Dans un immeuble avec gardien, les charges locatives peuvent inclure une part du salaire du personnel d'entretien. Cette récupération n'est ni automatique ni totale : la loi fixe des pourcentages et exclut certaines dépenses. Un locataire qui reçoit sa régularisation de charges peut donc vérifier ce qui lui est réellement imputable. Cet article explique les règles applicables au gardien, au concierge et à l'employé d'immeuble, les parts récupérables, les dépenses exclues et les recours.
La réponse en bref
Sous certaines conditions, le salaire du personnel d'entretien, gardien, concierge ou employé, fait partie des charges que le locataire doit payer. Ces charges sont dites récupérables sur le locataire.
Seules la rémunération brute et les charges sociales et fiscales sont concernées. Le salaire en nature, l'intéressement et la participation aux bénéfices, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur et la cotisation à la médecine du travail restent à la charge des propriétaires.
La part récupérable dépend du statut et des missions. Pour un gardien ou un concierge qui assure l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 75 % des charges de salaire sont payés par le locataire. S'il n'assure qu'une seule de ces missions, la part est de 40 %. Pour un employé d'immeuble, la totalité est récupérable lorsqu'il assure l'entretien ou l'élimination des déchets.
Qui est concerné ?
La règle distingue trois situations : le gardien d'immeuble, le concierge et l'employé d'immeuble. Le gardien et le concierge disposent d'un logement de fonction dans la copropriété. L'employé d'immeuble, en revanche, n'a pas de logement de fonction : il est embauché par une entreprise.
Cette différence de statut détermine la part de salaire récupérable. Elle explique pourquoi un immeuble avec gardien et un immeuble avec prestataire de nettoyage n'ont pas la même structure de charges.
Le locataire doit donc identifier la situation de son immeuble. Le bail, le règlement de copropriété, les appels de fonds et les décomptes de charges peuvent fournir des indications.
La règle des 75 %. Lorsque le gardien ou le concierge assure l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, c'est-à-dire la sortie des poubelles, les charges liées au salaire sont payées à hauteur de 75 % par le locataire. Les 25 % restants sont à la charge du propriétaire bailleur.
Cette répartition s'applique y compris lorsqu'un tiers intervient pendant les repos hebdomadaires et les congés du gardien ou du concierge. Elle s'applique aussi en cas de force majeure, ou d'arrêt de travail, ou lorsque le gardien est temporairement dans l'impossibilité matérielle ou physique d'effectuer seul les deux tâches.
Le locataire ne supporte donc pas la totalité du salaire. Une régularisation qui impute 100 % du salaire au locataire est contestable, sauf si la situation relève d'une autre catégorie.
La règle des 40 %. Lorsque le gardien ou le concierge s'occupe uniquement de l'entretien des parties communes, les charges liées à son salaire sont payées par le locataire à hauteur de 40 %. Les 60 % restants sont à la charge du propriétaire bailleur.
La même proportion s'applique lorsque le gardien ou le concierge s'occupe uniquement de sortir les poubelles, selon la réglementation applicable. Dans ce cas aussi, 40 % sont récupérables et 60 % restent au propriétaire.
Cette distinction est importante pour vérifier un décompte. Un gardien qui ne fait que le ménage ne peut pas voir 75 % de son salaire imputé au locataire. Le décompte doit correspondre aux missions réellement assurées.
Le cas de l'employé d'immeuble
Lorsque l'employé de l'immeuble gère l'entretien des parties communes ou l'élimination des déchets, les charges liées à son salaire sont payées en totalité par le locataire. Ces charges sont récupérables en totalité par le propriétaire.
Cette différence s'explique par le statut de l'employé : il n'a pas de logement de fonction et il est embauché par une entreprise. Le coût est donc traité comme une prestation de service, récupérable intégralement.
Le locataire doit vérifier que l'employé relève bien de cette catégorie. Un gardien avec logement de fonction ne peut pas être assimilé à un employé d'immeuble pour appliquer la règle des 100 %.
Ce qui est récupérable. Les dépenses de personnel récupérables correspondent uniquement à la rémunération, c'est-à-dire au salaire brut, et aux charges sociales et fiscales. Ces éléments sont détaillés dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste des charges récupérables.
Le salaire brut comprend les éléments de rémunération prévus par le contrat de travail. Les charges sociales financent la protection sociale : santé, retraite, chômage, accidents du travail, allocations familiales. Les charges fiscales correspondent aux impôts et taxes à la charge de l'employeur.
Le locataire peut demander le détail de ces sommes. Un décompte qui inclut des éléments exclus doit être contesté.
