Recruter un salarié : toutes les étapes

Un recrutement réussi repose sur une préparation en amont et sur le respect des formalités au moment de l'embauche. L'employeur doit pouvoir justifier ses choix et ses déclarations.

• La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est obligatoire pour tout salarié. Elle est transmise à l'Urssaf ou à la MSA avant la prise de fonction, au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche.
• Le CDI est la forme normale du contrat de travail. Le CDD doit être écrit et reposer sur un motif prévu par la loi.
• La période d'essai n'est pas obligatoire : elle doit être prévue dans le contrat ou la lettre d'engagement. Sa durée dépend de la catégorie professionnelle et de la durée du contrat.
• L'employeur doit remettre au salarié un contrat écrit lorsque la loi l'exige, une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception, et organiser la visite d'information et de prévention.
• Le salarié doit être inscrit au registre unique du personnel et déclaré aux organismes sociaux.

• Le poste doit correspondre à un besoin réel et à une qualification identifiable.
• Le contrat choisi doit être compatible avec l'activité et la durée du besoin.
• L'employeur doit vérifier que le salarié est autorisé à travailler en France.
• Les formalités sociales doivent être accomplies avant le début du travail.
• La convention collective applicable doit être identifiée.

• Décrire le poste, les compétences et les conditions de travail.
• Choisir le contrat et rédiger l'offre ou le contrat.
• Sélectionner le candidat sans discrimination.
• Accomplir la DPAE et les formalités d'embauche.
• Remettre les documents au salarié et organiser l'accueil.

Le recrutement commence par une description précise du poste. Cette étape facilite la sélection et sécurise le contrat.

Le besoin peut être permanent, saisonnier, temporaire ou lié à un accroissement d'activité. La nature du besoin détermine le contrat adapté : CDI, CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation ou contrat aidé.

Une fiche de poste claire permet d'éviter les ambiguïtés sur les missions et de justifier les critères de sélection. Elle sert aussi de base à la période d'essai et à l'entretien professionnel.

Les critères de sélection doivent être objectifs et liés au poste. Des critères sans lien avec les compétences professionnelles peuvent caractériser une discrimination.

• Intitulé du poste et rattachement hiérarchique.
• Missions principales et compétences attendues.
• Lieu de travail et conditions d'exercice.
• Durée du travail et horaires envisagés.
• Rémunération et avantages éventuels.
• Type de contrat envisagé et date de début.
• Convention collective applicable à l'entreprise.
• Besoins de formation ou d'adaptation au poste.

Le contrat de travail organise la relation entre l'employeur et le salarié. Le choix du contrat dépend du besoin et du cadre légal.

Le contrat de travail à temps partiel doit être écrit et mentionner la durée hebdomadaire ou mensuelle, la répartition des horaires et les limites de variation. Le contrat de travail temporaire est conclu avec une entreprise de travail temporaire, qui est l'employeur du salarié.

Le CDI est la forme normale et générale de la relation de travail. Le CDD ne peut être conclu que pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire. Le recours abusif au CDD peut entraîner requalification en CDI.

Un CDD peut être requalifié en CDI s'il est conclu sans motif valable, s'il ne respecte pas les formes ou s'il est utilisé de manière abusive. Faites vérifier le motif avant la signature.

• CDI : pas de terme, sauf rupture à l'initiative de l'une des parties.
• CDD : terme ou durée minimale, motif autorisé, éventuelle clause de renouvellement.
• Temps partiel : durée inférieure à la durée légale ou conventionnelle, écrit obligatoire.
• Apprentissage : jeune en formation, contrat avec un employeur et un centre de formation.
• Professionnalisation : formation qualifiante pour certains publics.
• Contrat aidé : dispositif spécifique d'insertion, conditions à vérifier.

La sélection doit permettre de choisir la meilleure candidature tout en respectant l'égalité de traitement et la protection des données personnelles.

La discrimination consiste à traiter une personne moins favorablement en raison d'un critère interdit par la loi, notamment l'origine, le sexe, la situation familiale, l'âge, le handicap, les convictions ou l'appartenance syndicale. Les questions sans lien avec le poste peuvent être considérées comme intrusives.

L'employeur peut librement choisir ses méthodes de recrutement, mais il ne peut pas fonder sa décision sur des critères discriminatoires. Les informations demandées au candidat doivent être pertinentes au regard du poste.

Les tests de sélection doivent être pertinents et proportionnés. Les données personnelles collectées doivent être limitées à ce qui est nécessaire au recrutement et conservées pour une durée déterminée.

