Pendant ses congés payés, le salarié ne perçoit pas de salaire au sens strict. Il perçoit toutefois une indemnité de congés payés. Cette indemnité peut être calculée de deux façons : soit par la règle du dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence, soit par la règle du maintien de salaire. L'employeur doit comparer les deux méthodes et verser le montant le plus avantageux pour le salarié.
La règle du dixième consiste à diviser par dix la rémunération brute totale de la période de référence. La règle du maintien de salaire consiste à verser au salarié la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait continué de travailler pendant ses congés. Les deux méthodes ne donnent pas nécessairement le même résultat, notamment lorsque la rémunération comporte des primes, des commissions, des heures supplémentaires ou des avantages en nature.
Le calcul de l'indemnité de congés payés est encadré par le code du travail, aux articles L3141-24 à L3141-31. Il obéit à des règles précises sur les éléments de rémunération à prendre en compte, sur la période de référence et sur les modalités de calcul. Une erreur de calcul peut entraîner un manque à gagner pour le salarié ou un redressement pour l'employeur.
La réponse en bref
L'indemnité de congés payés est calculée par comparaison entre deux méthodes. La première est la règle du dixième : un dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence. La seconde est la règle du maintien de salaire : la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué de travailler.
Le montant le plus avantageux est versé au salarié. L'employeur ne peut pas choisir arbitrairement la méthode la moins favorable. Il doit effectuer les deux calculs et comparer les résultats. Cette obligation s'applique à tous les salariés, quel que soit leur contrat.
Tous les éléments de la rémunération brute n'entrent pas dans le calcul. Certains sont pris en compte, d'autres sont exclus. Le salaire de base, les majorations de salaire, le salaire reconstitué pendant certaines périodes assimilées, l'indemnité de congés payés de l'année précédente, certaines primes et les avantages en nature sont en principe pris en compte. Les primes de fin d'année, d'intéressement, de bilan, de participation et les frais professionnels sont en principe exclus.
La période de référence
La période de référence est l'intervalle durant lequel le salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail. Le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé est fixé au 1er juin de chaque année. La période de référence s'étend donc, en principe, du 1er juin au 31 mai de l'année suivante.
Le salarié acquiert des droits à congés pendant cette période. Le nombre de jours acquis dépend du temps de travail effectif. La loi prévoit un droit à congés payés calculé à raison de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif, dans la limite de trente jours ouvrables par an, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.
La période de prise des congés peut être différente de la période de référence. Elle est fixée par la convention collective, par un accord d'entreprise ou, à défaut, par l'employeur après consultation des représentants du personnel. Le salarié doit respecter les règles de prise des congés et les dates fixées.
L'acquisition des congés payés
Le droit à congés payés s'acquiert pendant la période de référence, en principe du 1er juin au 31 mai. Le salarié acquiert deux jours et demi ouvrables de congés par mois de travail effectif, dans la limite de trente jours ouvrables par an. Cette limite correspond à cinq semaines de congés payés.
Le travail effectif comprend le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. Certaines périodes d'absence sont assimilées à du travail effectif et ouvrent droit à congés : congés payés, congé maternité, congé de paternité, arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle, etc. D'autres périodes peuvent être prises en compte selon les règles applicables.
Le nombre de jours acquis peut être réduit en cas d'absence non assimilée à du travail effectif. Les règles dépendent de la nature et de la durée de l'absence. La convention collective peut prévoir des dispositions plus favorables. Le salarié doit vérifier son bulletin de paie et le solde de congés indiqué.
Les congés peuvent être pris par fraction, selon les règles fixées par la convention collective ou l'employeur. Le salarié peut bénéficier d'un congé principal et d'une période de fractionnement. Les règles de fractionnement et de report dépendent des textes applicables. Le salarié doit respecter les dates de prise fixées.
Lorsque le contrat de travail prend fin, le salarié perçoit une indemnité compensatrice pour les congés acquis et non pris. Si le salarié a pris des congés par anticipation, une régularisation peut être effectuée. Le solde de tout compte doit faire apparaître le nombre de jours et le montant de l'indemnité.
Les deux méthodes de calcul
La méthode du dixième consiste à calculer un dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence. Si le salarié a perçu 24 000 euros brut au cours de la période, le dixième représente 2 400 euros pour un congé complet de trente jours ouvrables ou de vingt-cinq jours ouvrés. Pour une fraction de congés, le montant est calculé au prorata.