Ce qui n'est pas récupérable. Certaines dépenses restent à la charge des propriétaires. Il s'agit du salaire en nature, de l'intéressement et de la participation aux bénéfices de l'entreprise, des indemnités et primes de départ à la retraite, des indemnités de licenciement, de la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur et de la cotisation à la médecine du travail.
Le salaire en nature correspond notamment au logement mis gratuitement à disposition du gardien. Il ne peut pas être imputé au locataire. Les indemnités de licenciement et de départ à la retraite ne le peuvent pas non plus.
Ces exclusions sont précises. Un décompte qui les inclut dans les charges récupérables est irrégulier. Le locataire peut demander la rectification.
Le remplacement et la force majeure
Lorsqu'un tiers intervient pendant les repos hebdomadaires et les congés du gardien ou du concierge, la répartition de 75 % et 25 % continue de s'appliquer. Le remplacement ne modifie pas la part récupérable.
Il en est de même en cas de force majeure, d'arrêt de travail ou d'impossibilité temporaire pour le gardien d'effectuer seul les deux tâches. La continuité du service ne justifie pas une imputation intégrale au locataire.
Le propriétaire doit donc organiser le remplacement sans transférer la charge au locataire. Le décompte doit rester conforme à la règle.
Le couple de gardiens. Un couple de gardiens ou de concierges qui assure, dans le cadre d'un contrat de travail commun, l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles est assimilé à un personnel unique. Un seul salaire est donc versé pour les deux.
Cette règle évite de doubler la base de calcul. Le décompte doit tenir compte de cette situation. Un locataire qui constate deux salaires pour un couple exerçant dans le cadre d'un contrat commun peut demander des explications.
Vérifier sa provision sur charges. Le locataire paie généralement une provision sur charges, régularisée annuellement. Le décompte annuel doit détailler les charges récupérables, dont la part du salaire du personnel d'entretien.
Le locataire doit comparer le décompte avec le bail, le règlement de copropriété et les justificatifs. Il peut demander les pièces qui permettent de vérifier la répartition.
Une provision trop élevée peut être ajustée. Le locataire peut demander une régularisation et, si nécessaire, contester le montant.
La régularisation annuelle
La régularisation annuelle compare les provisions versées et les charges réellement dues. Elle peut entraîner un complément à payer ou un remboursement.
Le bailleur doit fournir un décompte conforme et des justificatifs. Le locataire peut vérifier les postes, notamment les charges de personnel, et demander des explications.
Un décompte incomplet ou tardif peut être contesté. Le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation ou le juge.
Contester une charge indue. Si le locataire constate une erreur, il doit d'abord demander des explications au bailleur ou à l'agence. Un courrier écrit, avec les pièces, permet de documenter la demande.
Si la réponse ne convient pas, il peut saisir la commission départementale de conciliation. La saisine est gratuite. En cas d'échec, le juge des contentieux de la protection peut être saisi.
Le locataire peut demander le remboursement des sommes indûment payées et, le cas échéant, des dommages et intérêts. Un dossier complet facilite la démarche.
Qu'est-ce qu'une charge récupérable ? Une charge récupérable est une dépense engagée par le propriétaire pour l'immeuble et que le locataire doit rembourser, dans les limites prévues par la loi. Toutes les charges de copropriété ne sont pas récupérables.
Les charges récupérables sont limitativement énumérées par le décret n° 87-713. Elles concernent notamment l'entretien, l'eau, le chauffage, l'ascenseur et certaines dépenses de personnel.
Le propriétaire doit distinguer les charges récupérables des charges qui lui incombent personnellement. Un décompte confus ou global ne permet pas au locataire de vérifier ses obligations.
Le rôle des parties communes
Les parties communes sont les espaces et équipements affectés à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires : couloirs, escaliers, ascenseurs, chaudière, canalisations, jardins, parkings.
Leur entretien bénéficie à l'ensemble des occupants. C'est pourquoi une partie du coût peut être récupérée sur les locataires, selon les règles applicables.
Le gardien ou le concierge qui entretient ces espaces contribue au service rendu aux occupants. La loi répartit le coût entre propriétaire et locataire.
Le logement de fonction du gardien. Le gardien ou le concierge dispose d'un logement de fonction dans la copropriété. Ce logement fait partie de la rémunération en nature. Il n'est pas récupérable sur le locataire.
Le logement de fonction est distinct des parties communes. Son coût, sa charge et son entretien ne suivent pas les mêmes règles que les services rendus aux occupants.
Le locataire ne doit donc pas supporter le salaire en nature correspondant à ce logement. Un décompte qui l'inclut est irrégulier.
Les missions du gardien. Les missions du gardien peuvent varier : entretien des parties communes, sortie des poubelles, surveillance, accueil, petites réparations. La part récupérable dépend des missions prévues au contrat de travail.
