Comment rédiger une première lettre de relance pour facture impayée ?

La première relance est un rappel amiable. Elle vise à obtenir le paiement rapidement, sans engager de procédure, tout en gardant une trace de la démarche.

• La relance n’est pas une étape obligatoire avant une mise en demeure ou une action en justice.
• Elle intervient après l’échéance de la facture, lorsque le paiement n’a pas été reçu.
• Aucune forme légale n’est imposée : courriel ou courrier peuvent suffire.
• La lettre doit identifier la facture, le montant dû et la date d’échéance.
• Conservez une copie et la preuve d’envoi.

• La facture est échue et impayée.
• Le montant réclamé est justifié par la facture et le contrat.
• Le client n’a pas signalé de contestation.
• Les coordonnées du client sont à jour.

• Vérifier la facture et l’échéance.
• Identifier le bon interlocuteur.
• Rédiger une relance claire et factuelle.
• Envoyer la relance et conserver la preuve.
• Programmer un suivi si le paiement n’arrive pas.

La première relance se fait après la date d’échéance indiquée sur la facture ou prévue par le contrat. Le moment précis dépend de votre organisation et de votre relation client.

• Vérifier la date d’échéance et le délai de paiement convenu.
• Confirmer que le paiement n’a pas été reçu.
• Vérifier qu’aucun avoir ou paiement partiel n’a été oublié.
• Choisir un délai de relance adapté à votre pratique commerciale.
• Contacter le service comptable ou le destinataire de la facture.

• Aucun délai légal n’impose une date précise pour la première relance.
• Une relance envoyée avant l’échéance n’a pas le même sens : elle ne constate pas encore un impayé.
• Si le client a signalé une difficulté, une solution amiable peut être préférable à une relance ferme.
• La relance peut être faite par téléphone, par courriel ou par courrier.

Une bonne relance permet au client de retrouver la facture et de payer sans ambiguïté. Elle reste courte et précise.

• Vos coordonnées et celles du client.
• La date de la relance.
• Un objet clair : relance pour facture impayée.
• Le numéro et la date de la facture.
• Le montant total dû et, le cas échéant, le montant restant dû.
• La date d’échéance dépassée.
• Une demande de paiement et un délai de réponse.
• Les moyens de paiement acceptés.
• Un contact pour toute question ou contestation.
• La mention des pièces jointes : facture, bon de commande ou relevé.

• Ne réclamez que des sommes justifiées par des documents.
• Indiquez clairement si des pénalités ou frais sont prévus par le contrat ou les CGV.
• Évitez les menaces et les formules agressives.
• Une relance n’est pas une mise en demeure : ne lui donnez pas un caractère trompeur.

Ce modèle est un exemple à adapter. Il ne crée aucune obligation légale et doit être complété avec vos informations réelles.

Objet : Relance pour facture impayée n° [numéro]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro], émise le [date] et arrivée à échéance le [date d’échéance], d’un montant de [montant] euros, ne nous est pas encore parvenue.

Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement dans un délai de [délai que vous choisissez] ou de nous indiquer si un problème particulier empêche le paiement.

Vous pouvez régler par [moyens de paiement]. Si vous avez déjà effectué le paiement, nous vous invitons à ignorer ce message et à nous transmettre une copie du justificatif.

Pour toute question, vous pouvez nous contacter à [coordonnées].

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Votre nom] [Votre fonction] [Votre société]

La première relance doit préserver la relation commerciale tout en étant ferme sur le paiement. Un ton neutre et factuel est plus efficace qu’une mise en cause personnelle.

• Écrire au bon destinataire et vérifier ses coordonnées.
• Rappeler les faits sans accuser le client.
• Éviter les majuscules et les points d’exclamation excessifs.
• Ne pas divulguer l’impayé à des tiers.
• Ne pas inventer de pénalités, d’intérêts ou de frais.
• Ne pas menacer d’une procédure si vous n’êtes pas décidé à l’engager.
• Relire les montants et les références avant l’envoi.