La méthode du maintien de salaire consiste à verser au salarié la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait travaillé pendant ses congés. Le calcul peut être effectué à partir de l'horaire réel du mois, du nombre moyen de jours ouvrables ou ouvrés, ou du nombre réel de jours ouvrables ou ouvrés. La méthode de l'horaire réel est reconnue comme la plus juste par les juges.
L'employeur doit comparer les deux résultats et verser le montant le plus favorable au salarié. Si le maintien de salaire est plus favorable, il verse le maintien de salaire. Si le dixième est plus favorable, il verse le dixième. Il ne peut pas appliquer systématiquement la même méthode à tous les salariés sans vérifier.
L'exemple de la fiche officielle
La fiche officielle donne un exemple concret. Un salarié perçoit un salaire de 24 000 euros brut au cours de la période de référence, soit 2 000 euros par mois. Il prend deux semaines de congés payés. Les deux méthodes sont comparées.
Avec la méthode du maintien de salaire, en tenant compte de l'horaire réel du mois à sept heures par jour, sur un mois de vingt et un jours ouvrés, le nombre réel d'heures travaillées dans le mois est de 147 heures, et le nombre d'heures non travaillées en raison des congés payés est de 70 heures. Le calcul est le suivant : 2 000 × (7 × 10) / (7 × 21) = 952,38 euros.
Avec la méthode du dixième, le calcul du dixième de la rémunération brute est de 24 000 / 10 = 2 400 euros pour un congé de trente jours ouvrables ou de vingt-cinq jours ouvrés. Pour une fraction de deux semaines, le calcul est de (24 000 / 10) × (12 / 30) = 960 euros en jours ouvrables, ou de (24 000 / 10) × (10 / 25) = 960 euros en jours ouvrés.
Le salarié perçoit le montant le plus favorable, soit 960 euros pour les deux semaines de congés payés. Cet exemple montre que la différence entre les deux méthodes peut être significative, même pour une courte période de congés.
Les éléments pris en compte
Le salaire de base est pris en compte. Les majorations de salaire, comme les heures supplémentaires ou le travail de nuit, le sont également. Le salaire reconstitué pendant les périodes assimilées à du travail effectif est pris en compte : congé maternité, congé de paternité et d'accueil de l'enfant, congé d'adoption, arrêt de travail pour maladie non professionnelle, maladie professionnelle, accident du travail ou accident de trajet.
L'indemnité de congés payés de l'année précédente est prise en compte. La prime d'ancienneté l'est aussi, si elle n'est pas versée pour l'année, périodes de travail et de congés confondues. La prime d'assiduité versée mensuellement, la prime d'astreinte, les commissions pour les commerciaux, la prime d'expatriation, les avantages en nature, le treizième mois si la somme n'est pas versée pour l'année, l'activité partielle, la contrepartie financière de non-concurrence, les indemnités de fin de contrat à durée déterminée et les indemnités de fin de mission d'intérim sont également prises en compte.
Ces éléments doivent être identifiés à partir des bulletins de paie et des documents de paie. L'employeur doit pouvoir justifier le calcul. Le salarié peut demander le détail du calcul et vérifier que tous les éléments ont été pris en compte.
Les éléments exclus
Certains éléments sont exclus du calcul. La prime de fin d'année, la prime d'intéressement, la prime de bilan, la prime de participation et les frais professionnels ne sont pas pris en compte. Ces sommes ne rémunèrent pas directement le travail effectué pendant la période de référence ou correspondent à des remboursements de frais.
Le treizième mois est pris en compte s'il n'est pas versé pour l'année, périodes de travail et de congés confondues. La distinction dépend des modalités de versement. Il faut donc vérifier les conditions prévues par la convention collective ou l'accord d'entreprise.
Les éléments exclus ne doivent pas être intégrés dans la base de calcul du dixième. Le salarié peut vérifier le montant de l'indemnité en comparant le total des rémunérations prises en compte avec le montant versé. En cas de doute, il peut demander une explication à l'employeur.
| Élément de rémunération | Pris en compte |
|---|---|
| Salaire de base | Oui |
| Heures supplémentaires et majorations | Oui |
| Salaire reconstitué pendant un congé maternité ou un arrêt | Oui |
| Indemnité de congés payés de l'année précédente | Oui |
| Prime d'ancienneté, d'assiduité, d'astreinte | Oui |
| Commissions et avantages en nature | Oui |
| Treizième mois selon les modalités de versement | Oui |
| Prime de fin d'année | Non |
| Intéressement, participation, prime de bilan | Non |
| Frais professionnels | Non |
Ce tableau est indicatif. Les modalités exactes dépendent des textes applicables et des circonstances. Le salarié doit se référer à sa convention collective et aux bulletins de paie.