Le locataire peut demander la description des missions. Le décompte doit correspondre à la réalité du service. Une mission non assurée ne peut pas être facturée.
Le gardien peut être remplacé pendant ses congés ou en cas d'absence. La répartition reste la même, comme le prévoit la fiche officielle.
Les charges de copropriété et le budget
Le budget prévisionnel de la copropriété inclut les charges courantes, dont les salaires du personnel. Les copropriétaires votent ce budget en assemblée générale.
Le syndic répartit les charges entre les copropriétaires selon les clés de répartition. Le bailleur répercute ensuite la part récupérable sur le locataire.
Le locataire n'est pas membre de l'assemblée générale, sauf s'il est copropriétaire. Il peut néanmoins demander des explications sur les charges qui lui sont imputées.
La répartition et l'individualisation. La répartition des charges entre les lots est fixée par le règlement de copropriété. Elle peut reposer sur des tantièmes, des millièmes ou des clés spécifiques.
L'individualisation des frais de chauffage ou d'eau peut modifier la répartition. Elle vise à faire payer chaque occupant selon sa consommation réelle.
Le locataire doit vérifier que la répartition appliquée correspond au règlement et aux décisions d'assemblée. Une erreur peut être contestée.
Le rôle du syndic. Le syndic établit les appels de fonds et les décomptes de charges. Il doit fournir les justificatifs et respecter les règles de répartition.
Le syndic ne décide pas seul de la part récupérable sur le locataire. Il applique le bail et la réglementation. Le bailleur reste responsable de la répartition.
Le locataire peut demander au bailleur ou au syndic les éléments permettant de vérifier les charges. Un refus injustifié peut être signalé.
La prescription et les recours
Les charges locatives peuvent être contestées dans un certain délai. Le locataire doit agir rapidement après la régularisation.
La commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement. Le juge des contentieux de la protection peut statuer en cas de désaccord persistant.
Le locataire peut demander le remboursement des sommes indues. Un avocat ou une association peut l'aider dans les situations complexes.
Le rôle de l'ADIL. L'Agence départementale pour l'information sur le logement informe les locataires et les propriétaires sur les charges, le bail et les recours. Elle peut aider à comprendre un décompte.
Ses conseils sont gratuits et confidentiels. Elle peut orienter vers un conciliateur, un avocat ou un service social.
Le locataire ne doit pas hésiter à demander de l'aide. Une vérification rapide permet d'éviter des erreurs durables.
Le gardien et la sécurité de l'immeuble. Le gardien peut assurer une mission de surveillance et d'accueil. Cette mission contribue à la sécurité et au bon fonctionnement de l'immeuble.
La part récupérable du salaire reste déterminée par les missions d'entretien et de sortie des poubelles, selon la fiche officielle. Une mission de surveillance ne justifie pas à elle seule une imputation intégrale.
Le locataire peut vérifier les missions réellement assurées. Un décompte doit rester conforme aux règles.
Les petites réparations et l'entretien courant
Le gardien peut réaliser de petites réparations et l'entretien courant. Ces tâches relèvent de la gestion quotidienne de l'immeuble.
Les dépenses correspondantes sont réparties selon les règles des charges récupérables. Le locataire ne supporte pas les travaux lourds ou les améliorations.
Le bailleur doit distinguer l'entretien courant des travaux exceptionnels. Une confusion peut entraîner une surfacturation.
Le cas de la loge et des locaux. La loge du gardien et les locaux techniques font partie de l'immeuble. Leur entretien peut être intégré aux charges de copropriété.
Le logement de fonction du gardien n'est pas récupérable sur le locataire. Les locaux communs, en revanche, peuvent donner lieu à des charges récupérables dans les limites prévues.
Le locataire doit vérifier la nature des dépenses. Une dépense liée à la loge ne doit pas être imputée comme charge locative.
Les charges et le dépôt de garantie. Le dépôt de garantie ne sert pas à payer les charges courantes. Il couvre les manquements du locataire, notamment les impayés et les dégradations.
Le bailleur peut retenir les charges impayées, à condition de les justifier. Il ne peut pas retenir des charges non récupérables.
Le locataire doit demander un décompte précis. Une retenue globale sans justification peut être contestée.
Le calcul de la part récupérable
Le calcul part du salaire brut et des charges sociales et fiscales. Il applique ensuite le pourcentage correspondant à la situation : 75 %, 40 % ou 100 %.
Le résultat est réparti entre les locataires selon les clés de répartition de l'immeuble. Chaque locataire paie sa quote-part.