Une décision de recrutement fondée sur un critère discriminatoire peut être annulée et exposer l'employeur à des sanctions. Documentez les motifs professionnels de votre choix.

• Rédiger une offre d'emploi claire et non discriminatoire.
• Collecter les candidatures et conserver les éléments utiles à la décision.
• Mener les entretiens avec des questions liées aux compétences et au poste.
• Vérifier les références et les diplômes dans le respect de la vie privée.
• Conserver une traçabilité des critères de sélection en cas de contestation.
• Informer les candidats non retenus dans les conditions prévues.

Les formalités d'embauche sont accomplies avant ou au moment du début du travail. Elles conditionnent la régularité de la relation de travail.

La DPAE ne remplace pas le contrat de travail. Elle permet d'accomplir plusieurs déclarations sociales, mais l'employeur doit également remettre les documents contractuels et organiser le suivi médical.

1. Vérifier l'identité et le droit au travail : L'employeur doit vérifier l'identité du salarié et, pour un ressortissant étranger, qu'il dispose d'un titre l'autorisant à travailler. Conservez une copie des documents dans les conditions prévues.
2. Transmettre la DPAE : La déclaration préalable à l'embauche est adressée à l'Urssaf ou à la MSA avant la prise de fonction, au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche. Une copie ou l'accusé de réception est remis au salarié.
3. Établir le contrat et les documents : Le contrat écrit est obligatoire pour certains contrats. Il mentionne l'identité des parties, le poste, la durée du travail, la rémunération, la période d'essai éventuelle et la convention collective applicable.
4. Inscrire le salarié au registre : Le salarié est inscrit au registre unique du personnel, qui mentionne notamment son identité, son emploi, sa qualification et sa date d'entrée.
5. Organiser la visite d'information et de prévention : La visite d'information et de prévention est organisée dans les trois mois suivant l'embauche. Pour certains postes présentant des risques, elle intervient avant l'affectation. Vérifiez les règles applicables à votre activité.

Le dossier d'embauche doit contenir les pièces qui justifient l'identité, le droit au travail, la déclaration sociale et les conditions du contrat.

• Contrat de travail écrit signé, lorsque la loi ou le contrat le prévoit.
• Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et accusé de réception.
• Pièce d'identité du salarié.
• Titre de séjour ou autorisation de travail, pour un salarié étranger.
• Numéro de sécurité sociale ou attestation d'immatriculation.
• Coordonnées bancaires pour le virement du salaire.
• Justificatif de domicile, lorsque l'employeur le demande de manière justifiée.
• Attestation de visite d'information et de prévention ou convocation.
• Inscription au registre unique du personnel.
• Convention collective et documents d'information remis au salarié.

CDD

Le contrat écrit mentionne le motif du recours au CDD, le terme ou la durée minimale, la période d'essai éventuelle et la rémunération. Un CDD sans motif valable peut être requalifié.

Temps partiel

Le contrat écrit précise la durée hebdomadaire ou mensuelle, la répartition des horaires et les conditions de modification. Il peut prévoir des heures complémentaires dans les limites légales ou conventionnelles.

Salarié étranger

L'employeur vérifie que le titre de séjour autorise l'activité salariée. Il conserve une copie du titre et respecte les obligations déclaratives. L'absence d'autorisation peut entraîner des sanctions.

La période d'essai permet à l'employeur d'évaluer les compétences du salarié et au salarié d'apprécier le poste. Elle n'est pas obligatoire.

Pour un CDI, la durée maximale de la période d'essai est en principe de deux mois pour les ouvriers et employés, trois mois pour les techniciens et agents de maîtrise, et quatre mois pour les cadres. Pour un CDD, la période d'essai est calculée proportionnellement à la durée du contrat, dans les limites prévues.

La période d'essai doit être prévue dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement. Sa durée dépend de la catégorie professionnelle et de la durée du contrat. Elle peut être renouvelée si un accord de branche étendu le prévoit et si le contrat le mentionne.

Pendant la période d'essai, chaque partie peut rompre le contrat librement, sans motif, dans le respect du délai de prévenance applicable. La rupture ne doit pas être abusive ou discriminatoire.

Une période d'essai trop longue ou renouvelée sans base légale ou conventionnelle peut être invalidée. Vérifiez la convention collective et le contrat avant de fixer sa durée.

• Écrire la période d'essai dans le contrat ou la lettre d'engagement.
• Respecter la durée maximale liée à la catégorie professionnelle.
• Vérifier les conditions de renouvellement prévues par la branche.
• Respecter le délai de prévenance en cas de rupture.
• Documenter l'évaluation du salarié pendant l'essai.