Les modes de calcul du maintien de salaire
Pour le maintien de salaire, l'employeur peut tenir compte de l'horaire réel du mois, du nombre moyen de jours ouvrables ou ouvrés, ou du nombre réel de jours ouvrables ou ouvrés. La méthode de l'horaire réel est la plus juste et reconnue par les juges. Elle consiste à calculer la rémunération correspondant aux heures qui auraient été travaillées pendant les congés.
Le choix de la méthode peut avoir une incidence sur le montant. L'employeur doit appliquer une méthode cohérente et conforme aux règles. Il ne peut pas changer de méthode pour minimiser le montant de l'indemnité. Le salarié peut demander le détail du calcul et vérifier la méthode utilisée. Une méthode appliquée de manière constante est plus facile à contrôler.
Le maintien de salaire inclut les éléments de rémunération qui auraient été perçus pendant la période de congés. Il peut inclure des primes ou des majorations habituelles. Il ne doit pas inclure les éléments qui ne sont pas liés au travail effectif.
Le rôle de la convention collective
La convention collective peut prévoir des règles plus favorables que le code du travail. Elle peut augmenter la durée des congés, prévoir une indemnité plus élevée, modifier la période de référence ou fixer des règles de fractionnement et de report. Le salarié doit consulter la convention applicable à son entreprise.
La convention collective peut également prévoir des règles sur l'ordre des départs, les dates de prise des congés, les congés supplémentaires pour ancienneté ou les congés pour événements familiaux. Ces règles s'ajoutent aux règles légales et peuvent améliorer les droits du salarié.
L'accord d'entreprise peut aussi prévoir des dispositions spécifiques. Il faut vérifier l'articulation entre la convention collective, l'accord d'entreprise et le contrat de travail. En cas de conflit, la règle la plus favorable au salarié s'applique en principe.
Le versement de l'indemnité
L'indemnité de congés payés est versée à la date habituelle de paiement du salaire. Les dates des congés payés et le montant de l'indemnité correspondante doivent figurer sur la fiche de paie. Le salarié peut ainsi vérifier le montant versé et le nombre de jours pris.
Lorsque le contrat de travail prend fin, le salarié perçoit une indemnité compensatrice de congés payés pour les congés acquis et non pris. Le calcul obéit aux mêmes règles de comparaison entre le dixième et le maintien de salaire. L'indemnité est versée avec le solde de tout compte.
Si le salarié n'a pas pris tous ses congés, l'employeur doit lui verser une indemnité compensatrice. Si le salarié a pris des congés par anticipation, une régularisation peut être effectuée. Les règles dépendent de la convention collective et des circonstances.
Les cas particuliers
Le salarié à temps partiel. L'indemnité est calculée selon les mêmes principes, en tenant compte de la rémunération à temps partiel et des jours de congés acquis. Le montant du dixième et le maintien de salaire sont comparés.
Le salarié en CDD. Le salarié en CDD acquiert des congés payés dans les mêmes conditions. À la fin du contrat, il perçoit une indemnité compensatrice de congés payés pour les congés non pris, intégrée au solde de tout compte.
Le salarié intérimaire. Le salarié intérimaire acquiert des congés payés auprès de l'entreprise de travail temporaire. Une indemnité de fin de mission peut être versée. Les règles dépendent du contrat et de la convention collective applicable.
Le salarié rémunéré à la commission. Les commissions sont prises en compte dans la rémunération de référence. Le calcul peut être plus complexe, car les commissions peuvent varier. Il faut identifier les commissions afférentes à la période de référence.
Le salarié qui a perçu des heures supplémentaires. Les majorations de salaire sont prises en compte. Le montant de l'indemnité peut donc être plus élevé si le salarié a effectué des heures supplémentaires pendant la période de référence.
Le salarié qui a été en arrêt maladie ou en congé maternité. Le salaire reconstitué pendant ces périodes est pris en compte. Les périodes assimilées à du travail effectif ouvrent droit à congés et entrent dans la base de calcul.
Le salarié qui part à la retraite. L'indemnité compensatrice de congés payés est versée avec le solde de tout compte. Elle est calculée selon les mêmes règles. Il faut vérifier les dispositions conventionnelles applicables.