• Une relance trop agressive peut dégrader la relation commerciale.
• Une relance imprécise allonge le délai de traitement.
• Une erreur de montant peut affaiblir votre dossier en cas de litige.
• Le ton doit rester professionnel, même en cas de retard important.

La trace de la relance peut devenir utile si le dossier passe en recouvrement judiciaire. Conservez-la avec la facture et les échanges.

• Copie de la lettre ou du courriel envoyé.
• Preuve d’envoi : accusé de réception, journal d’envoi ou capture du courriel.
• Réponse du client, le cas échéant.
• Justificatif de paiement s’il intervient.
• Historique des relances et des échanges.
• Facture et bon de commande d’origine.

• Un courriel peut servir de preuve s’il est conservé avec ses métadonnées.
• Une lettre recommandée avec accusé de réception facilite la preuve de l’envoi.
• Conservez les pièces pendant la durée utile à la prescription.
• Classez les relances par client et par facture.

Si le client ne paie pas, plusieurs options existent : une nouvelle relance, une mise en demeure ou une procédure judiciaire. Le choix dépend du montant, de l’ancienneté et de la relation avec le client.

• La relance n’est pas un préalable obligatoire à la mise en demeure.
• Une mise en demeure peut faire courir les intérêts moratoires.
• Une créance contestée doit être traitée avant toute procédure.
• Vérifiez la prescription avant d’engager des frais.

1. Vérifier la réponse : Si le client répond, examinez sa demande. Un accord de paiement peut être préférable à une procédure lorsque le débiteur est de bonne foi.
2. Envoyer une relance plus ferme : Une deuxième relance peut rappeler les conséquences prévues par le contrat ou les CGV et annoncer une mise en demeure.
3. Passer à la mise en demeure : La mise en demeure est une interpellation plus formelle. Elle peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte de commissaire de justice.
4. Engager une procédure : En cas d’échec, le créancier peut demander une injonction de payer ou engager une autre procédure adaptée à la créance.

Préparez les pièces avant de rédiger la relance pour éviter les erreurs de montant ou de référence.

• Facture impayée.
• Bon de commande ou contrat.
• Preuve de livraison ou d’exécution de la prestation.
• Relevé de compte du client.
• Conditions générales de vente ou contrat prévoyant les pénalités.
• Coordonnées du client et de son service comptable.
• Historique des échanges et des paiements.
• Modèle de lettre ou de courriel de relance.

Client professionnel

Les pénalités de retard peuvent être prévues par le contrat ou les CGV. La relance peut les rappeler si elles sont réellement applicables.

Client particulier

Le ton et les mentions doivent rester conformes aux règles de protection du consommateur. Ne réclamez que les sommes prévues par le contrat.

Petite créance

Une relance simple suffit souvent. Si elle échoue, la procédure simplifiée devant un commissaire de justice peut être adaptée aux créances inférieures à 5 000 €.

Client en difficulté

Un échéancier ou un accord de paiement peut être proposé. Vérifiez la solvabilité et faites formaliser l’accord par écrit.

Créance contestée

La relance n’est pas adaptée tant que le litige n’est pas clarifié. Répondez à la contestation et conservez les échanges.

La première relance est-elle obligatoire ?

Non. Elle n’est pas une étape obligatoire avant une mise en demeure ou une action en justice.

Peut-on envoyer une relance par courriel ?

Oui. Aucune forme n’est imposée. Conservez une copie et la preuve d’envoi.

Faut-il envoyer la relance en recommandé ?

Ce n’est pas obligatoire pour une première relance. Le recommandé avec accusé de réception facilite toutefois la preuve de l’envoi.

Peut-on réclamer des pénalités dès la première relance ?

Uniquement si elles sont prévues par le contrat ou les CGV et réellement applicables. Ne les inventez pas.

Que faire si le client ne répond pas ?

Envoyez une relance plus ferme ou une mise en demeure, puis envisagez une procédure judiciaire si la créance est certaine et non prescrite.