L'employeur doit respecter les obligations légales et conventionnelles qui pèsent sur la relation de travail dès l'embauche.

La convention collective applicable peut prévoir des obligations supplémentaires : primes, classification, durée du travail, congés, prévoyance ou mutuelle. L'employeur doit identifier la convention de branche et l'appliquer.

Le salarié doit recevoir une information sur la convention collective applicable et sur les modalités de mise à disposition. L'employeur doit pouvoir prouver qu'il a accompli ses obligations.

Le non-respect des formalités d'embauche peut entraîner des sanctions administratives, civiles ou pénales. Les risques incluent le travail dissimulé, la requalification du contrat et les rappels de salaire.

• Payer le salaire convenu et respecter le salaire minimum applicable.
• Remettre un bulletin de paie lors du paiement du salaire.
• Déclarer et payer les cotisations sociales auprès des organismes compétents.
• Respecter la durée du travail, les repos et les congés.
• Assurer la sécurité et la santé des salariés.
• Respecter l'égalité de traitement et l'interdiction des discriminations.
• Organiser la médecine du travail et la visite d'information et de prévention.
• Tenir le registre unique du personnel et les documents obligatoires.
• Informer le salarié de ses droits et des textes applicables.

Certains recrutements relèvent de règles spécifiques, notamment en raison de l'âge, du statut ou du type de contrat.

Salarié étranger

L'employeur doit vérifier que le titre de séjour autorise l'activité salariée. Pour certains titres, une autorisation de travail est nécessaire. Conservez les justificatifs et respectez les démarches auprès de l'administration.

Mineur

L'emploi d'un mineur est soumis à des règles de durée du travail, de travaux interdits et de suivi médical. Une autorisation parentale peut être nécessaire. Vérifiez les règles applicables selon l'âge et l'activité.

Apprenti ou alternant

Le contrat d'apprentissage ou de professionnalisation obéit à des règles spécifiques : âge, formation, tutorat, rémunération et centre de formation. Le contrat est conclu avec l'employeur et l'organisme de formation.

Particulier employeur

Un particulier qui emploie un salarié à domicile doit utiliser les dispositifs prévus, notamment le CESU ou une déclaration auprès de l'Urssaf. Les obligations de paie, de déclaration et de sécurité s'appliquent.

Intérim

Le salarié est employé par l'entreprise de travail temporaire. L'entreprise utilisatrice doit vérifier le contrat de mise à disposition et respecter les règles de sécurité et de durée du travail.

Plusieurs interlocuteurs peuvent accompagner l'employeur dans le recrutement et les formalités.

Les services en ligne, les formulaires et les coordonnées des organismes sont référencés sur le portail officiel Entreprendre Service Public.

• Urssaf : DPAE, cotisations sociales et information sur les obligations déclaratives.
• MSA : formalités pour les employeurs agricoles.
• France Travail : aide au recrutement, diffusion des offres et dispositifs d'insertion.
• Service de prévention et de santé au travail : visite d'information et de prévention et suivi médical.
• Chambre de commerce et d'industrie (CCI) ou chambre de métiers et de l'artisanat (CMA) : conseil aux entreprises.
• Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS) : information sur le droit du travail.
• Expert-comptable ou conseil en droit social : rédaction du contrat et sécurisation des formalités.

Peut-on embaucher sans contrat écrit ?

Pour un CDI à temps plein, le contrat écrit n'est pas toujours obligatoire, mais il est fortement recommandé. Pour un CDD, un temps partiel ou certains contrats spécifiques, l'écrit est obligatoire.

Quand faut-il faire la DPAE ?

La DPAE doit être transmise avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche. Une copie ou l'accusé de réception est remis au salarié.

La période d'essai est-elle obligatoire ?

Non. Elle doit être prévue dans le contrat ou la lettre d'engagement. Sans clause, le salarié est embauché sans période d'essai.

Peut-on demander un casier judiciaire ?

La demande doit être justifiée par la nature du poste et respecter les règles applicables. Certaines professions prévoient des vérifications spécifiques. Demandez uniquement les documents nécessaires et conservez-les de manière sécurisée.

Que risque l'employeur en cas de travail dissimulé ?

Le travail dissimulé expose à des sanctions civiles, administratives et pénales, ainsi qu'à des rappels de cotisations et de salaires. La DPAE et la déclaration des salariés sont essentielles pour éviter cette situation.