Le décompte doit permettre de vérifier le calcul. Un simple montant global, sans base ni pourcentage, ne suffit pas.
Les justificatifs à demander. Le locataire peut demander le détail des charges de personnel, le contrat de travail ou la description des missions, et les justificatifs de répartition.
Le bailleur doit fournir les éléments nécessaires à la vérification. Un refus peut être signalé à la commission de conciliation.
Les documents permettent de vérifier la part récupérable et de contester une erreur. Il est recommandé de les conserver.
Le cas du changement de gardien. Lorsqu'un gardien est remplacé, les charges peuvent varier. Le décompte doit tenir compte des périodes et des missions réellement assurées.
Un changement de prestataire peut modifier le statut : un gardien employé directement n'a pas le même régime qu'une entreprise de nettoyage.
Le locataire doit vérifier que le décompte correspond à la situation de l'année. Une facturation sur une base erronée peut être contestée.
Le rôle du conseil syndical
Le conseil syndical contrôle la gestion de la copropriété. Il peut examiner les contrats, les budgets et les charges. Il ne représente pas les locataires, mais il veille à la bonne gestion.
Le conseil peut vérifier que les dépenses de personnel sont correctement réparties. Il peut demander des explications au syndic.
Le locataire peut signaler une anomalie au bailleur, qui pourra la relayer. Une gestion transparente bénéficie à tous les occupants.
L'information du locataire. Le bailleur doit informer le locataire des charges récupérables et fournir un décompte annuel. Le locataire doit pouvoir comprendre ce qu'il paie.
Une information claire réduit les litiges. Le bailleur peut joindre une note explicative sur la répartition des charges de personnel.
Le locataire peut demander des précisions à tout moment. Un dialogue ouvert facilite la résolution des désaccords.
Le cas du gardien à temps partiel. Un gardien à temps partiel peut assurer une partie des missions. La part récupérable dépend des tâches effectivement réalisées.
Le décompte doit tenir compte du temps de travail et des missions. Un gardien qui n'assure qu'une mission ne peut pas être traité comme s'il en assurait deux.
Le locataire peut demander la description du poste et les justificatifs. Une facturation forfaitaire sans lien avec les missions peut être contestée.
Les erreurs fréquentes
La première erreur est de croire que la totalité du salaire du gardien est récupérable. La part est de 75 % ou 40 % selon les missions.
La deuxième erreur est de confondre gardien et employé d'immeuble. Les règles de récupération ne sont pas les mêmes.
La troisième erreur est d'accepter un décompte qui inclut le salaire en nature ou les indemnités de licenciement.
La quatrième erreur est de ne pas demander les justificatifs. Le locataire a droit à un décompte détaillé.
La cinquième erreur est de laisser passer le délai de contestation. Il faut agir rapidement après la régularisation.
Questions fréquentes
Le salaire du gardien est-il entièrement récupérable ? Non, 75 % lorsque le gardien assure l'entretien et la sortie des poubelles, 40 % s'il n'assure qu'une seule mission.
Et pour un employé d'immeuble ? La totalité est récupérable lorsqu'il assure l'entretien des parties communes ou l'élimination des déchets.
Quelles dépenses sont exclues ? Le salaire en nature, l'intéressement, la participation, les indemnités de départ et de licenciement, la mutuelle et la médecine du travail.
Le remplacement du gardien change-t-il la règle ? Non, la répartition de 75 % et 25 % continue de s'appliquer.
Un couple de gardiens compte-t-il pour deux salaires ? Non, il est assimilé à un personnel unique dans le cadre d'un contrat commun.
Comment contester un décompte ? Demander les justificatifs, puis saisir la commission de conciliation ou le juge si nécessaire.
Où trouver les textes ? Dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987 et la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
Le salaire du gardien à temps partiel est-il récupérable de la même façon ? La part dépend des missions réellement assurées et du temps de travail. Un gardien qui n'assure qu'une mission ne peut pas être traité comme s'il en assurait deux.
Que faire si le décompte ne détaille pas les charges de personnel ? Demander un décompte détaillé et les justificatifs, puis saisir la commission de conciliation en cas de refus.
Le locataire peut-il refuser de payer une charge de personnel qu'il juge excessive ? Il peut contester la somme et demander des explications, mais il ne doit pas cesser de payer les charges courantes sans conseil. Une contestation écrite et documentée est préférable.
Sources
- Le salaire du concierge, gardien ou employé fait-il partie des charges locatives ? — Service-Public.gouv.fr
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables — Légifrance
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 — Légifrance
- Charges à payer par le locataire (charges locatives ou récupérables) — Service-Public.gouv.fr
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété — Légifrance
- Agence départementale pour l'information sur le logement (ADIL) — ANIL