Les erreurs fréquentes
La première erreur est d'oublier d'inclure les majorations de salaire, comme les heures supplémentaires ou le travail de nuit, dans la rémunération brute. La deuxième est de ne pas intégrer le salaire reconstitué pendant les périodes assimilées à du travail effectif.
La troisième erreur est d'exclure à tort les indemnités de fin de contrat ou de fin de mission d'intérim, qui doivent être comptabilisées. La quatrième est de confondre jours ouvrables et jours ouvrés lors du calcul proportionnel. La cinquième est d'oublier l'indemnité de congés payés de l'année précédente.
La sixième erreur est de ne comparer qu'une seule méthode de calcul. La septième est de choisir systématiquement la méthode la moins favorable. La huitième est de ne pas mentionner les dates de congés et le montant de l'indemnité sur la fiche de paie.
La neuvième erreur est de ne pas conserver les bulletins de paie et les justificatifs. La dixième est de ne pas demander d'explication en cas de doute sur le calcul. Une vérification annuelle du solde de congés permet d'éviter les mauvaises surprises au moment du départ.
Le contrôle et le contentieux
Le salarié peut vérifier le calcul de son indemnité à partir de ses bulletins de paie et du solde de congés. Il peut demander à l'employeur le détail du calcul et les éléments pris en compte. Si le montant lui paraît incorrect, il peut formuler une réclamation écrite et demander une régularisation.
Si la réclamation n'aboutit pas, le salarié peut saisir les représentants du personnel, l'inspection du travail ou le conseil de prud'hommes. Le conseil de prud'hommes est compétent pour les litiges relatifs à l'indemnité de congés payés. Le salarié peut demander le paiement des sommes dues et, le cas échéant, des dommages-intérêts.
Les créances salariales sont soumises à un délai de prescription. En matière de salaire, le délai est en principe de trois ans à compter du jour où la créance est née. Il faut donc agir dans les délais et conserver les bulletins de paie, les contrats et les échanges avec l'employeur.
L'employeur qui ne respecte pas les règles de calcul s'expose à un redressement de l'URSSAF et à une condamnation par le conseil de prud'hommes. Il doit pouvoir justifier le calcul et les éléments pris en compte. Une bonne tenue des bulletins de paie et des documents sociaux permet d'éviter les litiges.
Questions fréquentes
Quels éléments de salaire sont pris en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés ? Le salaire de base, les majorations, le salaire reconstitué pendant certaines périodes, les primes d'ancienneté, d'assiduité, d'astreinte, les commissions, les avantages en nature et le treizième mois dans certaines conditions sont pris en compte. Les primes de fin d'année, d'intéressement, de bilan et de participation sont exclues.
Comment sont comparées les deux méthodes de calcul ? La méthode du dixième calcule l'indemnité à un dixième de la rémunération brute totale de la période de référence. La méthode du maintien de salaire calcule ce que percevrait le salarié s'il avait continué à travailler. Le montant le plus élevé est versé.
Quel est l'horaire de référence pour effectuer le calcul ? L'employeur peut utiliser l'horaire réel du mois, le nombre moyen de jours ouvrables ou le nombre réel de jours ouvrables. La méthode basée sur l'horaire réel est reconnue comme la plus juste par les juges.
À quelle date l'indemnité de congés payés est-elle versée ? L'indemnité est versée à la date habituelle de paiement du salaire. Les dates des congés et le montant de l'indemnité doivent figurer sur la fiche de paie.
Quelle est la période de référence pour le calcul ? La période de référence s'étend en principe du 1er juin de chaque année au 31 mai de l'année suivante. Le salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail durant cette période.
L'indemnité est-elle due en cas de rupture du contrat ? Oui, le salarié perçoit une indemnité compensatrice de congés payés pour les congés acquis et non pris. Elle est versée avec le solde de tout compte, quel que soit le motif de la rupture.
Le salarié peut-il demander le détail du calcul ? Oui, le salarié peut demander à l'employeur le détail du calcul et vérifier les éléments pris en compte. Les bulletins de paie et les documents de paie permettent de contrôler le montant. Une demande écrite facilite la traçabilité de l'échange.
Sources
- Service-Public.gouv.fr — Comment est calculée l'indemnité de congés payés ? (F33359)
- Code du travail — articles L3141-24 à L3141-31
- Code du travail — article L3121-1
- Service-Public.gouv.fr — Congés payés du salarié dans le secteur privé
- Service-Public.gouv.fr — Fiche de paie
- Guide Administratif — fiche F33359
