuels peuvent bénéficier de dispositifs de formation. Les modalités exactes dépendent de leur contrat et des règles applicables à l'établissement.
L'agent qui change de service
Un changement de service ou de supérieur ne supprime pas le droit à l'entretien. L'agent peut signaler ses besoins lors du premier entretien avec son nouveau supérieur.
L'agent qui prépare un concours
L'entretien de formation est l'occasion de présenter une demande liée à la préparation aux concours. Cette demande peut être prise en compte dans le plan de formation.
L'agent qui souhaite une VAE
L'agent peut présenter une demande liée à la validation des acquis de l'expérience. Le passeport de formation est un support utile pour constituer le dossier.
L'agent qui rencontre une difficulté
Un agent qui rencontre une difficulté professionnelle peut utiliser l'entretien pour demander une formation adaptée. Le passeport permet de retracer les formations déjà suivies.
Erreurs fréquentes
Confondre entretien de formation et entretien d'évaluation. Les deux temps ont des objets différents. L'entretien de formation porte sur les besoins de formation, pas sur l'évaluation de l'activité.
Ne pas préparer l'entretien. Un entretien non préparé se limite souvent à un échange général. Une préparation permet de formuler des demandes précises.
Ne pas conserver le compte rendu. Le compte rendu est la trace des engagements. Il doit être conservé par l'agent.
Ne pas ajouter d'observations. L'agent a le droit d'ajouter ses observations. Ce droit permet de nuancer ou de compléter le compte rendu.
Ne pas mettre à jour le passeport. Un passeport non mis à jour perd son utilité. Il doit être actualisé après chaque formation.
Croire que l'employeur peut exiger le passeport. Le passeport appartient à l'agent. L'employeur ne peut pas en exiger la communication.
Ne pas demander les motifs d'un refus. Lorsqu'une demande est refusée, les motifs doivent être communiqués. L'agent peut les demander.
Attendre le jour de l'entretien pour s'informer. Les dispositifs de formation ont des calendriers. Il est préférable de s'informer en amont.
Questions fréquentes
À quelle fréquence l'entretien de formation a-t-il lieu ?
Il a lieu chaque année avec le supérieur hiérarchique.
Quel est l'objectif de l'entretien de formation ?
Il permet de définir les besoins de formation de l'agent, en fonction de ses missions et de ses perspectives professionnelles. Il donne lieu à un compte rendu écrit.
Que contient le passeport de formation ?
Il comprend les formations suivies ou dispensées, les diplômes, les expériences professionnelles acquises en formation ou en stage, les bilans de compétence, les certifications professionnelles, les emplois exercés et les aptitudes mises en œuvre.
Qui remplit le passeport de formation ?
C'est l'agent qui remplit et met à jour son passeport. Il en garde la propriété.
L'employeur peut-il exiger la communication du passeport ?
Non. L'employeur ne peut pas en exiger la communication.
Que se passe-t-il si une demande de formation est refusée ?
Les motifs du refus sont communiqués à l'agent.
L'agent peut-il présenter une demande de VAE lors de l'entretien ?
Oui. L'entretien permet de présenter des demandes liées à la préparation aux concours, à la VAE, au bilan de compétences et à la période de professionnalisation.
Le compte rendu est-il joint au dossier de l'agent ?
Oui. Le compte rendu est joint au dossier individuel de l'agent. Celui-ci peut y ajouter ses observations.
L'agent peut-il refuser de remplir son passeport ?
Le passeport est un document personnel dont l'agent garde la propriété. Son remplissage n'est pas une obligation administrative contrôlée par l'employeur, mais un outil de suivi de carrière. L'agent a donc intérêt à le tenir à jour, sans que l'employeur puisse en exiger la communication.
Sources
- Service-Public.gouv.fr, fiche « Qu'est-ce qu'un entretien annuel et un passeport de formation pour un agent hospitalier ? » : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F3044
- Code général de la fonction publique, articles R421-4 à R421-7 (entretiens de formation) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000044416551/LEGISCTA000054076338
- Code général de la fonction publique, articles R421-44 à R421-45 (passeport de formation remis aux agents hospitaliers) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000044416551/LEGISCTA000054076438
- Association nationale pour la formation du personnel hospitalier : https://www.anfh.fr
